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檔案制度基本知識

生活 更新时间:2024-09-28 11:22:51

大家好,今天兌觀科技小編又為大家分享檔案管理幹貨了,本篇分享主要内容為——檔案保管的任務、基本原則和要求

檔案制度基本知識(檔案保管的任務)1

(一) 檔案保管的任務

《檔案法》(2016修訂)第五條規定,要“維護檔案完整與安全,便于社會各方面的利用”。這是我國檔案工作最基本的原則和對檔案工作最基本的要求,而保管是實現維護檔案的完整與安全的重要環節和直接手段。檔案保管的具體任務如下。

(1) 防治損壞。這是檔案保管最主要的一項任務。從總體上看,檔案的損壞是不可避免的,這就要求我們采取必要的措施,盡可能消除危害檔案的因素,改善檔案保存的環境,讓檔案得到更妥善的保護。

(2) 延長壽命。這是檔案保管的總體目标。防治損壞隻是手段,延長壽命才是目的。所有保護措施和技術手段都應該圍繞延長檔案的壽命展開。在檔案保護工作中也出現過為了解決某一種危害而對檔案進行處理,結果造成了新的傷害的案例,這就有違于延長壽命的要求。

(3) 維護安全。維護檔案的安全一方面指檔案作為一種物質存在的形态必須最大限度地存在下去,另一方面是使檔案不緻因為保管失當或條件的惡劣而發生丢失或洩密現象,造成政治上的不良後果。這也是保管工作的重要任務所在。

(二) 檔案保管的基本原則

檔案保管應堅持“以防為主,防治結合”的基本原則。“防”是指預防檔案的損壞,防止檔案丢失,防止人為或自然對檔案的污染和損毀;“治”是指治理已經損壞的檔案,對破損檔案進行複制,進行修補。

在檔案保管中,“防”是主導,“治”是補充。如果不把“防”放在首位,防止不利因素對檔案的破壞,“治”的任務必然會很大,一定會治不勝治。而且,目前保存的檔案大部分是完好的,因此保證大量完好無損的檔案的安全與完整,才應是首要任務。

同時,“治”也很重要。不治, 已經損壞的檔案 就不能被利用,檔案受害的範圍、程度還會繼續擴大和加深,使瀕臨損壞的檔案遭到毀滅。所以,在“防”的同時,也要做好“治”的工作,隻有防治結合,才能維護檔案的完整和安全。

(三) 檔案保管的要求

檔案保管的要求包括三個方面。

(1) 檔案應集中保存,綜合管理。這既符合檔案管理工作的基本原則,又能使檔案其他環節的工作得以順利開展,有利于綜合開發利用檔案。

(2) 檔案保管應體現管理的科學性。要按照檔案的保管期限、不同門類和載體分别編号,統一管理。

(3) 檔案保管的目的是為了提供利用,因此必須堅持“利用促保護,保護為利用”的原則。在保管過程中必須采取一系列安全防護措施,确保檔案的完整與安全。

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