此次财務供應鍊系統結賬包括供應鍊結賬、固定資産結賬、應收款管理結賬、應付款管理結賬、總賬結賬 5 個步驟。針對 XX 公司财務供應鍊項目結賬過程中遇到的問題我們加以整理形成專題方案,所以結賬指南我們從這 5 個方面進行描述。希望大家在學習完本文檔後了解金蝶 K3 财務供應鍊的結賬過程,在結賬過程中及時規避一些常見問題,積極的推進結賬進度。
本文檔的結賬流程根據 XX 公司财務供應鍊項目 1-5 月結賬主流程進行編制,由于時間倉促,如有遺漏請大家及時反饋。
1.1 供應鍊期末結賬
截止本期核算單據的處理,計算本期的存貨餘額,并将其轉入下一期,同時系統當前期間下置。期末結賬前,會對本期的核算單據進行檢查,從而判斷物流業務是否已處理完整,若不完整,會給出相應的提示,并可在該模塊聯查相關的序時簿和報表。
1.2 固定資産期末結賬固定資産期末結賬是指在完成當前會計期間的業務處理後,将當期固定資産的有關賬務處理如折舊或變動等信息轉入已結賬狀态,即不允許再進行修改和删除,并進入到下一期間,開始新業務的處理。
1.3 應收款管理期末結賬當本期所有操作完成之後,如所有單據進行了審核,核銷處理,相關單據已生成了憑證,同時與總賬等系統的數據資料已核對完畢。在上述過程完成後,進行期末結賬工作。期末結賬處理完畢,系統進入下一個會計期間。
1.4 應付款管理期末結賬當本期所有操作完成之後,如所有單據進行了審核,核銷處理,相關單據已生成了憑證,同時與總賬等系統的數據資料已核對完畢。在上述過程完成後,進行期末結賬工作。期末結賬處理完畢,系統進入下一個會計期間。
1.5 總賬期末結賬當期憑證全部錄入完畢,并且與上述系統對賬無誤後,就要進行期末的賬務處理和結賬了。
2.結賬流程3.注意事項及要求3.1 結賬準備3.1.1 物料科目檢查
不同分組的物料科目代碼與總賬科目代碼一緻。
我們在設置憑證模闆的時候,一般會把科目來源,設置成單據上物料的科目代碼(例:圖-1)。為了保證生成憑證的準确性,在結賬前一定要檢查各物料分組對應的物料存貨科目代碼、銷售收入科目代碼、銷售成本科目代碼是否正确。
圖-1
物料的存貨科目、銷售收入科目、銷售成本科目根據物料分類的不同會有所不同。比如:“原材料”分組的物料,其對應的存貨科目代碼是“1403 原材料”,銷售收入科目代碼是“6001.02 主營業務收入-材料銷售收入”,銷售成本科目代碼是“6401.02 主營業務成本-材料銷售成本”;“産成品”分組的物料,其對應的存貨科目代碼是“1405 庫存商品”,銷售收入科目代碼是“6001.01 主營業務收入-産品銷售收入”,銷售成本科目代碼是“6401.01 主營業務成本-産品銷售成本”。多數情況下,物料的原材料、庫存商品分組會下設更明細的分組,财務人員在設置原材料、庫存商品等科目的時候,會下設二級明細科目。這樣的話,為了保證憑證和出入庫記賬的一緻性,我們必須保證物料科目代碼的準确性。
物料的管理,多數情況下,權限歸屬是業務部門的人員,他們對科目并不太重視,即便我們規定了物料新增時需要錄入準确的科目,但是實際的工作中也難免會出現錯誤,所以生成憑證前一定要進行檢查。
(那我們能不能按照物料的分組對物料的科目代碼設置為默認值呢?答案是:在 K3wise 和 KIS 旗艦版是不行的。這個功能在 KIS 商貿版和專業版其實是可以的。)
如何對物料的科目代碼進行快速檢查呢?我們可以在物料管理界面,針對不同的物料分組,設置不同的過濾方案(例:圖-2),以便快速檢查錯誤。設置方案時要注意:比較值、邏輯、括弧。
圖-2
3.1.2 檢查未審核的庫存單據供應鍊期末結賬要對本期所有的出入庫單據進行成本的核算。結賬人員要檢查所有未審核
的庫存類單據,并不包含物流單據(如采購申請、采購訂單、銷售訂單等)。
庫存類單據分别有入庫類、出庫類和調整類 3 種。入庫類的單據包括:外購入庫單、産品入庫單、其他入庫單、盤盈入庫單;出庫類的單據包括:銷售出庫單、生産領料單、其他出庫單、盤虧出庫單;調整類的單據包括:調撥單、批次調整單、MTO 數量調整單。
檢查時,可以通【供應鍊】-【存貨核算】-【期末處理】-【期末結賬】中的【查看】(圖-3),選擇“本期未審核的庫存單據”和“本期未審核的 MTO 數量調整單”快速定位本期未審核的單據。批次調整單需要到單據的維護界面進行過濾。
圖-3
3.1.3 檢查未審核未勾稽的采購發票系統中已經生成的采購發票,全部審核并勾稽。
建議:采購發票通過外購入庫單下推生成;在采購管理系統參數中勾選:“發票審核時自動勾稽”、
“與入庫單相關聯的發票勾稽時自動勾稽”。
檢查采購發票是否有未審核的單據,在【供應鍊】-【采購管理】-【采購發票】-【采購發票-維護】中,将【事務類型】選擇“購貨發票”,【時間】選擇“本期”,【審核标志】選擇“未審核”,其餘選項選擇“全部”(圖-4),點擊【确定】進入序時簿查看。
圖-4
檢查采購發票是否有未勾稽的單據,在【供應鍊】-【采購管理】-【采購發票】-【采購發票-維護】中,将【事務類型】選擇“購貨發票”,【時間】選擇“本期”,【審核标志】選擇“已審核”,【勾稽狀态】選擇“未勾稽”,其餘選項選擇“全部”(圖-5),點擊【确定】進入序時簿查看。
圖-5
TIPS:
我們在選擇勾稽狀态時,可以看到有一個選項為“部分勾稽”,在本項目中不存在部分勾稽的采購發票。因為在倉存系統未啟用階段時,系統參數中的核算系統選項第 22 條:“外購入庫生成暫估沖回憑證”是啟用狀态(圖-6)。
圖-6
當該參數啟用後,系統是不允許部分勾稽的。即便我們在系統參數中的采購系統選項中(圖-7),試圖啟用部分勾稽,系統也會給予提示(圖-8)。
圖-7
圖-8
3.1.4 檢查未審核未勾稽的銷售發票系統中已經生成的銷售發票,全部審核并勾稽。
銷售發票通過銷售出庫單下推生成;在銷售管理系統參數中勾選:“發票審核時自動勾稽”、“與出庫單相關聯的發票勾稽時自動勾稽”。
檢查步驟參考:3.1.3
3.2 存貨核算存貨核算在供應鍊與财務一體化應用的項目中,其作用非常關鍵。是出入庫單據核算成本的核心,也是業務單據生成憑證的工具。存貨核算處理的順序是先材料後産品,先入庫後出庫。優先級如下:
材料入庫>無源單紅字出庫>材料出庫>自制産品入庫>産品出庫。
3.2.1 關賬每月(_____号)進行關賬處理
供應鍊系統進行關賬之後,其他操作人員就無法在系統中新增出入庫單據和發票,避免因頻繁出入庫導緻核算人員重複做出入庫核算的工作。
關賬功能在【供應鍊】-【存貨核算】-【期末處理】-【期末關賬】中,點擊“關賬”(圖-9)。
圖-9
3.2.2 外購入庫核算本期所有的采購發票全部審核并勾稽。
外購入庫核算是對已勾稽外購入庫單據上成本字段進行重算,數據來源是已勾稽采購發票的不含稅金額和費用發票的不含稅金額之和。本項目費用發票不計入材料成本,單獨在總賬記賬,所以入庫成本不考慮費用發票。(不考慮費用發票的主要原因是,貨物的采購發票都不能及時收到,暫估業務的處理已經對财務造成了壓力,如果再加上費用發票,整個采購業務處理起來就非常複雜了,所以并沒有将費用發票核算到材料的入庫成本裡面。)
打開【供應鍊】-【存貨核算】-【入庫核算】-【外購入庫核算】 ,在【外購入庫核算】界面,點擊工具欄的“核算”(圖-10),提示“核算成功”就可以退出了。
圖-10
3.2.3 存貨估價入賬當期的外購入庫單沒有收到發票,則按照暫估業務進行處理。
打開【供應鍊】-【存貨核算】-【入庫核算】-【存貨估價入賬】進入【暫估入庫單序時簿】,在此界面可以看到所有未勾稽采購發票的外購入庫單。核算人員需要對入庫單的成本進行确認,如果成本有誤,可以雙擊打開外購入庫單進行成本的修改。
3.2.4 紅字出庫核算(無源單)紅字出庫無源單主要有兩種,一是銷售退貨,二是生産退料。如果退回的物料沒有損毀(成
本沒有變化),建議操作人員按照源單下推生成紅字單據,這樣就不需要做紅字出庫核算這一步。
打開【供應鍊】-【存貨核算】-【出庫核算】-【紅字出庫核算】進入【紅字出庫核算】界面,核算人員需要對單據上的成本進行确認,如果成本有無,可以雙擊打開單據進行成本的修改。
3.2.5 材料出庫核算材料出庫核算是對物料屬性為“外購”的物料進行成本的計算。這裡隻需注意一點,保證
核算完成之後,系統提示有且僅有“核算成功”四個字。凡是有多餘提示的,都需要對生成的異常報告進行分析,并解決問題,然後重新進行材料出庫核算直至提示隻有“核算成功”。
打開【供應鍊】-【存貨核算】-【出庫核算】-【材料出庫核算】進入“材料出庫核算向導界面”,選擇“下一步”-“結轉本期所有物料”-“下一步”-“隻寫結轉有誤的物料”-“下一步”。如果顯示“核算成功”(圖-11)則點“完成”進入下一環節。
圖-11
如果顯示(圖-12)則表示成本核算存在異常,根據提示可以在【供應鍊】-【存貨核算】-【期初調整】-【出庫核算異常餘額彙報表】中,查出哪些物料存在異常。存在異常的物料,在【供應鍊】-【倉存管理】-【報表分析】-【物料收發明細表】中進一步分析。然後解決問題,直至“核算成功”。
圖-12
3.2.6 自制入庫核算本次項目沒有實際成本模塊,所以需要在系統外計算成品的成本,然後在此錄入。
打開【供應鍊】-【存貨核算】-【入庫核算】-【自制入庫】,進入【自制入庫核算】界面,可以直接在系統中錄入數據,也可以通過“文件”-“引出内部數據”,在 Excel 中編制完成後,再通過“引入外部數據”導入系統内。錄入完成後,點擊工具欄的“核算”即可将産品成本寫入産品入庫單上。
3.2.7 産品出庫核算産品出庫核算主要是對“非外購”的物料進行成本的核算。需要保證核算完成之後,系統
提示有且僅有“核算成功”四個字。
打開【供應鍊】-【存貨核算】-【出庫核算】-【産成品出庫核算】進入“産成品出庫核算向導界面”,選擇“下一步”-“結轉本期所有物料”-“下一步”-“隻寫結轉有誤的物料”-“下一步”。如果顯示“核算成功”(圖-13)則點“完成”進入下一環節。
圖-13
3.2.8 生成憑證、憑證過賬為了保證業務财務的一緻性,避免業務單據漏生憑證。在核算系統選項中,啟用“期末結
賬時檢查未記賬的單據”(圖-14)。下面是經常發生業務的一些單據(圖-15),期末生成憑證時要重點關注這些業務。
圖-14
圖-15
生成憑證前,需要根據實際的業務進行憑證模闆的設置。生成憑證時選擇已經設置好的憑證模闆,然後“按單生成憑證”,或者“按所選單據彙總生成憑證”。生成憑證後,在【财務會計】-【總賬】-【憑證處理】-【憑證過賬】,選擇“成批過賬”,然後“開始過賬”。過賬完成後,進行下一步。
3.2.9 倉存與總賬對賬所有庫存類單據生成憑證并過賬之後,需要對倉存和總賬進行對賬。确保期初差額、收入
差額、發出差額、期末差額均為 0(如圖-16)。
【供應鍊】-【存貨核算】-【期末處理】-【期末關賬】-【對賬】。
圖-16
3.2.10 存貨核算期末結賬【供應鍊】-【存貨核算】-【期末處理】-【期末結賬】-【下一步】。
3.3 應收應付管理供應鍊系統中的賒購發票會傳遞到應付管理系統形成應付賬款;賒銷發票會傳遞到應收管理系統形成應收賬款。企業在實際收到或者支付貨款時,在應收應付系統中錄入收款單或付款單。最終形成企業與供應商或客戶的往來帳。
3.3.1 檢查未審核的收付款單審核所有本期的收付款單。
3.3.2 生成憑證、憑證過賬本期所有的收付款單均生成憑證,并過賬。
3.3.3 應收應付與總賬對賬應收應付系統與總賬對賬無差額。
【财務會計】-【應收(付)款管理】-【期末處理】-【期末總額對賬】,選擇“對賬年份”、“對賬期間”為當期,科目代碼選擇“應收(付)賬款”科目,勾選“顯示核算項目”、“考慮未過賬的憑證”,點“确定”進行檢查。
3.3.4 應收應付期末結賬【财務會計】-【應收(付)款管理】-【期末處理】-【結賬】。
3.4 固定資産3.4.1 計提折舊【财務會計】-【固定資産管理】-【期末處理】-【計提折舊】,将“主賬簿”添加到右側,點“下一步”-“下一步”-“下一步”-“計提折舊”。
3.4.2 卡片變動生成憑證當月如果有新增、減少、金額變動的固定資産卡片,則需要生成憑證。
【财務會計】-【固定資産管理】-【業務處理】-【憑證管理】,選擇“按單”或“彙總”生成憑證。
3.4.3 自動對賬确保固定資産系統與總賬系統無差異。
【财務會計】-【固定資産管理】-【期末處理】-【自動對賬】,選擇“對賬方案”、“會計期間”,勾選“包括未過賬”,然後“确定”。如果“對賬方案”為空,則點“增加”新增一個對賬方案。
3.4.4 固定資産期末結賬【财務會計】-【固定資産管理】-【期末處理】-【期末結賬】。
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