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秘書溝通技巧

生活 更新时间:2024-07-29 13:15:49

——歡迎大家來到“辦公沙龍”!!!

秘書溝通技巧(辦公室秘書基本功)1

1.敬酒不說話,你的身體就白傷了

敬酒是宴請活動的關鍵一環,關系到宴請的氛圍,更關系到能否在酒桌上達成主人的願望。敬酒有很多規矩,諸如“先整後零,先長後幼,先主後次”之類,但我想把那些複雜的規矩和講究放到稍微靠後的位置說。

因為在我看來,隻有懂得“會說話比能喝酒更重要”這個道理,才算是理解了敬酒的精髓,辦公室同志們寫文章不都要先“提高認識”才能“狠抓落實”嘛。

我注意到,在宴請活動中,很多時候辦公室小白們存在這樣一種情況:有些人給人敬酒時态度很端正、酒風很豪爽、個性很直率,端着酒杯沖到被敬人面前,一飲而盡,旋即返回座位,一句話也不說。

有些人強那麼一點點,知道開口講話,但也隻不過是冷不丁突然冒出一句“我敬你!”,把人吓一大跳。這種人一般生性耿直善良,值得尊敬,但類似的“隻管喝酒不管說話”的敬酒方式多少存在瑕疵,常常令我感到惋惜,這好酒量啊,白瞎了,很有可以改進的空間。

還有些人平時伶牙俐齒,在宴請時卻容易嘴拙,特别是剛出校門沒多久的年輕人,面對一桌前輩或領導,常常支吾半天也說不出幾個字,隻能幹啊幹啊,搞得酒桌上一圈人相顧無言,很冷清,不能不讓人有點掃興,甚至懷疑你的表達能力。

從怎麼看到怎麼辦,要确定怎麼樣的方式敬酒最好,我們先來研究一下熱火朝天的敬酒到底是為了什麼。

首先,敬酒并非為了喝酒。美酒固然讓人向往,但在公務活動的餐桌上,敬酒絕不是隻為了喝下那一杯一杯的液體。此時,酒不是飲料,酒是興奮劑,能讓少言寡語變成口若懸河,談興更濃;是潤滑劑,能讓矜持和羞澀變得神采飛揚,情感更近;是催化劑,能讓受縛的思維變成脫缰的野馬,靈感更強。

放到曆史的縱深下去看,曆史的變遷,朝政的更疊,官商的盛典,民間的喜慶都與飲酒息息相關,有以酒謀事的,杯酒可以起反意,杯酒亦可釋兵權;有以酒息事的,杯酒可以化幹戈為玉帛;有以酒論事的,煮杯青酒論英雄,天下英雄唯汝與君矣!你看,敬酒難道是為了喝酒嗎?

我總結,宴請中敬酒的目的無非有二:

第一是求人;本來人家職務地位在你之上,之前又素無交情,憑什麼你一張嘴就要幫你呢?隻有喝了你敬的酒,吃了你請的飯之後,畢竟是吃人嘴軟拿人手短,不敢說把他拉到了和你平起平坐的位置,但至少得認真聽你說話,拿正眼瞧你了。

第二是交心;生人初見、好友重逢、兄弟情深,兩個小菜一吃,二兩小酒一喝,粗茶淡飯,濁酒一壺也能夠酒酣耳熱,說不盡、道不完的惺惺相惜、兄弟情深。

無論哪種情況,若是喝酒不說話,别人就接收不到你的心意,領悟不到你的想法和目的,能行嗎?

既然人人都心知肚明,知道喝酒有目的,喝了酒,就不必拘束,該說就說,否則喝得面紅耳赤甚至癱倒在地,鑽了桌底,别人還是不知所以、莫名其妙,留不下印象、完不成任務、做不了工作,酒豈不是白喝了,身體豈不是白傷了!

而且我始終認為,喝酒要說話,并不是一種功利主義和利己主義,也沒什麼不好意思、面紅耳赤的,畢竟公務活動宴請不同于私誼,不是為了滿足口腹之欲,也不是為了談天說地閑扯吹牛,喝了酒就要為單位做貢獻。因此,大可不必有什麼道德壓力。

但要注意,喝酒說話,不是讓你在酒桌上一本正經地拿出方案或者合同去談工作,而是要多說增進雙方了解、融洽雙方感情的話,喝酒的時候,拉近的是距離,培養的是感情。

要以閑話為主,正事為輔,無論是抱有怎樣的目的,酒喝到位了,感情就到位了,事情自然而然也就到位了,别人既然能放心跟你喝酒,也就沒有什麼防備了。

秘書溝通技巧(辦公室秘書基本功)2

2.不落俗套的敬酒話術

網上或者一些暢銷書經常會總結一些敬酒時常用的客套話和敬酒詞,還有人曾經出版了《祝酒詞大全》,厚厚一本,擁簇者也不少,上面總結出一些所謂的敬酒“金句”,諸如“激動的心,顫抖的手,我給領導倒杯酒,領導不喝嫌我醜”,又或者“路見不平一聲吼,你不喝酒誰喝酒”,那麼,按照書裡這樣教的敬酒行不行?

我覺得不行。原因有兩條,一是說這種話很容易顯得油嘴滑舌,聽上去更像是村野匹夫之間的喝酒劃拳,不夠真誠,檔次不高;二是沒有信息含量,說來說去還隻是為了多喝幾杯酒,或者多灌别人幾杯酒,空洞無趣,話裡既沒有你自己,也沒有你要敬的人,更沒有要說的事情,哪能有多大效果呢。

我很不提倡、自己也不擅長這種俚語式的敬酒方式,不可否認,它對活躍酒桌氣氛有一定的效果,或許能博得對方一笑,但這樣的話不走心、不過腦,效果堪憂。我提倡的敬酒語,應當是真誠的、具體的、實際的,總體來說,大概有以下幾種說話方法。

自我介紹法

你想啊,敬酒時,如果别人都不認識你,根本不知道你是哪根蔥,憑什麼喝你的酒。所以說,端起酒杯走到别人面前,先别着急把酒灌進喉嚨,而是應當先介紹自己,叫什麼名字,在什麼單位,怎麼會出現在這,是以什麼身份參加活動,等等,至少讓别人先對你有個基本的了解和認識,留下一點印象。比如,你可以這樣說:您好啊,幸會,我是辦公室我,主要負責對外聯絡工作,歡迎您到我們單位來,有什麼需要請您随時吩咐,我敬您一杯酒之類。

回顧淵源法

如果雙方不太熟悉,可以根據你掌握的情況回顧一下雙方單位之間、你和對方之間、你和對方單位之間、你和對方家鄉之間、你的家鄉和對方家鄉之間林林總總千絲萬縷的淵源,也就是聯系,縮小雙方之間的距離感。比如,對方單位在武漢,你可以說:武漢是個好地方,我大學就是在武漢讀的,至今懷念啊,我們大學在武昌,你們單位是在漢口還是武昌?這樣很容易就與對方攀談起來。

表揚贊美法

愛聽好話是一種基本的人性,在酒桌上這種氣氛熱烈的歡樂場合,說點好話當然是應該的,也是不能少的。“感謝各位領導來到我們單位,為我們增輝添彩,您好像大海,您好像泰山,我給各位領導端起這杯酒,祝各位領導乘風破浪去追求更幸福,煙消雲散走向最高峰。”這樣奉承的話行不行?正如前面說的,這樣的話還是少說慎說,實在是太空、太虛、太赤裸裸,你應該結合實際情況對對方的人品、工作、能力等實際情況予以贊揚。比如,您今天上午在座談會上的發言确實很精彩,站位高、邏輯清、言辭美、容量大,讓我受益匪淺,真是值得認真學習好好品味呢。這樣結合實際來贊美,句句戳在别人心窩上,又顯得誠懇真實,比一味奉承不知道要高明到哪去了。

感謝預祝法

懂得感恩的人誰都喜歡,酒桌又是表達這種感情的絕佳場合。可以感謝對方對自己工作的支持、對個人的幫助,祝願對方工作順利、生活順心,也可以祝願雙方單位合作愉快、開花結果。比如,您給了我很多關心和幫助,敬您一杯酒表示感謝。或者,幹脆、直接地祝福領導工作順利、萬事如意也是一種辦法。

直抒胸臆法

前面做了些鋪墊,雙方逐步熟絡起來之後,就可以适時地說一些與工作有關的話題了。如果是談幫助,就說:我們在××問題上遇到了一些問題,還得仰仗您的幫助,還請您支持我們;如果是談合作,就說:今天的活動是個好的開端,我們今後還要進一步加強聯系,後續的一些細節問題,過段時間我去拜訪您,咱們繼續溝通!如果是談問題和困難,就說:這個項目在分工上還有些不完善,還需要我們繼續溝通,通力合作,克服困難。

旁敲側擊法

有時候現場比較混亂,不适合直切正題,也可以先隻管喝酒,先暗示對方:關于這個事情有幾個具體的情況找機會還想跟您單獨彙報一次,您看您什麼時候比較方便?初步敲定時間,到時候再登門繼續溝通。

竊竊私語法

我發現,敬酒時說話有個小竅門,竊竊私語比聲如洪鐘管用,一來竊竊私語不會喧賓奪主,不會引人側目;二來竊竊私語時,兩人之間顯得更加親近熟悉,有些“大能人”一邊跟人竊竊私語一邊拉住對方的手,好像酒桌上就屬他倆關系最好了,這樣一來效果更是杠杠的。

秘書溝通技巧(辦公室秘書基本功)3

3.展現你的有規有矩和得體大氣

說完了敬酒詞這一敬酒的核心問題,再來聊聊其他規矩。在酒桌上,隻有遵循這些規矩,才能展現你的有規有矩和得體大氣。

代酒問題

有些人自以為忠心耿耿、長袖善舞,在酒桌上喜歡擅做主張幫領導代酒。别人剛站起來要敬領導一杯,他就噌地一下從位置上蹿了出來,要幫領導代酒。喝完之後還沾沾自喜,認為是犧牲了自己保全了領導,忠心耿耿日月可鑒。

不能否認,幫領導代酒,出發點可能是好的,畢竟你是為領導身體着想。但一旦把握不好,也很容易事與願違。首先,你幫領導代酒,對方可能會不開心,這很好理解,我敬領導的,你個毛頭兵瞎摻和什麼;其次,甚至領導自己也不一定高興,畢竟淪落到需要下屬代酒的地步,不就是認輸了嗎?我曾經見識過一個小領導想給一位喝得差不多的大領導代酒,大領導毫不領情,當面呵斥。

所以我建議,一般如果沒有領導的暗示,不要輕易代酒。自己職位卑微,記得多給領導添酒,不要瞎給領導代酒,就是要代,也要确認領導确實想找人代,還要裝作自己是因為想喝酒而不是為了給領導代酒而喝酒。

比如領導不勝酒力,可以通過旁敲側擊把準備敬領導的人攔下。誰敬你的領導,他們喝完以後,你馬上回敬他,而且要多。總之,你用比對方更多的量,去敬對方的領導,而不是傻愣愣地要幫領導喝酒,這才能在不失體面的情況下,達到保護領導的目的。

禮儀問題

宴請時喝酒有一些約定俗成的規矩,如果你顯得門清,别人會覺得你“會來事”“大氣”,如若違反,會讓人覺得你有些“愣”“呆”。

比如,領導相互喝完才輪到自己敬酒;敬酒一定要站起來,雙手舉杯;可以多人敬一人,決不可一人敬多人;自己敬别人,如果不碰杯,自己喝多少可視乎情況而定,比如對方酒量,對方喝酒态度,切不可比對方喝得少,要知道是自己敬人;端起酒杯右手扼杯,左手墊杯底,自己的杯子永遠低于别人;如果沒有特殊人物在場,碰杯最好按時針順序,不要厚此薄彼。

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