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電子文件歸檔的含義

電子文件的歸檔是指将具有保存價值的電子文件賦予其檔案屬性并納入檔案管理範疇的過程。歸檔後的電子文件獲得了“檔案身份”，需要在一個相對獨立的物理或邏輯空間存儲和管理，以免被篡改、丢失或損壞。

電子文件歸檔與實體文件歸檔并沒有本質上的區别，從電子文件生命周期全過程看，電子文件歸檔雖然不完全像傳統實體檔案歸檔一樣，載體一定要從形成部門轉移到檔案部門進行集中管理，即不一定實現實體轉移，但是歸檔作為一個獨立的工作環節，意味着管理要求、管理方法與管理權限的改變。

當然，電子文件自身的技術特征、多種多樣的載體形式以及計算機管理系統的特殊要求，使得電子文件歸檔的方法發生了一些變化。總體來說，電子文件的歸檔工作要比紙質文件的歸檔工作更為複雜。

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電子文件的歸檔方式

（1）按照電子文件實際的存儲位置，電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔與物理歸檔。

物理歸檔是一種類似于傳統實體文件的歸檔方式，業務部門把電子文件通過網絡或者下載到可脫機保存的載體上，保存進電子文件管理系統，這個系統通常由檔案部門負責維護管理。邏輯歸檔是指具有檔案價值的電子文件在歸檔之後仍然存儲在業務系統中，通常要求将其元數據移交到電子文件管理系統中，檔案部門也可以委托業務部門對這些歸檔文件進行保管和提供利用，并對其管理工作進行指導和監督。

（2）按照歸檔電子文件的傳輸方式，電子文件歸檔方式分為在線歸檔與離線歸檔。

在線歸檔是指通過計算機網絡，将電子文件及其元數據向電子文件管理系統（檔案部門）移交。邏輯歸檔必然是在線的。離線歸檔是指将電子文件及其元數據存儲到可脫機存儲的載體上，向電子文件管理系統（檔案部門）移交。當電子文件的形成系統沒有在線歸檔功能，或者當電子文件形成機構與電子文件歸檔管理機構不同時，較多地采用離線歸檔的方式。

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電子文件歸檔範圍

（1）在行使本機構職能活動（包括專門職能和通用職能）過程中形成的、有紙質對應物的電子文件。可參照執行傳統實體檔案歸檔範圍的相關規定，如國家檔案局關于《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》的規定和其他有關科技文件、專門文件歸檔範圍的規定。對于需要保存草稿及過程稿的電子文件，需要按照版本管理的要求添加版本号，并同正本一并歸檔。

（2）在行使或拓展本機構職能活動過程中，利用新的應用系統産生的無紙質對應物的新類型電子文件。如網站、電子郵件系統、微博系統中生成的電子文件。

（3）有助于保證電子文件長期真實、完整、可用、安全的其他相關信息。如電子文件的元數據、說明性材料等。

（4）在雙套制的情況下，需要歸檔電子文件及其相關紙質文件，并在電子文件管理系統或檔案管理系統中建立二者的關聯。

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歸檔電子文件的質量要求

（1）真實性。要求歸檔電子文件必須是當時當人當事形成的，版本準确。在歸檔時需要由電子文件形成部門對歸檔電子文件内容的可靠性、稿本的準确性以及雙套文件的一緻性确認。歸檔時經過格式轉換的文件，如果發生形式上的變化，需要認定這種變化不影響電子文件内容的真實。

（2）完整性。要求歸檔電子文件及其相關文件齊全，元數據完備，且文件與相關文件、元數據的連接手段有效。具體包括：傳統意義上的文件及其關聯文件齊全，如正文和附件、請示與批複等；保證描述電子文件及其形成過程的元數據齊全完整；根據具體情況收集電子文件長期可用性的特殊軟件及硬件等。

（3）可用性。要求歸檔電子文件盡可能采用符合要求的标準格式，能夠被打開并有效表現所載内容；此外，歸檔文件還必須經過整理，文件命名符合要求，關鍵詞揭示主題特征，以方便日後查詢利用。

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雙套制歸檔

雙套制是針對同樣内容的文件，同時存在電子文件和實體文件兩套文件形式。雙套制是信息技術應用過程中出現的一種普遍現象，存在多種可能的情況，比如電子文件打印成紙質文件，兩者完全一緻；紙質文件掃描成電子文件，兩者完全一緻；電子文件和紙質文件内容一緻，但是紙質文件有簽字蓋章，電子文件沒有簽字蓋章等混合狀态。

雙套制歸檔特指内容相同的文件的電子版和紙質版同時歸檔，主要包括如下兩種情況：

（1）先形成紙質文件，之後根據辦理、存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，這就是紙質文件的數字化過程。紙質文件的數字化一般有兩個時間點：一是在業務活動過程中對紙質文件實施數字化，如收文的數字化、保險合同的數字化等。二是歸檔之後的數字化，主要針對辦理完畢并且履行了歸檔手續的紙質文件。

（2）在業務活動中用計算機直接生成電子文件，之後将電子文件轉換成紙質文件。這種轉換也有兩個時間點：一是電子文件創建（制作、接收、拍攝等）之後立即打印輸出，此後兩個版本的文件同時流轉、辦理，或者其中之一單獨流轉、辦理；二是電子文件在歸檔時打印輸出。即文件以電子的形式獨立完成全部流轉、辦理過程，隻在歸檔時為電子文件制作拷貝（紙質文件或和縮微件）。

在不同的雙套情況下，電子文件管理的要求不盡相同。比如在業務過程中被數字化的文件在歸檔時需要同時提交一些業務元數據，而歸檔之後才數字化的文件不會攜帶此類元數據。

不論哪種情況，電子文件歸檔時都要滿足真實、完整和可用的要求，并且與相應紙質文件内容保持一緻并建立關聯。

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電子文件的歸檔時間

電子文件的歸檔時間有兩種：實時或定期

實時歸檔是指電子文件形成後即刻歸檔，定期歸檔是指按照機構有關規定，在電子文件形成一段時間後再向檔案部門移交。《電子文件管理暫行辦法》規定：“電子文件歸檔應在第二年6月底前完成。特殊類型的電子文件，如CAD文件，财務電子文件，可以參照專門文件的歸檔時間并結合電子文件的特點确定其歸檔時間。”實時歸檔一般都采取在線歸檔方式，定期歸檔可以是在線的也可以是離線的。

根據業務需要和電子文件管理要求選擇适宜的歸檔時間點。例如電子公文可以在流轉或發送完畢之後立即歸檔，工程文件則可在工程或子工程結束之後歸檔。

在雙套制歸檔過程中，電子文件最好與紙質文件同時歸檔。很多單位中電子文件可以實時歸檔，而打印出來的紙質文件可能是定期歸檔。在這種情況下，可将實時歸檔的電子文件先放入暫存區，在紙質文件歸檔時一并正式歸檔，以保持文件之間的一緻性和關聯性。

來源：CHN檔案管理培訓

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