一

本篇依據現實施版《黨政機關公文格式》 GB/9704-2012和《黨政機關公文處理工作條例》這兩位“公文格式大家”來解讀公文“附注”四個問題：

“附注”的格式、形式、作用及特殊用法。

兩位“公文格式大家”分别有言：

（十四）附注。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。

7.3.6 附注 如有附注，居左空二字加圓括号編排在成文日期下一行。

這兩句話精準總結了公文“附注”的格式、形式、作用。

01 “附注”的格式

附注格式主要有三個點：成文日期下不空行，直接編排附注；前空兩字；使用一對括号括起來。如下圖~

需要注意：附注與公文正文使用相同的字體字号，為仿宋3号字。

02 “附注”的形式

一般的形式有：

（此件公開發布）、（此件主動公開）、（此件依申請公開）（此件不予公開）、（此件發至省軍級）、（此件發至市地級）、（此件發至縣團級 ）、（此件發至鄉鎮級）、（此件不得翻印）、（此件可見報）......

附注的标注形式不應當出現“附注：”，比如：“（附注：此件主動公開）”是錯誤的，正确的形式是“（此件主動公開）”。

03 “附注”的作用

附注的作用即是公文發送、閱讀、傳達範圍及執行時需注意的事項。

既如此，有的公文将聯系人及聯系方式在附注位置出現，正确否？

二

有的公文附注中的内容會有（聯系人：李小四 15388888888），顯然并不符合以上規定，那妥否？

這類形式如果出現在請示、函或意見公文中是正确的，我稱它為附注的特殊用法。

“附注 ”列為公文要素之一的規定是1987 版《國家行政機關公文處理辦法》，但并沒有定義 、用法方面的規定。

直到 2000 年國務院發布《國家行政機關公文處理辦法》，規定了附注的形式 ：

“公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括号标注”；

“‘請示’應當在附注處注明聯系人的姓名和電話”。

而現實施版（2012年 如本文開頭介紹）公文國标格式，又拿掉了“‘請示’應當在附注處注明聯系人的姓名和電話”這句話，有人就誤以為“請示”不用再加附注 。

實際上，“請示” 在附注處注明聯系方式， 方便了上級機關在處理請示事項時向請示單位了解詳細情況，能夠第一時間找到請示單位， 确保公文的處理效率。因此 ，“請示”加附注用以注明聯系人和電話是十分必要的。

在實操過程中，當“意見”為上行文時，當發信函格式文件時，亦建議增加聯系方式到附注中。

而一般意義上的通知類公文出現聯系人及其電話時，一般将其編排在正文之中，不标注在附注處。

以上，

祝好。

推薦：公文格式各要素間7處空行規律：1-2-3

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