1.記錄要詳細
好記性不如爛筆頭。
一次會議紀要寫得好不好,關鍵就是記錄得細不細。建議起草會議紀要的同志配一支錄音筆,沒有錄音筆就用手機。最重要的還是要在開會時聚精會神,尤其是主要領導的講話一定要完整記錄,哪怕是口水話也要記下來。起草多了,慢慢地就會發現,将主要領導的講話精神稍微提煉成書面語言,就是會議決定事項。
2.條理要清晰
會議紀要有其固定的格式。
一是引言有模版。在第一段開頭像寫新聞報道一樣,寫清楚時間、地點、人物、事件。比如,2020年2月18日,某某單位某某同志主持召開XX會議,某某單位領導班子全體人員參加(點名參會領導,這個就是集體研究),會議研究了脫貧攻堅、疫情防控、人居環境提升(一般點3個以内即可,隻有一項的就是專題研究了某某事項)等事項,現紀要如下。
二是研究有内容。關于某某事項的标題寫好後,就要寫明研究什麼内容。比如,會議聽取了某某領導關于脫貧攻堅工作(就是彙報的标題)的情況彙報。一般情況下,不涉及人事、資金、項目的,可以簡寫,交代完就行;如果涉及重大事項,建議将彙報的主要内容,尤其是涉及的人财物要寫清,最後再加上一句,“會議對上述事項進行了認真讨論和研究”。比如,會議研究的資金使用和招投标事項,紀委和審計部門在查閱會議紀要時會不會提出來,“誰提議?為什麼是這家公司而不是别家公司?”所以在起草時要把三家以上公司的報價詳細列出來。一句話,“小心駛得萬年船”。
三是決定有層次。會議紀要寫出來不是為了束之高閣,而是要有具體執行,執行的依據,就是會議如何決定的。大到人事安排、資金使用,小到安排工作、落實任務,都離不開會議決定這一塊内容。因此,一定要有層次。比如,會議決定:1.會議原則同意某某領導提交會議研究的事項。2.由某某領導牽頭,某某部門配合,認真抓好工作落實。3.所需工作經費XX萬元,從單位辦公經費中列支(尤其是多少錢,從哪裡列支,一定要寫清楚,為了方便下屬執行,也是為了經得住檢驗)。當然,如果隻是單純聽取某項工作情況彙報,沒有必要非得寫會議決定,可以表述為會議要求:由某某領導牽頭,認真做好某項工作。建議至少要有會議要求,要不開會何用?
3.表述要嚴謹
嚴謹的表述,需要内行人說内行話。
問題是,起草會議紀要的人不一定就是内行人,怎麼辦呢?一是要請示主要領導,聽從領導安排;二是要咨詢财政所或财務管理負責人,管賬的人應該知道錢從哪裡來吧?三是要多打聽多請教,看看“兩辦”的會議紀要是怎麼寫的。
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