檔案管理應注意這幾方面:文件分類、文件整理、标簽标明、特殊文件、鑰匙的保管。1、文件分類:公司檔案的文件管理,最忌諱的就是亂七八糟,所有的文件都放在一起,想查看某個文件時,需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。
2、文件整理:分好類别的文件,不要一堆堆的散着,日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋,或者文件夾,按照文件的類别,進行逐一裝盒收納。
3、标簽标明:把文件逐一裝好之後, 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上标明,注明此文件盒裡裝的是哪類的文件,包括共有幾份,都要做個簡單說明。
4、特殊文件:每個公司都會有特殊的一些文件,比如不能随意被人翻看的,或者需要加密的,對于這些文件,一定要做到單獨保管,并做好單獨的标記,用于提醒自己,或者提醒他人。需要注意的的是,這一類文件,最好多加一把鎖。
5、鑰匙的保管:一般公司的檔案卷櫃,都是由專門的人員進行保管的,平日裡的鑰匙要做到不離身,下班後的鑰匙,根據公司規定進行上繳或者自己随身佩戴,記住,上繳之後的責任不在自己身上,而随身佩戴就表明自己一直承擔着責任,所以,對于鑰匙的保管,一定要謹慎, 不要随意交給他人。
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