1、發文機關标識是由發文機關全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成；發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規範化簡稱應由該機關的上級機關規定。有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加“文件”二字，如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，《國家行政機關公文格式》給這類“紅頭”留了餘地，未規定一律要加“文件”二字，但隻限于特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特别是上報的公文均應加“文件”二字。病例一是個轉發通知，不屬于特定公文，顯然不可隻标識發文機關全稱或規範化簡稱，應寫為“××市廣播電視大學文件”。
2、發文字号由發文機關代字、年份和序号組成。發文機關标識下空2行，用3号仿宋體字，居中排布；年份、序号用阿拉伯數碼标識；年份應标全稱，用六角括号“〔 〕”括入；序号不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
3、盡管《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》就“發文字号”的用法、格式、标準，都作出了明确的規定，但是，“發文字号”在實際應用中，仍然存在不規範的問題，如病例一“×市電大學發（2001）008号”和病例二“滬教紀［2003］8号”。發文字号上常見的問題有以下幾個方面。
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