工作忙事情多，着急用時電腦不給力，臨時接到傳來文件、反複修改的材料、辦公桌上文件堆積如山、電腦上存放的文件亂七八糟、存放的沒有規矩、硬盤不夠用、一個文件複制了很多份、存了一大堆無用的文件、越着急越出錯。

以上這些情況，多半出現在電腦文件管理過程，不僅影響了工作效率和工作質量，甚至占用我們的休息時間。

那麼如何管理好電腦文件呢？今天，以我的電腦文件管理為例，和大家交流。不妥之處，敬請批評指正。

我們先對比一下同事的電腦桌面和我的電腦桌面。

上面展示的是同事的電腦桌面，大約有100個左右的文件放在電腦桌面上。

我們不禁要問，這得需要多長時間才能找到想要的文件？

找不到文件帶來的傷害，不僅僅是時間上的損失，還有會拖延甚至放棄我們的完美計劃。

當我們頭腦中有個好點子，但找不到想要的文件，幾分鐘甚至更長時間後，挫敗感會湧上心頭，隻好放棄這個想法。

那要怎麼樣管理好電腦文件呢？我個人按照以下6個步驟進行管理。

一、硬盤分區分類存放

每一個分區存放規則要十分清晰，一般電腦分四個區，C區用來存放系統文件，D盤用來放置工作文件，E盤用來安裝軟件、存放臨時中轉文件，F盤用來放備份文件或長期不用的文件，不同的文件不要亂放。

如下面兩圖：我根據文件的運用頻率，将文件夾進行排序，這樣一眼就能看到想用的東西。當然，還可以在桌面建立總文件夾的快捷方式。

二、子文件夾不宜過多

盡量扁平化，文件不要放得太深，一般從磁盤開始最多3層為宜。特别大的文件最好單獨存放，比如一個5G大的視頻，單獨存放時既方便備份也容易找到。

三、文件夾不漏不重，命名簡潔

所有的事項都有相應的文件夾對應，既不漏掉也不産生重複。如果不好歸類的話，我們可以設置一個其他文件夾。命名要簡潔，從命名時就很容易看出裡面是什麼材料，而不是必須進去後才知道。

四、文件數量不宜過多

每個文件夾下面文件數量20個以内為宜，如果一個文件夾裡面隻有一兩個文件，而另一個文件夾有文件200個，就說明不太合理，将太少的文件夾合并，将多的文件夾分開，或者按年、月、時間等分開。

五、要經常整理文件

電腦文件就像家一樣，要勤打掃，勤收拾，在使用一段時間後，東西會越來越多，越來越亂，更換電腦、多人共用一台電腦，都需要整理電腦，過期不用的可以删除，需要長期保存的用移動硬盤備份。

六、定期備份

養成定期備份的好習慣，一般重要的東西，可以在辦公電腦上存一份，移動硬盤上存一份，網盤上存一份，備份時要寫明備份的時間等信息，并妥善保管備份設備。一般情況下，重要文件一周備份整理一次為宜。

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