按語：領導機關轉發下級來文來函，對其文函有所說明、評議或要求時，就在文函前面以“按（按語）……”的形式加寫一段文字，這就是一般所說的公文按語。多用天通報、簡報、調查報告、經驗介紹和轉發有現實指導意義的人民群從衆來信。
按照：依據照辦，表示某項公務是依據某一要求辦理的。如：“按照市委的要求，開展了‘反盜竊’的宣傳活動。”
頒布：公布、發布。多出現在命令、令等指令性文體中，用以公布條例、規定、守則、辦法、制度等法規性文件。例如《關于頒布〈公路管理暫行辦法〉的令》。:
背景：主要指問題的原委和問題的提出。
必須：言明這樣做是非常必要的，屬指令性中吻，以示隻得這樣，不得違反。多用于通知、通報、指示、命令等指令性文體的主張部分，例如：“必須堅決執行國務院關于……的規定”
部署：安排部署，多用以表示某一重要工作已經做了傳達貫徹和安排布置，如“接到中辦發［2000］57号文件後，我們及時向下做了部署”。
參照：表示某些做法有可借鑒之處，希望别人加以參考與仿照，此語用于上級批轉下級來文時的結尾處，與執行相連一并使用，例如：“現将＊＊＊（下級機關）《關于＊＊＊的報告》轉發給你們，請參照執行。”
呈請：向上級呈報請示事宜。例如“此題事關重大，将我們的意見呈請上級批準後再予以答複。”
承蒙：得到的意思。多用于便函的結尾用語，例如：“承蒙貴校大力協助，特表示謝意。”
此複：指答複給你這些内容，主要用于批複和複函的結尾，另起一行，空兩格寫“此複”。
此令：指令這些内空，主要用于命令、令的結尾，另起一行，空兩格寫“此令”。
存查：保存起來，以備查閱。
第一手材料：指通過調查和親身實踐所獲得的直接材料。
段旨：即段落的中心内容。
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