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受控文件更新通知

科技更新时间:2024-12-21 13:51:10

文件受控，是質量管理中十分重要的文件管理功能，關于文件受控的概念與含義，在以前的文章中《質量管理中的“受控”的三層含義你理解對了嗎？》有比較明确的說明。下面是受控文件管理中常用的英語表達（如果有錯誤敬請留言更正，謝謝）：

受控：CONTROLLED
文件受控： Document Control
受控文件： Controlled Document
受控狀态：Under Control
發放号：Issue No.
版本号： Version

今天專門來談一談受控文件，特别是崗位作業指導書（簡稱為崗位SOP，即Standard Operation Process）的受控版本号裡面隐藏的管理小秘密和細節。按照受控文件版本号的管理要求，崗位SOP文件初次建立的時候，版本号應該是A0，代表着初版，如果有效的修訂與改動，則版本号會相應的變化為A1、A2等，如果有大的改版，則會定義為B1、B2……C1、C2等等。

受控文件更新通知（企業裡隐藏在受控文件版本号背後的小秘密）1

受控文件崗位SOP的版本号管理

經常在給企業進行輔導現場調研的過程中，會仔細觀察特别是崗位SOP的版本号，如果發現一直都是A0，或者是簽發時間已經好幾年了還是A1等，那就說明：①、要麼是文控人員不懂得版本号一說，隻修訂了文件沒有改變版本号。②、要麼就是文件一直就沒有修訂過。對于一個發展幾年乃至于幾十年的企業來說，崗位SOP作為受控文件的版本号沒有變化，也說明可能企業在生産現場作業改善方面就沒有做多少工作，或者是應付做了一些工作，完了就完了，鞏固工作就沒有紮實落地。

事實上，不論是按照PDCA還是DMAIC還是其他的改善循環，都要求在最後階段進行标準化鞏固化長效化等工作，其中就包含了“修訂對應的文件包括崗位SOP等”、“核算經濟效益”、“進入下一個循環”等至少三個内容。所以，如果一個企業生産現場的崗位SOP文件版本号變化很少或者沒有變化，那就說明：

可能是企業在文件受控管理方面存在需要改進改善的地方；
應付級别的改進和改善工作有進行過，但是過去了就過去了，并沒有鞏固下來
企業進行了對應的改善工作，并修改了崗位SOP，但是并沒有注意到版本号的變化，就更不用說發放号了；
根本就沒有進行過任何改善工作，生産管理一直都是按部就班。

你們公司的受控文件特别是崗位SOP文件的版本号管理有以上的嫌疑嗎？

受控文件更新通知（企業裡隐藏在受控文件版本号背後的小秘密）2

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