檔案數字化突出難點?檔案數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，将紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成的具有有序結構的檔案數字信息庫與紙質檔案等傳統介質的檔案資料相比，數字化檔案資料具有節省檔案存儲空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發和利用等方面的優勢近年來，檔案數字化工作在黨政機關推進較快，在發揮積極作用的同時，也暴露出管理上的安全風險隐患保密行政管理部門在案件查處工作中發現，部分機關單位在檔案數字化工作中違反保密法律法規規定操作，導緻失洩密案件時有發生，我來為大家科普一下關于檔案數字化突出難點?以下内容希望對你有幫助!

檔案數字化突出難點

檔案數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，将紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成的具有有序結構的檔案數字信息庫。與紙質檔案等傳統介質的檔案資料相比，數字化檔案資料具有節省檔案存儲空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發和利用等方面的優勢。近年來，檔案數字化工作在黨政機關推進較快，在發揮積極作用的同時，也暴露出管理上的安全風險隐患。保密行政管理部門在案件查處工作中發現，部分機關單位在檔案數字化工作中違反保密法律法規規定操作，導緻失洩密案件時有發生。

檔案數字化工作中常見的失洩密環節

檔案數字化工作按流程可以分為生成、流轉、存儲、利用4個環節，其中存在很多共性的失洩密隐患。

檔案數字化洩密案件反映出的問題

一是檔案數字化工作人員缺乏基本的保密意識和常識，檔案管理部門認為外包公司具備保密資質且隻是暫時參與相關工作，僅對原始檔案資料進行掃描歸檔不會出保密問題，未按要求對相關人員進行保密教育和提醒；外包公司人員則管理松懈，以追求利益最大化為目标。甲乙雙方思想上的麻痹大意，直接為最終的洩密埋下隐患。二是認知偏差，數字化檔案資料是以二進制代碼的形式存儲在信息載體的，具有形式虛拟的特點，同時，複制和傳播數字化檔案資料簡單便捷，而且進程容易在計算機技術的“掩護”下清除痕迹，有的檔案部門工作人員錯誤地以為電子版的檔案資料可以随便複制、共享使用，便“監守自盜”，造成國家秘密知悉範圍擴大，最終導緻洩密。

檔案數字化工作一般外包給專業公司進行，有的檔案管理部門沒有對有關公司資質、人員等信息進行審查，當起了“甩手掌櫃”，既不規定數字化工作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術手段對數字化過程進行全程監管，甚至對相關的數字化設備也不進行安全檢查，使國家秘密處于危險境地，随時可能失控，自認為“高枕無憂”，實則“危機四伏”。

一是檔案數字化過程中對于原始檔案的管理，出庫和入庫、拆封和複原等環節沒有交接手續，也不逐卷核對是否一一對應，不僅會給“有心之人”提供可乘之機，也不利于數字化效率的提升。二是完成數字化的檔案資料在使用過程中，有的人随意複制和打印，缺乏完善的後台管理機制，沒有建立相關台賬，出事後做不到對數字化檔案的操作“有迹可循”，為違規和洩密行為留下實施空間。

對加強檔案數字化保密管理的警示

檔案數字化工作中暴露出來的保密問題本質上是人的問題，隻有使有關人員主觀上認識到檔案數字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識和技能，才能為檔案數字化工作中紮緊保密的籠子、确保國家秘密安全奠定堅實基礎。要加強對檔案數字化工作人員的安全保密教育和技能培訓，重點從檔案數字化的重要性、常見的失洩密情形、保密管理要求等方面，結合生動的案例開展教育培訓，确保相關工作人員樹立強烈的保密意識，掌握基本的保密常識。

一是要按照國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規範》要求，慎重選擇外包公司開展數字化工作，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工場所要安裝監控設備，并派專人全程監管。對于掃描儀、打印機等設備也要做好技術防範工作。二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。三是對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數字化工作的人員還須具備涉密背景。對相關人員承擔檔案數字化工作的具體安排要嚴格記錄在案，确保監管的可追蹤性。

一是檔案數字化工作中要做好交接手續，嚴格清點相關文件資料，确保不丢件、不錯件。加工完成的數字化檔案資料要認真整理、登記後及時存入專用存儲設備中。二是存儲數字化檔案的信息存儲設備、系統要建立完善的後台管理機制，相關數字化資料的查閱、複制、打印等操作要有記錄，做到“有據可查”。尤其是對于存儲涉密數字化檔案資料的存儲設備要專機專用，禁止移動存儲介質随意插入，定期檢查，數據的調取使用要嚴格履行審批流程，确保數據安全。三是要加強對數字檔案的安全防護，嚴格區分數字檔案涉密與非密，并定期進行檢查。同時，按照《電子文件歸檔與管理規範》等有關制度，做好相關數字檔案的備份工作。

(原載于《保密工作》2018年第12期)

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