會議記錄，是會議内容和過程的真實憑證，原始憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄所形成的文件資料，是以後回顧已讨論過的事務時，可查閱參考并能了解為什麼采取了某些決定，是形成會議紀要、執行會議形成決議、決定的主要依椐。因此，作為一個文秘人員，在會議中做好記錄，是基本職責，也是重要職責。是文秘人員必須要掌握的基本技能和最重要的工作之一。

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一、會議記錄，會前準備工作要做好。​

（一）在開會之前提前到達，并安排好用作會議記錄的地方位置。

會議記錄員一定要比與會者提前到達，一方面可以協助其他會務人員做好會前布置工作，更主要的是可以先定定神，找到合适的記錄的座位，檢查記錄準備情況。

記錄員一般都要坐在工作人員的位置，所以，一般處于相對“偏”“遠”的地方。但有經驗的記錄員，比較會挑選位置，既不能讓人誤認為是與會者的身份，又要便于聽清楚發言人讨論會議的内容。這點是經驗之談！

（二）準備足夠的筆，鉛筆，一般都要備三、二支，隻有一支筆，肯定是不行的，很多小白記錄員都吃過這個虧，正在忙着記個不停時，筆突然沒水了！會議專用記錄簿（紙），也是必不可少的。

（三）準備錄音機、錄音筆等或者你随身攜帶的手機，也可作為補充記錄工具。如果沒有，重要的會議記錄，遇到記錄跟不上時，你往往就會感到後悔。

二、會議記錄的要求​

（一）完整。會議記錄必須要體現會議的實際進程，要将所有要點完整記錄下來，不能有遺漏。

（二）簡要。會議記錄，不同于一份詳細報告，而是将會議進程以簡明扼要的形式表達出來即可。

（三）快捷。會議記錄，可以說也是個“技術活”，你要練就速記的功夫！還有“回放”的記憶功能！否則，很容易記得手忙腳亂，“借”手不及。

（四）準确。會議記錄應做到條理清楚，内容表述要準确無誤，不能含糊，更不能有任何内容錯誤。

三、會議記錄的方法以及内容。​

（一）記錄初步達成意見或決議。文秘人員做會議記錄時，必須從速記下每項通過的意見和決議。措辭準确，忠于原話。特别是意見的提議者！附議者的姓名則不必逐字記下，但要記下贊成和反對決定的全部論據。

（二）整理及時。會議後應馬上将會議記錄整理，寫完。叙述應以第三人稱。順序如下。

1、會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。

2、與會者姓名，主要領導、主持人的名字寫在最前面，并依次寫下其他與會者的名字。

3、列席人員、缺席人員、請假人員等。

4、上次會議記錄（宣讀）。這一步很多會議都已省略。比如會前這份會議記錄已傳閱過，并且全體成員都已同意，那麼這一步就可以省略了。如果某一成員指出記錄中的一個錯誤，經會議批準，會議主持人或文件簽發人同意，文秘人員可以在會議記錄中改正這些錯誤，會議記錄已經簽名，任何地方原則上都不能再做改動。

（三）、會議議而未決的問題。

（四）下次會議日期。如果暫無法确定，也可以不标明。

（五）簽名确認。記錄員簽名。主持人在會議記錄上簽名确認。如有改動，記錄員在主持人修改過地方簽上名後，亦應簽名确認。這一步往往也被省略了。會議記錄往往隻有記錄員簽名。但從嚴格規範的要求來說，必須是這樣操作的。

四、會議記錄存檔。​有些重要會議對今後的工作至關重要，對于這類會議應該迅速的建立專門的檔案。包括與會者的姓名，聯系地址，會議記錄，會議紀要，會議的組織情況和其他有關資料。這種檔案不僅便于查驗，而且對組織下一次會議也有參考價值。甚至對今後工作會有重要的曆史參考價值和指導意義。

五、發會議紀要和簡報。​

會議記錄以後，除了一些簡單一般性的研究事務性工作的會議外，一般都要求整理會議紀要。一份完整的原始會議記錄，是做好會議紀要的重要前提。有些會議還要求要發簡報。至于這個問題，下次再專門叙述。

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