第一步：确定不符合項類型

不符合報告中一般應明确不符合項類型，确定不符合項性質：

1. 按不符合項的嚴重程度：分為一般不符合、嚴重不符合。

1）一般不符合：不太可能導緻管理體系失效，或導緻降低保證檢驗質量的能力。如缺少某一人員的培訓記錄、設備檔案未及時更新等。

2）嚴重不符合：缺項或完全不滿足要求。違背一項要求的多個不符合項可能意味着該管理體系的失效，如未按要求開展管理體系的内部審核和管理評審。

2. 按不符合項的性質：分為體系性不符合、實施性不符合、效果性不符合。

1）體系性不符合：是指體系文件的制定與法規标準要求不符；或是該有的文件根本沒有制定。例如，缺少某個程序；或是由于理解不到位而使某個程序要求發生較大偏離。

2）實施性不符合：是指文件制定符合要求，但員工未按文件的要求執行。例如，文件規定原始記錄應在工作時予以記錄；即不能追記，但實際上每次檢測的數據都是先記在一張紙上，然後再抄到原始記錄表格上。

3）效果性不符合：是指文件制定符合要求，也确實執行實施了，但由于實施不夠認真，或由于某些偶發原因而使效果未能達到規定的結果。例如，數據更改不規範等等

【小編提醒：不符合項性質的确定，決定了原因分析的方向。】

第二步：分析不符合原因

1. 進行不符合原因分析時，應組織涉及不符合工作的相關人員一起認真分析，原因分析應正确、到位，不能把不符合的事實當成不符合的原因，不能走過場、或是隻為了做資料，盡量不要用“忘記了”、“人員粗心”、“工作疏忽”等描述。

2. 要通過分析找到根本原因，不符合的發生可能有多個原因，但總有一個原因是最根本的，起到關鍵的決定性作用的，要根據這個“根本原因”進行整改，否則不符合還會再次發生或在其他部門、場所發生。找到根本原因，制定有效的糾正措施，才能防止此類不符合再次發生，要注意糾正措施能夠“舉一反三”。

3. 分析不符合原因時，首先看體系文件是否有規定。

1）如果沒有規定應屬于文件不符合，應當采用重新進行規定的措施，再進一步查，為什麼沒有規定？是不懂得準則或标準的要求還是沒有做？如果是不懂得，就要采取對相關内容的培訓并進行有效性評價，同時記錄這一切活動。

2）如果文件有規定，那就是實施性不符合或者效果性不符合。進一步分析為什麼沒有做或做的不好，是我們的程序、制度、規定等文件沒有進行有效宣貫還是宣貫效果不好？是相關人員在執行上沒有落實？是什麼原因沒有落實？

【小編提醒：原因分析到位與否，直接決定整改的有效性。】

第三步：糾正和制定糾正措施

1. 對于偶然的、不引起系統性問題、不會再次發生的問題或者無法實施糾正的問題，如記錄不符合要求等，要制定糾正措施，防止不符合再次發生。

2. 除了上述問題，一般應“糾正”不符合做法，然後制定“糾正措施”，防止不符合再次發生。如：對未做計劃或已計劃的事情未按計劃實施。

3. 制定的糾正措施要符合原因分析的邏輯關系，比如：原因分析中根本沒有提到的事，不能在糾正措施中出現，或者糾正措施是正确的，但在原因分析中沒有分析，這就成了“驢頭對馬嘴”，邏輯關系出現問題。

第四步：整改情況驗證

要對糾正和糾正措施情況進行驗證，整改的佐證材料要完整，不能缺少證據或證實性材料。

例如：對人員能力的确認，不應隻是根據學曆、職稱、經曆、經驗，必要時，還應當有理論和實操方面考核的記錄和評價，最好針對不同的崗位采用針對性的考核并有相關記錄；做計量結果的确認，檢定/校準證書上技術參數的計量特征要符合檢驗檢測要求，需要明确檢驗檢測标準、規範、或者使用說明書等技術文件的要求，不能簡單地說“符合要求”。

第五步：材料彙總、存檔及提交

将整改材料進行彙總和存檔。外部審核或者監督檢查時，按照外部審核或者監督檢查組的要求提交整改材料。

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