[PConline技巧]不知不覺一年又過去了，相信很多小夥伴都在趕做年終報告。年終報告中數據和圖表的份量很重，尤其是一些統計類目，往往要花上很長時間。如何更快更好地完成年終報告呢？從本期開始，我們将陸續向大家介紹一些年終報告裡常會用到的小招式，助力你的年報順利過關！

1. 一鍵找出兩列差異值

　　年終報告中常常需要對兩列的數據進行核對，如何快速找到差異值并将其标記出來呢？

　　具體操作如下：

　　1） 選中兩列數據，然後按下快捷鍵Ctrl \；

　　2） 點擊“開始”→“字體”→“填充顔色”，随便挑選一個背景色，這樣兩列的差異值就被自動标出了；

一秒标出差異值

2. 快速找出表格中的重複值

　　如果要查找的不是差異值，而是重複值，那麼就可以試試下面這個方法了。

　　具體操作如下：

　　1） 選中要查找的數據區域；

　　2） 點擊“開始”→“樣式”→“條件格式”，在彈出菜單中選擇“突出顯示單元格規則”→“重複值”。和上例一樣，Excel會自動将重複值單獨标出，方便我們進行進一步核對；

一鍵标出數據表中重複值

3. 雙擊的“秘密”

　　雙擊在Excel中，并不僅僅是編輯單元格内容的含義，比方說我們也可以用它來——移動光标。

　　1） 快速移至表格底：将光标懸停到當前單元格下沿，待光标變成“十字黑花”時雙擊，光标會瞬間移動到表格底；

　　2） 快速移至表格側：将光标懸停到當前單元格一側，待光标變成“十字黑花”時雙擊，光标會瞬間移動到表格一側；

快速移動到表格底

4. 快速輸入“‰”

　　Excel并沒有提供“‰”鍵位，很多小夥伴都是借助輸入法自帶的小工具完成，費時費力。這裡教給大家一個小技巧，隻要輸入時按下快捷鍵“Alt 41451”，即可直接在當前位置生成一個千分号符，比輸入法小工具方便多了。

一鍵輸入千分符

5. 3秒批量修改表格标題

　　Excel中批量修改文字格式要比Word麻煩很多，通常我們都是借助格式刷完成，費時費力。其實這裡還有一個更讨巧的辦法，即借助“查找”功能實現。

　　具體步驟如下：

　　1） 打開要處理的文件，Ctrl F調出“查找與替換”對話框；

　　2） 在“查找内容”中輸入要修改格式的單元格内容，點擊“查找全部”按鈕；

　　3） 在結果列表中點擊第一個搜索結果，Ctrl A全選，然後修改文字格式，此時所有的同類型文字就全部完成格式更新；

借助“查找”批量修改格式

6. 嗯！通常我都是這麼“合計”的

　　很多表格都有“合計”字段，雖然Excel也提供了單獨的合計按鈕，但操作依然麻煩，那麼“合計”有沒有更快的解決方式呢？

　　具體步驟如下：

　　1） 選中要處理的表格；

　　2） 直接按下快捷鍵“Alt =”，瞬間Excel就會自動完成橫縱位的合計計算，一秒搞定；

最快的“合計”計算法

7. 1秒将所有數值縮小100倍

　　将表中數值全部縮小100倍，通常會用公式完成，但這個工作量很大且容易出錯。其實批量縮放數據，可以試試下面這個辦法，更加高效！

　　具體步驟如下：

　　1） 在表格下方輸入你要縮放的倍數，比如“100”，Ctrl C複制該單元格；

　　2） 選中要處理的數據，右擊并執行“選擇性粘貼”；

　　3） 在彈出面闆中選擇“運算”→“除”，然後點擊“确定”按鈕，這時所有的數值都被統一縮小100倍了；

統一縮小原數值

8. 常用輸入的快捷鍵

　　百分比、當前日期、人民币符号……，這些輸入本身并不複雜，但卻會占用用戶很長時間。其實在一些輸入量較大的場合，我們也可以借助Excel快捷鍵來完成這些錄入，一鍵一個非常方便！

　　1） 轉換百分比：選中單元格，按下快捷鍵Ctrl Shift 5，一鍵轉化為百分比；

　　2） 當前日期：選中單元格，按下快捷鍵Ctrl ；，一鍵添加當前日期；

　　3） 人民币符号：選中單元格，按下快捷鍵Ctrl Shift 4，一鍵添加人民币符号；

常用輸入快捷鍵

9. 分散表格快速合并到一個表

　　日常的表格都是分散存放的，進行彙總統計時會很麻煩，那麼如何将分散的表格合并到同一個表呢？

　　具體步驟如下：

　　1｝ 首先将待合并Excel文件拷貝到同一文件夾内，并按前後順序重新命名（如1.xlsx、2.xlsx、3.xlsx……），注意文件夾内不要放置無關的文件；

　　2｝ 新建一個空白文件簿，點擊“數據”→“獲取數據”→“自文件”→“從文件夾”，選擇剛剛設置好的文件夾，稍後在彈出的預覽窗格中點擊“組合”→“合并和加載”；

　　3｝ 點擊要合并的工作表（本例為“Sheet1”），點擊“确定”按鈕；

　　4｝ 稍等片刻，表格内容會合并到一起。但仔細觀察，原本月份列中的“1月、2月、3月……”被錯誤識别成了“2019/1/1、2019/2/1、2019/3/1……”，接下來我們去修複它；

　　5｝ 将光标定位到“2019/1/1”，然後點擊“查詢工具”→“編輯”，調出Power Query編輯器；

　　6｝ 全選錯誤列，将數據類型由默認的“日期”改為“文本”，彈出對話框裡點擊“替換當前轉換”；

　　7｝ 待月份恢複正常後，點擊“替換并上載”返回Excel；

　　8｝ 删除左側文件名列，再對表格做一下簡單修飾即可；

分散表格合并到同一表格内

10. 多個工作簿切換别用Alt TAB了！

　　做年報都是拼手速，有沒有發現你所用的Alt TAB很容易出錯，且會經常把Excel外的程序包含進來？其實快速切換多個Excel工作簿，我都是使用Ctrl TAB的。好不好用，自己試試就知道了！

切工作簿用Ctrl TAB效率更高！

寫在最後

　　年報制作是一個細活兒，不是一朝一夕就能搞定的。今天咱們先從效率篇入手，幫大家把年報制作效率提上來。從下一篇開始，我們會介紹一些圖表的處理原則，解決年報制作中的困擾！

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