日常工作和生活中，我們經常會保管一些公司的機密文件、重要資料，還有儲存賬号密碼、隐私信息等私人文檔。

如何保護這些文檔的安全？如何更好地加密以防文檔洩露？不妨來看看 WPS 提供的解決方案。

01

本地文件的安全

用「文檔加密」上把鎖

貴重的物品，我們會放在保險櫃。重要的合同、報告等文件，我們也可以用 WPS「文檔加密」功能給它“上把鎖”。

① 密碼加密

對文件設置“打開”和“編輯”的密碼後，就算文件被拷走，其他人也無法打開，可以保護我們重要的文件不被随意訪問及篡改。

但密碼一旦遺忘，就無法恢複，所以需要我們妥善保管密碼。如果擔心記不住密碼，可以選擇将文檔開啟私密保護。

② 開啟私密保護

使用 WPS「文檔加密」功能，可以通過「文檔權限」對文件開啟私密文檔保護。

一旦開啟，隻有你登錄自己的賬号才可以查看或編輯這份文件，即方便又安全。

如果需要轉發這份加密的文件給同事，可以選擇“添加指定人”，并設置其他人對文件的操作權限。後續如果對方離職，也可以随時取消授權。

「文檔加密」開啟方式：

文字/表格/PPT 文件：左上角【文件】-【文檔加密】-選擇【文檔權限/密碼加密】

PDF 文件：上方選項卡【保護】-【文檔加密】-選擇【文檔加密】

02

登錄忘了下線

随時遠程查看、管理

用賬号開啟私密保護後，我們的文件就算被外洩，也不能被随意打開。但如果在公共電腦登錄忘記退出賬号，賬号裡的文檔安全如何保護呢？

① 臨時登錄

登錄前，我們可以選擇設定當前設備是否為受信任設備。

在公共場合或借用他人電腦時選擇“臨時登錄設備”，關閉 WPS 或電腦後便會自動退出并清理緩存文件，不怕留下登錄數據和信息。

② 遠程下線

在辦公室的電腦忘了退出賬号，下班回家後，我們也可以用手機輕松管理。

通過「設備管理」可以查看賬号登錄過的所有設備，無論是忘記退出賬号的臨時設備，不再用的老設備，還是發現可疑的陌生設備...随時都能遠程操作管理下線。

「管理設置」進入方式：

手機版 WPS ：點擊首頁左上角，進入【管理設備】。

電腦版 WPS ：右上角【查看在線設備】-進入【管理設備】

03

分享文檔的安全

誰有權編輯 由你說了算

傳輸文件不想反複傳送和下載，可以用 WPS 雲服務的「分享」功能，用鍊接輕松完成分享并實時同步更新内容。

但分享後的文檔如何不被無關的人随意訪問和修改呢？我們可以設置「訪問權限」。

比如僅供大家公開傳閱而不能進行修改的規章手冊，可以選擇【任何人可查看】；再比如發給工作夥伴的資料，可以選擇【僅指定人可查看/編輯】指定範圍分享。

我們還可以自定義分享鍊接的【有效期】以及下載、另存、打印等權限，避免文件後續外傳以及被複制等風險。

當然，已分享的文檔也可以随時修改訪問/編輯權限。打開文檔點擊右上角「分享」，重新選擇【僅查看/可編輯】選項即可。

「權限設置」開啟方式：

點擊文檔右上角【分享】-選擇權限。

04

想随時随地打開？

有安全又便捷的「私密文件夾」

本地的文件可以加密上鎖，但現在我們習慣切換不同的設備快速處理工作。怎麼能既保障文檔的安全，又随時打開所需文件呢？

推薦你試試 WPS「私密文件夾」功能。

① 獨立的文件夾密碼

每次進入文件夾都要輸入密碼驗證登錄。哪怕别人進入你的賬号，也不能輕易打開查看内容。

并且「私密文件夾」還能自動上鎖，忘記關閉電腦，文件夾也會自動鎖定，省心又安心。

② 無痕使用

在私密文件夾裡打開文件，不會在首頁【最近使用】中留下打開過的記錄，也不會被本地緩存。即便把設備臨時借給他人，也不怕在首頁無意洩露信息。

③ 數據獨立存儲

與常用數據隔離，單獨保存隐私數據。

「私密文件夾」開啟方式：

WPS 首頁【文檔】-【我的雲文檔】，即可找到【私密文件夾】

以上，就是 WPS 保護文檔安全的一些解決方案，希望大家既能輕松愉快地享用便捷的服務，也能好好保護重要的文檔資料。

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