【推薦語】

很多公司都有《采購手冊》、《供應商手冊》，我們做咨詢也常常為企業編寫各種《管理手冊》，也經常有人問我這個話題。

那究竟如何編寫呢？本文談的一些做法，可資借鑒。

為什麼要寫這篇文章？

盡管近些年來國内企業經曆了各種發展階段，企業員工的受教育水平越來越高，我們對企業的管理越來越重視，管理的理念也越來越先進。

然而，還是有一些國内企業的采購，特别是一些民企的采購管理做得很不規範。

很多中小型民營企業，甚至一些國内大型上市企業，他們的采購管理都是不完善的，有些甚至極其不規範。這個不規範，主要還是源于管理者的認知。

有相當一部分管理者，他們認為采購崗位是一個誰都能做的崗位，我想這也是很多從業人員乃至大衆的認知，是比較普遍的現象。

在做采購以前，我也是這麼認為的，然而事實上怎麼樣呢？

記得十幾年前，我在一家上市公司擔任高級采購經理的時候，我們的CFO就對我說:“小胡，采購還不好管嗎？如果我管，肯定能管好。”

于是，某一天，他就被委派兼任集團公司的供應鍊總監，負責采購的管理。

有一次，我們有一個日本産品項目，因為客戶交貨要求很高，難點在于采購的供應商産能和品質達不到我們的要求，于是他就接了這個工作，要搞定它。

他和供應商溝通了多次，還是搞不定，最後他喪氣地和我說：“小胡，實在對不起，我以前對采購工作的理解真的是錯誤，采購不是誰都能幹的，現在的采購工作真不是人幹的事！”

後來總結了一下為什麼沒有幹好的幾個主要問題：

1、隻站在自己角度思考問題；

2、不知道供應商要什麼；

3、沒有方法；

4、不懂采購專業知識，而這些都應該是采購人員必備的一些基本技能。

可以說，專業采購人員是一個具備完善的知識和實戰經驗的專家。

那作為企業就需要這樣一個專家團隊來幫助企業運營好采購組織，從而支持企業的整體運作，最終才能讓企業更加有競争力，減少企業的風險。

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那企業如何有效地打造這樣一個團隊呢？

首先就是編制采購手冊，讓采購部門員工更加規範，更加專業地為企業服務。

如何編制企業的采購手冊？

要分析企業的運作模式、企業文化、企業規模、企業的未來發展方向和目标，這樣才能更加精準地為企業定制采購手冊。

定了方向後，确定采購手冊的内容。

首先是采購部（供應鍊）組織架構。讓采購員了解整個部門的組織和彙報關系，了解組織内的相關情況，了解各個崗位的權責，也讓每個采購人員知道自己的上升渠道和職業發展方向。

其次是各個職能崗位的說明書。比如采購總監的職責是什麼，有什麼權限，需要什麼樣的技能等。

一個清楚的崗位職責，可以讓所有人了解，你和這個崗位間有哪些差異。

如果你想達到總監的職位，你需要在哪些方面提升自己，同時你也可以衡量目前的總監是否符合崗位的要求等，這是一個組織體系，同時也是一個能力體系。

最後，需要确認采購人員的招聘與培訓體系。招聘采購人員要經過哪些流程，包括招聘、入職、試用制度、采購人員的禮儀制度，還要規定采購人員的技能測試标準，采購人員的培訓标準，職業采購人員的素質培訓及相關的工作流程，制度及相關的配套表單。

這部分内容，實際是對采購人員基本素質的要求，并同時是采購部門梯隊建設，部門能夠得以不斷發展，專業化的保證。招聘專業采購人員，培訓内部采購人員，從這兩個方面提升采購團隊整體的運營能力。

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采購計劃制定是預算管理手冊不可或缺的内容，包括采購需求方法的标準，采購申請管理的标準，采購計劃編制工作标準，預算編制工作标準。還要制定相關的工作流程制度，讓工作标準得以正确地實施。

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而供應商選擇和評估管理是采購管理前端的必要部分，我們隻有選擇合适的供應商，才能更好地支撐企業的供應源。

兵法雲，兵馬未動，糧草先行，采購就是公司打勝戰的保證部門，隻有采購部有優秀的供應團隊，才能保證材料的供應，公司不缺糧，才能做出好産品，才能打赢和競争對手的戰争。

所以要規範供應商選擇途徑标準、策略标準、信息搜索标準、評估标準、分類标準、ABC分級标準、采購體系及質量體系構建标準，同時制定供應商開發與選擇評估的流程、潛在供應商評估的流程、需求體系制定的流程，及供應商等級評定的流程。

在流程确定後，我們需要配套各種制度和表單。

這樣保證我們充分回答：“為什麼是這個供應商”以及“是否有風險”的兩個問題。

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供應商選擇的問題解決了，我們需要解決和供應商的關系管理問題，要編寫供應商關系的建立與管理，這部分内容涉及到供應商關系建立與管理的标準，如戰略夥伴關系的建立标準、外包與夥伴關系的區别、雙赢戰略夥伴的關系、供應商關系管理标準和分析标準。

同時，相關的流程、制度、表單的制定要跟上。

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供應商選擇、供應商關系搞明白後，我們進入價格談判和合同管理的部分。

這個是很多人最關注的部分，也是關鍵的和實戰的部分，其中包括采購價格分類标準、比價标準、供應商報價因素分析标準、談判标準、談判方案制定标準、采購合同主要條款、合同審核标準、合同糾紛處理标準，加上總成本核算、供應商分析、談判、談判方案制定、合同簽訂執行的流程、制度和表單。

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價格确定後，我們要進入采購交期及庫存管理的部分，這部分是采購員的日常工作，也占了他們的大部分時間的常規工作。

減少這部分的工作，提升效率将大大降低采購本身運營費用，所以要規定得更加詳細和具備易操作性，可以讓采購人員具備區别于其他人員的專業素養。

我們要讓采購人員去根據分析交期構成标準，影響交期因素分析标準，改善标準，看闆管理标準，JIT看闆控制标準，及安全庫存設置标準作為工作目标，制定相關的流程和制度從而更加專業地、規範地管理我們的物料交期，保證及時交貨。

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供應商交貨以後，我們要進行商品的驗收和質量管理，我們需要采用全面質量采購工作标準，質量成本構成及管理标準等相關适合企業的一系列标準去管理，建立商品驗收流程、倉庫收發料作業流程、不良品退庫流程、盤點流程、檢驗作業規範、采購退貨流程、零缺陷運行實施流程、采購品質管理制度、進料驗收制度、倉庫管理制度等，來規範公司采購物品的質量，達到控制沒有不良品流程廠内的目标。

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物料入庫，公司需要對供應商進行支付，所以我們需要建立采購資金與成本控制的工作标準、規範資金審批、付款管理、成本分析、成本控制标準，同時建立相關的流程和制度進行指導操作。

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手冊的最後一環是進行采購績效的管理，這個是采購管理中的事後管理，是對采購工作的總結，用經驗指導未來的工作。

這部分包括采購績效管理指标規劃與制定标準、采購平衡記分卡績效體系制定标準、KPI指标制定與核算标準、年度，季度工作目标制定标準、采購績效報告月度會議體制建立标準、采購績效管理标準等，同樣我們要建立相關的流程和制度及表單。

到這裡，整體采購手冊的内容基本完整了，裡面具體的一些内容是需要根據自己公司的要求去制定的。

特别重要的是，采購手冊内容的學習性和可執行性，這裡面需要專業的采購人員去執行，去管理，去落實到位，采購手冊才能發揮其作用。如果隻是制定手冊，然後讓他躺在資料庫裡，那手冊就無法發揮作用了。

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