設備台帳、設備帳冊和設備檔案是設備管理的基礎，建立設備台帳和檔案統稱為設備建檔。

一、建檔設備的範圍、編号、系統

1.建檔設備的範圍

單台設備價值在2000元以上的都要單獨建檔。價值低于2000元的設備，原則上不建檔，歸入一般固定資産登記範疇；有些設備雖然低于2000元，但卻是關鍵設備或主要設備的主要輔助設備，或是批量較大、較重要的，也要歸入建檔設備範圍。

2.設備的編号

為了便于設備的統計和管理，對建檔範圍内的所有設備都要編号，原則是一台設備一個編号，成套設備也應按功能盡可能的單機編号。編号确定後不再變動，所配備的電動機等附屬設備，統一于主機編号；不再另外單獨編号。編号按《設備統一分類及編号目錄》進行編制。

機電設備分機械設備和動力設備兩項，共10大類，每一大類又分為若幹分類，每一分類又分為若幹小組，并分别用數字代号表示；設備編号由類别号和三位順序号兩組數字組成，兩組數字之間為一橫線。

3.設備系統

為便于設備系統分類管理和統計，将物業所有設備依據其所服務的内容劃分7大系統，其代号原則上取漢語拼音第一個字母，個别取英文的第一個字母，分别是：

F——配電系統；

D——電梯系統；

C——廚房系統；

X——消防系統；

T——工具設備系統；

J——給排水系統；

Q——其他設備系統；

二、設備台帳

設備檔案管理方面的台帳主要由機電設備彙總表、設備卡及設備編号牌等構成。

1.機電設備彙總表

此表是物業機電設備分類統計台帳。

a.台帳編制

按《設備統一分類及編号目錄》中分類号分類、分頁順序由大到小排列填寫；

如：客梯DTK-001至DTK-003：P1

貨梯DTH-001至DTH-002：P2

每一類别也按設備的順序号大小，由小到大填寫。

如：1号客梯DTK-001 第一行

2号客梯DTK-002 第二行

3号客梯DTK-003 第三行

b.表格填寫

設備類别：設備類别就是《設備統一分類及編号目錄》中十大類别，也就是設備編号第一個數字所代表的中文類别含義。

管理類别：按設備在實際使用中所起的作用及危險程度将所有設備分為A、B、C三類，實施分類管理；

關鍵設備（A）約占物業全部設備的5%~10%；

主要設備（B）約占全部設備的10%~20%；

一般設備（C）占全部設備的大多數。

關鍵設備（A）——該設備如不能正常運行，将影響整個物業的正常運行。例如：配電、電梯、供水。

主要設備（B）——該設備如不能正常運行，将影響關鍵設備或一個部門的正常運行。如：通訊、寬帶、光纖等。

一般設備（C）——除以上提到的以外的設備。

對特種設備、壓力容器和危險性較大的設備的管理級别不得低于B類。

設備名稱：是該設備銘牌上寫的名稱。

制造單位：應填寫到産品的産地，即廠名和所在地。

其他要求：應根據實際填寫機電設備彙總表，編制相應目錄，裝訂成冊。

c.管理

對物業設備管理應每年對照帳面複核一次；設備的移動、報廢、調撥都應在備注中注明。物業管理處應設立設備的總台帳，各使用部門可根據實際另做部門台帳。

2.設備卡

是該台設備的主要技術參數及運行維修記錄卡，按一台設備一張卡的原則。凡是機電設備彙總表上的每台設備均要填寫設備卡。

設備卡的填寫：設備名稱、類别、編号、管理類别。

配用電機：指該設備的主要電機。将輔助電機填入下面的“主要技術特征及附件”欄中。

主要技術特征及附件：是指該台設備的主要技術參數及主要附件。例如：水泵的揚程、轉速、流量、效率、電梯的速度、層數等主要附件的參數。

檢修記錄：扼要記錄設備在運行過程中大修，一、二級保養及事故處理情況。記錄應由專人根據維修單和維修情況統一填寫。

設備卡的右上角：按照設備所屬的系統（即13大設備系統）編系統号。

設備卡按系統号，分系統編制造冊存放，并在冊外标志設備系統号（即10大系統代号）。每一系統中再分别按設備的類别和順序号大小排列。

設備跨系統調動時，設備卡中的安裝地點和右上角的系統号都要相應變更，此卡也應存放至調動後所屬設備系統的設備卡冊中。

3.設備登記卡，用于設備資料的記錄，方便查閱、統計和管理。

a.編制

設備登記卡按照13大設備系統，分系統進行登記編制，編制造冊和方式與設備卡相同。

b.填寫

設備登記卡上的類别應填寫設備類别，即設備統一分類及編号目錄中的十大設備類别。

空格中用英文字母填寫設備所屬的8大系統号。

主項号欄用英文字母填寫管理類别。

設備名稱、設備編号填寫同設備卡。

設備調動變更應重新填寫設備登記卡，每年複核一次。

4.機電設備編号牌

根據物業統一格式印制編号牌，粘貼于每台設備的銘牌旁，上面刻該台設備的設備編号，設備管理類别，以便核對統計用。

5.設備資料檔案

凡建檔範圍内的所有設備都必須具有技術資料檔案。

a.設備資料包括：說明書，各種圖紙，計算書，各類測試報告，合同副本，使用登記證，合格證，安裝、竣工驗收資料及批準文件等。

b.組卷和存放:設備資料原則采取按同型号設備分冊編制組卷。對有些不便拆開的成套設備資料，可用複印件或在卷内備考表中注明原件在某某卷内。

組卷設備資料按8大系統歸檔，存放順序同設備卡，并填寫檔案卷内目錄、備考表，在案卷外标寫檔案号及在檔案盒背脊上标寫系統号。

c.檔案号原則上與設備編号相同。但同型号規格設備組在同卷内，檔案号隻取其中一台設備的設備編号作檔案号，同型号規格的其他設備的檔案号也用該設備的檔案号。

如：有三台同型号規格客梯，其設備編号分别為：

DTK-001檔案号DTK-001

DTK-002檔案号DTK-001

DTK-003檔案号DTK-001

d.設備資料檔案管理 :設備資料檔案應有專人管理，負責資料的收集、整理、造冊填寫歸檔和管理。

物業設備的所有資料都是業主的财産，應及時移交設備檔案管理人員，使用部門用複印件。個别設備的資料，如确實很多，複印不便時，可先由設備檔案管理人員立卷歸檔，然後使用部門辦理長期借閱手續，并妥善保管。有關資料應移交設備檔案管理人員并由其整理歸檔，使用部門用複印件。

新建、改建項目竣工驗收以後，有關圖紙資料、審報批準文件、有關合同以及投入運行後的年檢報告等，都應及時移交設備檔案管理人員整理組卷、歸檔。

所有遺缺資料由原項目經辦人員負責對外索取補充，設備管理或項目經辦部門負責按檔案管理要求将設備資料立卷。

三、設備帳冊應按要求建立設備帳冊，做到帳物相符，帳表相符

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