機要文件是指标有“機密”密級的文件、簡報、講話材料,各種資料、報表、刊物,以文字、符号、圖形、聲、像等形式含有國家重要秘密、洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害的載體;國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級;“絕密”是最重要的國家秘密,洩密會使國家的安全和利益遭受特别嚴重的損害;“機密”是重要的國家秘密,洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密,洩露會使國家的安全和利益遭受損害;重要程度依次減輕,但都屬于絕對不可洩漏的;紙質文件要注意防潮、防蟲、防火等等,但在信息化的當代,機要文件更多的是以電子媒介方式存儲的;保管人員必須具備優秀的信息素質,有能力應付來自互聯網或者内部的數據入侵,做好保密工作,由于機要文件都有一定的保密年限或者遇到戰亂、遷移、國家安全需要等;“收文辦理”包括簽收、登記、審核、拟辦、批辦、承辦、催辦等七個程序。
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