附件和附注是公文主體部分的格式項目,但各自的含義和用途不同。
附件是指公文主件所應附的公文附件,即實質上的附件。公文的附件是正文内容的組成部分,與公文正文具有同等效力。順便提及的是,附件應當置于正文之後,版(文)尾之前,并與主件一起裝訂。實踐中不少機關把公文的版記(文尾)置于公文主件之後,附件之前,形成主附分離,這是不正确的。
附注則一般是指對公文的閱讀傳達範圍,使用時需要注意的事項加以說明的文字,例如“此件發至縣團級”“此件可見報”“此件公開發布”等,它通常标識于成文日期的左下方。此外,對于“請示”行文,應當在“附注”處注明聯系人的姓名和電話,這屬于一種特殊的規定要求。附注不是對公文的内容作出解釋和注釋,對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方法加以解決,為此,使用附注時要加以注意。
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