★機密

XXXX工程建設集團有限公司

文件與檔案管理制度

第一條 目的：

為規範公司文件與檔案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各項工作的及時利用，特制訂本制度。

第二條 原則：

公司文件與檔案實行統一管理。文件與檔案的管理，要做到規範、準确、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牍主義。公司綜合管理部是公司文件與檔案的主管部門。

第三條 本制度所稱文件是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司内部之間及與外界（包括政府機構、企事業單位、法人機構、個人）相互交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。

第四條 公司本部的文件管理部門為綜合管理部，凡涉及公司的文件均需由綜合管理部統一安排處理；所屬公司的文件管理部門為各公司的綜合管理部，分公司無權直接對北方集團公司以外行文。

第五條 公司發文（包括以公司名義發文，以部門名義發文）：

第六條 文号管理：各部門發文必須先向綜合管理部申請發文文号，發文文号規範如下：

• 以公司名義發文：北集字[ 年] 号，此文号用于公布公司的重大事項及向董事會、政府機構、相關企事業單位發文；
• 以綜合管理部名義發文：北集綜字[ 年] 号，此文号用于涉及綜合管理部業務的發文；
• 以人力資源部名義發文：北集人字[ 年] 号，此文号用于涉及人力資源部業務的發文；
• 以财務部名義發文：北集财字[ 年] 号，此文号用于涉及财務部業務的發文；
• 以設備管理部名義發文：北集設字[ 年] 号，此文号用于涉及設備管理部業務的發文；
• 以經營管理部名義發文：北集經字[ 年] 号，此文号用于涉及經營管理部業務的發文；
• 以技術質量部名義發文： 北集技字[ 年] 号，此文号用于涉及技術質量部業務的發文；
• 以采購部名義發文：北集采字[ 年] 号，此文号用于涉及采購部業務的發文；
• 公司文号順序以年為單位從01号開始，公司及各部門采用大排序的方式編号。
• 各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文号。

第七條 　發文種類：

• 請示：請上級指示和批準。
• 報告：向上級機關彙報工作，反映情況。
• 指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
• 批複：答複請示事項。
• 通知：傳達公司的重要情況以及相關事項，發布規章制度、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級公文，公布應當遵守或周知的事項。
• 決定：對某些問題或者重大行動作出安排。
• 函：平行部門之間互相商洽工作，答複問題或知會有關事項。
• 會議紀要和決議：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的。

第八條 　發文格式（采用A4号紙，橫排）：

• 文件擡頭： XXXX工程建設集團有限公司公司文件，紅字。
• 文号：加黑宋體小四号字。
• 主送單位及标題：加黑宋體四号字。
• 正文：仿宋小四号字，1倍半行距。
• 單位印章：紅色公司章。
• 日期：加黑宋體四号字，用大寫。
• 抄報、抄送、存檔：宋體四号字。
• 第九條 　草拟公文應注意以下事項：
• 内容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
• 反映情況要客觀，實事求是。
• 文字要準确、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規範。
• 人、地、物名、引文及時間要具體、準确。

第十條 　發文程序：

• 發文部門負責文件的起草工作，文件起草完成後，首先到綜合管理部申請文号，并填寫發文登表。
• 各部門發文前，首先由部門負責人及主管副總審核，後交需會簽的部門，由會簽部門負責人簽字确認後，交總經理審批。
• 總經理審批後，由綜合管理部負責蓋章及形成正式文件下發。

第十一條 文件發送與簽收程序：

• 公司本部采用書面簽收發式，綜合管理部直接将文件交各部門負責人，由部門負責人在文件發文單上簽收。
• 對公司在外分支機構的文件，以傳真方式遞送，各機構在文件發文單中簽收。

第十二條 發文的判行權限：

• 以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。
• 加蓋公司章的發文：應送呈總經理判行。
• 若因緊急事務，總經理不在的情況下，可由公司主管行政的副總經理代為判行，但須經總經理補簽。
• 以各部門名義發文，無須加蓋公章者，由各部門負責人判行。

第十三條 傳真發文管理：公司傳真由相關部門負責，公司所有傳真必須登記，未登記的傳真，相關部門有權拒絕發送，且可視為未經公司認可的文件。

第十四條 公司收文由綜合管理部負責，發往公司的各類文件均由綜合管理部進行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應首先将文件交與綜合管理部，由綜合管理部登記。

• 公文處理：公司的所有收文必須登記，并注明公文轉移的去向。綜合管理部文員将公文登記後，根據公文内容向各部門及有關領導分發。若文員不能判明，由綜合管理部部長決定。文員須将文件内容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，文員要立刻辦理文件存檔手續。
• 信函處理：指名收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書查封，如系私事，再予發還；未能認為公務文書的信函，經其收信人本人拆封後如系公務文書，應交回綜合管理部依公文處理；指名部門部長以上人員的信函，應送其本人，如系公務文書，再交回綜合管理部依公文辦理。

收文處理要點：

• 遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，綜合管理部應将正本妥為保藏，若需調用，應以複印件代用。
• 為利文書處理并達到分層負責目的，經辦人應就内容要點簽拟辦意見，各主管人員應對文案注明意見，避免隻簽名而無意見。

文件處理期限：

• 綜合管理部文員收文時，原則上應随到随送，不得積壓，最遲應于文到一小時内送交有關人員；
• 急件、電報、機密文件等應随到随辦，于文到一日内處理完畢為原則；
• 一般文件由部門部長指定處理期限，一般以文到三日内處理完畢為原則；
• 來文定有答複期限者，應盡力于來文所定期限内處理完畢；
• 計劃、研究、開發、規章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應斟酌實際需要分别規定其處理期限；
• 文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日；
• 簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件後立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過一日。

第十五條 綜合管理部負責管理公司的全部檔案。各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。公司檔案原則上均交由綜合管理部負責保管。文件處理完成後，原稿由綜合管理部歸檔，經辦部門視實際需要留存複印件。如因業務處理特殊需要，原稿須由經辦部門保管者，應經綜合管理部同意後妥為保存且以複印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢後仍應将原件交綜合管理部保存。

第十六條 歸檔文件的建立：

• 各項目部由專人負責工程技術檔案、征地拆遷協議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；
• 設備管理部設專人負責各種機械設備完整檔案（購置發票複印件、機械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；
• 财務部負責整理規定會計檔案保管期限、編制憑證、财務報告頁碼，按期移交檔案室；
• 文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。
• 人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

第十七條 歸檔文件的檢查：

• 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
• 文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
• 與本案無關的文件或不應随案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

• 永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀錄；5.财務報表；6.政府機關核準文件；7.不動産所有權證及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。
• 十年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存十年的文書。
• 五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存五年的文書。
• 一年保存：無長期保存必要者。
• 須銷毀的文件須經綜合管理部部長批準，并派專人監銷。
• 第十八條 檔案文件的調用：
• 各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門負責人批準後由綜合管理部檔案管理員調閱；
• 檔案管理員接到“調卷單”經核查後，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，将檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催；
• 于檔案室當場借閱者，可免填“調卷單”；
• 檔案歸還時，經秘書核查無誤并于"調卷單"填注歸還日期及簽字确認後，檔案即行歸入檔夾，“調卷單”由管檔人員留存備查；
• 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理；
• 調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損；
• 調卷人員調閱檔案，應于規定期限内歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自收受；
• 調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總經理、綜合管理部部長同意。
• 公司重要檔案須經總經理批準後方可調卷。

第十九條 聲像檔案管理：

• 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質等及文字說明兩部分組成；
• 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統一管理；
• 聲像檔案種類：
• 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
• 各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；
• 本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；
• 涉及本公司權益的聲像資料；
• 其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；
• 其它具有保存價值的聲像資料。

第二十條 電子文檔管理：

公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分别保存。公司綜合管理部秘書負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。

第二十一條 本制度由綜合管理部負責解釋。

第二十二條 綜合管理部負責本制度的修改。

第二十三條 本制度經總經理批準後生效，自公布之日起實施。

注:該制度摘自水木知行管理咨詢公司客戶案例，經處理和删改。

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