4.2文件要求
4.2.1總則
OHS和HSF管理體系文件是實施并保持體系的基礎，适宜的文件能使管理體系有效運行。管理者應從公司實際需求出發，确定支持管理體系所需文件的性質和範圍，并對體系的實施、保持和改進做出規定，其目的是闡述管理方針和描述管理體系，以幫助管理者溝通意圖、統一行動、有章可循、有據可查、不斷完善。
1、體系文件的金字塔圖，如下：
2、公司編制的OHS和HSF管理體系的文件包括：
a.一階文件：指管理手冊，為公司OHS和HSF管理體系的綱領性文件，主要是确定公司管理方針和管理目标，明确各部門職責和權限，說明OHS和HSF管理體系的結構，描述OHS和HSF管理體系各條款所對應的程序文件或其摘要。
b.二階文件：指程序文件，即公司運作的程序，它是公司的機密文件，從手冊中引申出來作為支持文件，詳述OHS和HSF管理體系條款的運行要求，将方法、記錄及職責形成文件，作為運行依據。本公司的程序文件清單詳見附錄B。
c.三階文件：指作業指導書、檢驗規範、工作計劃、其它質量文件。它是從有關的程序文件引申出來，作為支持文件，反映有關工作的具體開展方法。
d.四階文件：指記錄、有害物質資料清單等。記錄是用以證明過程策劃結果或OHS和HSF管理體系達到要求及其有效性的客觀證據。
4.2.2管理手冊
手冊的管理同“0.6 手冊管理”的規定，管理手冊的内容應包括：
1、管理方針和管理目标；
2、OHS和HSF管理體系的範圍（包括任何删減的說明）；
3、OHS和HSF管理體系應形成文件的程序文件或對其引用；
4、OHS和HSF管理體系過程間的相互作用的表述。
4.2.3文件控制
1、為使公司OHS和HSF管理體系文件（包括适用的外來文件）得到有效控制，文管中心編制《文件與資料管制程序》，對OHS和HSF管理體系文件的制定、批準、發布、控制、實施和修改做出規定。
2、文管中心負責對所有體系文件，包括技術文件和環境法規的分類編号、整理、發放、歸檔等管理和控制工作。
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