如何高效的開一次會議?讀書筆記，記錄一些行而有效的做事方法讓您在行色匆匆中投入産出比最大化，下面我們就來聊聊關于如何高效的開一次會議?接下來我們就一起去了解一下吧!

如何高效的開一次會議

讀書筆記，記錄一些行而有效的做事方法。讓您在行色匆匆中投入産出比最大化。

A 開會的幾個痛點

A-1.冗長。話痨，一點屁事，從頭說到尾。

A-2.無效。不準時，無議題，無準備，讨論不聚焦，達不成共識，沒有執行。

A-3.形成對立。開着掰了，傷了感情。

A-4.冷場。走形式，宣布一下決議，沒人發言，領導一言堂。

B正确的方法

第一，會前∶不召開無準備的會議

B-1-1.會前做好五個"w"。

What，開會的主要内容是什麼，目的是什麼。

When.何時開會。要精确到分鐘。

Who。誰來開會，誰做主持，誰做發言，誰做記錄，每個人來做什麼，通知到每個人。

Where，何地開會。

Why，為什麼開會要講這個問題，要把會議目的講清楚。大家了解此事，才會對此事有動力，開會效果才會好。

B-1-2.會議材料提前一天發到參會人手上。除非是頭腦風暴會，否則給大家二十四小時的時間來消化會議内容。

B-1-3.會議主講人會前做好演講準備。做好準備，show出你自己。

花幾個小時，準備五分鐘演講，給别人留下深刻的印象，别人知道你的表達清晰、思維缜密，你将來就會有更多的機會。

B-1-4.會前兩三個小時再發一遍細節。如果有電話撥入号碼或密碼，大家就不用再翻記錄，讓參會人的麻煩越少越好。

以上是會前的一些準備，能做到這樣，你已經成功了一半。

第二，會中∶ 不結束沒結論的會

B-2-1.到場必須準時。不能準時的人控制不了自己的時間，控制不了自己時間的人，也就是控制不了自己生命的人。

B-2-2.比較嚴肅、正式的會，最好有一個主持人。主持人是控局的人，這個人要把整個流程管理好，什麼時間讨論什麼事情，還有就是解決問題。有些人是光管時間，沒意識到時間是用來解決問題的，一個好的主持人，能一步一步地解決一個個不成形的問題，到最後讓大家達成共識。

會議主持人的一些小技巧。

（1）在最開始的時候，可以強調四個"P"。

第一個P 是Purpose，也就是告訴大家會議的目的是什麼。

第二個P是Preview，告訴大家這個會有幾項内容，做一個預覽。

第三個P是Procedure，也就是這個會怎麼進行。

你可以說，我們這是一個頭腦風暴會，大家有任何意見，可以随時舉手 說。也可以說咱們是一個彙報會，先由主講人講多少分鐘，講完之後，有 多少分鐘是大家的讨論時間，還有最後的總結時間是多少。先把流程跟大 家說好。

最後一個P是Pay off，就是這個會希望最後達成什麼共識，或者完成什麼決策、安排什麼事情。

一個Pay off 讓大家對于會議的效果有一個預期，最後達到的效果會很有幫助。也可以把想要達到的效果放在最前面講。

（2）如果會議室裡有陌生人，大家第一次相見，一定要彼此介紹，這是起碼的禮貌。介紹的時候突出各自的姓名，以及背景和身份。

（3）開會前介紹逃生門。萬一發生火災、地震，應該從哪裡跑，最近的逃生門在哪兒。

（4）運用白闆做關鍵記錄。有時候大家讨論，特别是在空氣比較稀薄的地方，溫度比較熱的會議室，已經讨論兩三個小時了，大家的腦子很容易變木，如果你有一個白闆，站起來記錄下讨論中的關鍵，對解決問題的推進有相當好的作用。

（5）幫助有些說不清楚的人，提煉關鍵點。有時候，有些人有點内容，但說不出來。你作為主持人就要把他的關鍵點提出來，最後跟他确認你提出的，是不是他想說的。這樣方便探究不同的意見，做好1 1>2。

（6）如果大家的争執不能産生結論，或者争論跟會議主旨無關的問題，那怎麼辦?Parking lot，你單列出一張紙，說這幾件事情，讨論完這次會議的問題之後再讨論，或者再安排會議讨論。把跟會議主旨無關的争論點單列出來，就是Parking lot。

（7）争論失控的時候，時間被拖延的時候，回到原點。提醒大家，這個會議的目的是什麼，有什麼要解決的問題，應該如何來讨論，等等。

（8）控制好話痨和情緒化狀态的人。有兩類人，一類人把事情都想好了再說，另一類人是在說話的過程中把問題想明白。後者有他們的優點，但是在有些會議上，有可能成為會議的破壞者，說得太多了，帶着情緒說，占用太多的時間。這種時候，你可以遞給他一瓶水，必要的時候，你要站起來說某某某，您的說話時間到了。如果大家都進入話痨和情緒化的狀态，特别是有很激烈的情緒狀态，是停止會議。沒有什麼是睡覺不能解決的。明天再讨論争執的這些點，百分之九十的争執點已經沒了，甚至百分之九十的争執點已經沒了。我們隻是太累、太情緒化了，隻是為了争論而争論而已。情緒管理非常重要，我們都還是人。

（9）控制大家玩手機。接電話的時候請他去會議室外面接。如果能做到這一點，坦率地講，在現在這個商業環境裡，這個會已經做得比其他百分之五十的會要好了。

（10）總結提煉發言人的觀點，達成共識。達成共識有很多小技巧，最重要的技巧就是民主集中制。在會上要給大家足夠的時間足夠的空間、足夠的自由度去說話。每個人都把話說完了，最後民主集中表決。

這種民主集中，又有幾種方式。比如從長單子到短單子，大家提供的解決方案有A、B、C、D、E，能不能把最不靠譜的篩掉，隻剩A.B、C，然後對A、B、C進行舉手表決。

還有一個方式，就是訴諸權威。開會一定有一個級别最高的負責人，如果舉手表決之後發現票數相差不多，那就讓他做最後的總結發言，決定這個會議的決策是什麼，以及他為什麼這麼定。讓他一個人的意見比平均每個人的意見多一些權重。

B-2-3.發言人遵循兩個最重要的原則∶一是要守時，二是金字塔原則。

給你十分鐘，你就說十分鐘，不要講得太長，講得長就是占用别人的時間。想守時，想用時短，又想把東西說明白，要苦練"金字塔原則"。這是一個思考問題和表達問題的結構化原則。不重不漏，你說的幾個點，要基本上覆蓋所需要說的全貌，同時又彼此沒有重複。"不重不漏"這四個字，用普通的中文表達，就是一個中心，三五個基本點，說完了就可以了。

B-2-4.參會人有反對的責任。既不是主持人，又不是發言人，這個參加會議的人要做什麼?公司給你工資，給你時間，讓你參加一個會議，不是讓你去喝水的，不是讓你在筆記本上練硬筆書法的。你要聽大家的發言，一旦有任何意見，哪怕你是最小的職員，也有反對的責任。

如果有人有反對意見，鼓勵他說出來，對整個風險控制是一個極大的幫助。

B-2-5.相對正式的會議，最好有一個的書面會議紀要，哪怕很簡單。這樣大家不會逼着彼此去想會議上講了什麼，最後做了什麼決策。因為人是有弱點的，有時候隻想聽自己喜歡聽的，隻想記自己想記的。如果我們對當時的情景産生羅生門一般的狀态，大家想的都不一樣，聽的都不一樣，記的都不一樣，怎麼辦?這時候如果有一頁會議紀要，重新看一眼，問題就解決了。

第三，會後∶不允許不落實的會

做了會議準備，好好開了個會，并不代表就結束了。離開會議室，隻是這個會議效果的開始。會後要做到兩點∶一個是Follow through，一個是 Feedback。

B-3-1.Follow through，督促執行。有可能是主持人做這個工作，有可能是一把手做這個工作，有可能是記錄人做這個工作。這就是會議做的決策∶誰，什麼時候，幹什麼，遞交什麼東西，得有人去盯着，要隔三岔五看這件事做到什麼程度了，又發生了什麼新的情況。

B-3-2.Feedback，結果反饋。具體執行的人有義務跟相關領導反饋。反饋上次開的會做了什麼決策，讓他做什麼事情，他去做了，結果發生了什麼。如果需要，再召集一次會議;如果不需要，也要告訴相關的領導，事情怎麼樣了。

不一定每件事都能做成，但是要做到件件有落實，事事有回應。養成這個習慣，你會發現很多事也就做成了。

時間是寶貴的，願大家過的充實有意義。

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