先上一張大家都熟悉的截圖

這種格式再熟悉不過吧。有一級編号、二級編号、正文采用三級編号。我們知道，正文部分的編号如果是以1、2、3等方式表達，word能自動完成。但正文象這種采用多級編号來表達又怎麼處理呢？

我見過太多的人現在還采用純手工的方式輸入編号。文檔這東西，一次性過稿的機率有多大呢？就象這個實例，上級審閱後指示在5.1.1前邊再加一條......

我不多說了，我們一起來回味一下。設想一下有N條需要修改。

好吧，好不容易加上了，編号也手動改好了。再次審閱後，領導還要在第五章前邊加一章，第五章就順延為第六章。那麼5.1.1就是6.1.1，5.1.2就是6.1.2。那要是後面還有N章呢？

我經曆過，可謂痛之深，恨之切。你能看到這裡，我相信絕對地感同身受。

但是，如果這樣修改呢？

為了體現效果，段落内容我進行了删減。

領導要在前邊加一章，并删除現在的第5.1.3段落。

不管是新增還是删除段落，後面的編号全部自動更新，有沒有一種輕松的感覺。

要實現這個操作，必須要知道word的兩樣法寶：樣式和多級列表。這兩樣法寶都在“開始”菜單下。

樣式可以新增，除了内置的樣式外都可以删除。

在這裡我們要新增一個正文樣式，word内置的正文樣式不用理會。新增樣式的名稱随意，我取名為“編号正文”。一級标題和二級标題就采用内置的“标題1”和“标題2”樣式。

點擊“創建樣式”

輸入一個名稱，點擊“确定”

樣式庫中已成功添加創建的樣式

點擊多級列表圖标，再點擊“定義新的多級列表”

我的标題都不打算縮進，可以一次性設置所有标題的縮進。

點擊“設置所有級别”，把該對話框中的值都設為”0“，點擊”确定“。

第一、二級分别鍊接到标題1、标題2，第三級鍊接到我們剛才創建的“正文編号”。

各級标題都在“編号之後”下選擇“空格”

确定後在樣式庫發現“正文編号”樣式已添加編号，幫助我們預覽樣式。

樣式的應用非常簡單，在輸入内容的時候直接點擊“樣式庫”中的樣式就可以了。

如果在已經輸入完成的文檔中應用樣式，光标定位的段落中任意位置，再點擊樣式庫中的樣式即可。

因為我在前邊已經有了三個章節，所以本章是從第四章開始。

通過這種方式添加的編号，完全杜絕了因為後期更改文檔内容而産生的編号混亂的情況。我們要做的就僅僅是輸入文檔時點擊一下鼠标。或者鍵盤：tab和shift tab

tab和shift tab是什麼鬼？

鍵盤進行升降級更方便。所謂升降級，就是對标題的級數進行升降操作。有時候難免要把一級标題降為二級标題。

請記住兩個快捷鍵：tab:降級操作；shift tab:升級操作。

比如現在我要把4降為二級标題，前邊是第三章，那麼4降級後就是第三章下的二級标題，即3.1

鼠标操作：

鍵盤操作：點擊需要升降級的編号。tab或shift tab可快速操作。

剛才說到第一章、第二章等編号。實際上文檔中是以1、2等數字表示的。能不能讓标題直接生成第一章、第二章等樣式呢？換一種說法，能不能把文檔中已經設定完成的編号一次更換呢？把一級标題統一更換為第N章。

不好意思，我能！

進入定義新多級列表，選擇此級别的編号樣式為一、二、三（簡）

在“一”的兩側分别輸入“第和章”字

二級好象不對

勾選“正規形式編号”，即可正常編号，第三級同樣操作。

确定以後，文檔中的一級标題已更新。

樣式對文檔内容起絕對的約束作用。隻要應用了樣式，我們要更改文檔格式就可以通過樣式的修改快速完成。現在，我要取消所有正文的縮進。正文我們統一都應用的“編号正文”樣式，所以對“編号正文”樣式進行更改即可。

要進行批量更改，我們得了解下word的快速選擇功能。

在樣式庫的旁邊，有一個“選擇”按鈕，點擊後下拉中有一個“選擇格式相似的文本“選項，記住它。後面的操作将應用這個選項。

在樣式庫”編号正文“樣式右鍵，選擇”修改“。

點擊“格式”，這裡能對樣式的字體、段落、制表位等進行設置。我們點擊“段落”即可。

在“特殊”選項下，我剛才設置的是“首行”，縮進量為“2字符”，現在我設為“無”，點擊确定。

我們發現，正文并沒有應用我們的修改，仍然是首行縮進狀态。這時就要用到剛才說的“選擇格式相似的文本”選項了。

光标定位于任意正文段落，執行“選擇格式相似的文本”選項，即選中了整篇文檔的正文。

鼠标點擊一下樣式庫中的“編号正文”樣式。可以看到，正文已經全部取消了首行縮進。

同理，對各級标題的更改都執行相同的操作。

養成文檔應用樣式的習慣，不僅解脫了我們編号的苦惱。而且有利于我們執行批量選擇，幾百頁上千頁的文檔，如果要一個個地選擇也相當麻煩。

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