如何發郵件郵件格式有什麼要求?假設你收到一封這樣的電子郵件：郵件标題是“你好”，發件人姓名是“還好隻是近黃昏”你料想這是一封垃圾郵件，正準備删除，但為了穩妥起見，還是打開瞟了一眼結果，這封郵件居然是供應商發過來的方案和報價你趕緊翻到郵件末尾，準備下載方案和報價附件，可卻什麼也沒找到你去問對方怎麼回事，對方回複一句：“啊忘了添加附件了我再發一遍”，今天小編就來聊一聊關于如何發郵件郵件格式有什麼要求?接下來我們就一起去研究一下吧!

如何發郵件郵件格式有什麼要求

假設你收到一封這樣的電子郵件：郵件标題是“你好”，發件人姓名是“還好隻是近黃昏”。你料想這是一封垃圾郵件，正準備删除，但為了穩妥起見，還是打開瞟了一眼。結果，這封郵件居然是供應商發過來的方案和報價！你趕緊翻到郵件末尾，準備下載方案和報價附件，可卻什麼也沒找到。你去問對方怎麼回事，對方回複一句：“啊！忘了添加附件了。我再發一遍。”

你會怎麼看待這位供應商？換作是我，我會覺得能不合作就不合作，因為太不靠譜。

我建議管理者做一個測試：找5名與客戶打交道最多的員工，随機抽取他們的工作往來郵件，注意一下郵件的标題、問候語、文字分段、措辭、字體、顔色和署名等。估計管理者看完後會出一身汗——原來客戶是被我們自己逼走的啊！

1999年，我以工程師的身份加入了微軟。當時，微軟雇了十幾位語言專家校對每一封郵件。對于郵件的每個細節，他們都有十分嚴格的标準：郵件标題怎麼寫，怎麼問候，第一句話寫什麼，什麼時候用阿拉伯數字“1、2、3”，什麼時候用英文單詞“ONE、TWO、THREE”，如何署名 等。不僅單詞和語法不能錯，還要講究“信、達、雅”。所有工程師都會經曆一段被語言專家折磨得死去活來的時期，等到圓滿“畢業”之後，才能直接給客戶發郵件。有一次，我問語言專家團隊的負責人：“有必要這麼嚴格嗎？”她說：“你想象一下，有很多人，這輩子你都不會當面見到，你給他留下印象的唯一方式就是郵件。”聽了她的這句話，頓時有醍醐灌頂之感。我想，這就是這個人常說的“見字如面”吧！

一封好的郵件到底應該是什麼樣的？郵件禮儀和與人見面的基本禮儀一樣，不追求打扮得花枝招展，但要幹幹淨淨。簡潔、幹淨是基礎，然後才是個人風格。具體怎麼做？

第一，正式的顯示名和總結性的标題。

我們收到郵件首先會看兩個信息：對方的顯示名和郵件标題。所以，郵件禮儀的第一步就是用真名，比如“羽少”或者“美旅拍-羽少”。過于個性化、詩意化，尤其是“二次元”的名字可以用于QQ簽名，但不要用在商務郵件裡。

标題是全文的概括，最好能在20字以内總結核心内容。所以，像“你好”“來自XX公司”“報價”等，這些都不是好的郵件标題；而“請審閱：X公司關于Y項目的方案和報價”才是好标題。

第二，簡單大方的格式。

一封好的郵件一定是簡單大方的。格式要讓位于内容，盡量少用不同顔色、不同大小的字體排版，更不要用背景圖，甚至背景音樂。真正的高手撰寫郵件，正文都是一種字體、一樣大小、一種顔色，并且隻用三種方式來排版：分段、縮進和加粗。分段負責閱讀邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點。所有複雜花哨的内容，基本都可以用這三種方式呈現。

第三，邏輯清晰的正文。

外國人喜歡稱呼對方“DEARXX”，你可以說“尊敬的XX”；“見信好”。

問候之後，郵件正文一定要分段，每段隻講一件事。每段文字的首句是對整段的概括；盡量用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用複雜的詞；能用100個子講清楚的事情，不要用101個字。

結尾部分總結郵件内容。首先，要跟對方強調需要跟進的事情，比如“懇請您撥回複修改意見，非常感激”。其次，附上簡短的祝福語，比如“祝：商祺”；親密一些的可以寫“祝：春安”；再親密一些的可以寫“祝：家人都好”。最後，記得署名，比如“羽少，美旅拍羽少”。

第四，良好的回信習慣。

收到郵件盡快回複，這代表了你的能力、效率以及對對方的重視程度。回信的專業性代表你的職業化程度。

要善用抄送、密送、回複、回複全部等功能。起草郵件時，就要決定抄送哪些人，能做到“一個不多、一個不少”是功力；回複郵件時，添加、删除、移動抄送者，這些操作更考驗功力。如果發件人同時抄送給多人，通常需要選擇“回複全部”，而不僅僅是回複發件人本人，因為抄送的目的就是希望大家都能持續關注郵件對話。當然，如果你覺得沒必要有這麼多人關注，可以把一些人從抄送移到密送，然後在正文中注明“為了不打擾大家，我把XX移到了密送”。這樣，相關人等就會知道，從下一封開始，他們将會離開讨論。

如果郵件來來回回太多次，甚至讨論的主題都發生了變動，那麼就可以修改主題，或者寫一封新郵件，而不是“回複：回複“回複······”

在按下“發送”鍵之前，務必再次檢查郵件标題、稱呼、文字、附件等要素，直至确認無誤。

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