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如何理解人際溝通的技巧

生活 更新时间:2024-12-24 02:57:37

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01 溝通方法與技巧

02 協調類型與方法

03 上下級與人際協調

如何理解人際溝通的技巧(人際溝通協調溝通方法技巧)1

行政文秘

一、溝通方法與技巧

1. 與領導溝通技法

人際溝通在文秘的日常工作中有着重要的作用和意義,在實際工作中,大量的活動都要通過人與人的交往來完成,所以不管是對上司、下屬、還是各接洽商談的單位,都需要掌握良好的溝通技巧與方法。

1.與領導溝通的技巧

與領導溝通是一門學問,不能過于卑微,也不能體現高傲,更不能無事生非,在與領導溝通前要做好充分的準備,熟練掌握溝通技巧,具體溝通技巧如

事先準備,說話要條理清晰

◎ 談話時,文秘人員要做到條理清晰、簡練扼要,必須用專業術語時,盡量不要用晦澀的詞語

◎ 請示問題時,應當周密準備,先替領導考慮問題的可行性

聲音不宜大,彼此能聽清即可

◎ 語速快慢适中,過快過慢都不可取

◎ 說話時要有停頓和間隔,以提高語言的表達效果

态度謙恭有禮,積極主動

◎ 對領導應當尊重,要用恭敬的語言、不卑不亢的态度來對待

◎ 積極主動地與領導交談,消除隔閡,使相處得和諧,融洽

選擇适當時機,恰當的場合

◎ 領導情緒不好時,要避免溝通

◎ 與領導談工作的最佳地點是他的辦公室

忠誠對待,注意等級差别

◎ 服從領導命令,維護領導的形象

◎ 應認識到領導很在乎他的權威和地位需要他人的承認,不能随便開玩笑

善于打破談話僵局

◎ 與領導交談中,如果陷入僵局,出現冷場,文秘人員要善于打破僵局

◎ 尋找共同語言,巧妙的避開尴尬或需保密的話題,使談話有效進行下去

2.與領導溝通的方法

與領導溝通時,不僅要掌握良好的溝通技巧,還要運用有效的溝通方法,使溝通順暢無阻,具體的溝通方法如下。

1.采用多種溝通方式

◎ 為了提高與領導信息溝通的質量,文秘人員應努力加工、提煉和壓縮信息,采用多種方式與領導進行溝通

◎ 文秘人員在與領導溝通時采用簡約和多介質的溝通方式

2.尊重領導的意見

◎ 領導的意見和決策一般是經過全盤考慮和深思熟慮,基本上是正确的

◎ 文秘工作者應堅決按照這些正确的意見和決策去做

◎ 對領導的吩咐要嚴格執行,對領導動機要有敏感的反應

3.及時完成工作

◎ 文秘人員的職責是為領導服務,所以要及時完成領導交辦的工作,沒有完成工作,要及時分分析原因、總結經驗,不要找借口開脫

◎ 文秘人員要為領導出謀劃策,當好領導的參謀

4.尊重領導職權

◎ 文秘不是決策者,要按職責規定辦事,不能越權、借領導的名義發号施令,處理重要事情要及時向領導請示,不能自作主張

◎ 文秘須明确自己服務的界限,克服自己的意見未被采納就委屈失望的心理

5.真誠的勸谏領導

◎ 文秘人員要熱情坦誠,與領導建立诤友關系

◎ 文秘人員要提供極具說服力的實施依據,保持客觀公正,冷靜分析問題

◎ 突出勸谏重點,切忌主次不分,東拉西扯

2. 與下級溝通技法

文秘人員的主要職責是負責上傳下達,因此,文秘不僅要做好與上級領導的溝通,還要正确處理與下級同事的溝通,良好的溝通便于收集各方面的信息情報,有利于工作效率的提高。

1.與下級溝通的技巧

同與領導溝通的技巧一樣,與下級的溝通也需要技巧,掌握良好的溝通技巧可以使文秘人員與下級同事融洽的相處,使其成為知心朋友。具體的溝通技巧如下。

技巧1

◎ 同等友好。文秘與下級之間要做到同等友好,要一視同仁的對待下級同事,如果文秘與個别同事特别情投意合,也應注意在工作場合不要表現出來,以免遭到嫉妒和懷疑

技巧2

◎ 嚴以律己,寬以待人。因為文秘每天要面對各種各樣的人和處理各種事情,所以文秘要有寬廣胸懷和容人氣量,難免有一些分歧和矛盾,否則難以與大多數人建立融洽的關系

技巧3

◎ 互相學習,取長補短。文秘人員與下屬之間的相處,也要做到謙虛謹慎,虛心地學習别人的優點,取他人之長,補自己之短,使自己更完善

技巧4

◎ 相互尊重和信任。文秘人員要做到言必行、行必果,講信用、守承諾

2.與下級溝通的方法

文秘人員要想融洽地與下級同事溝通,就必須從各個方面維護與下級同事的關系,掌握比較的方法,具體的與下級溝通的方法如下。

感情上溝通

◎ 以誠為本,主動關心、幫助同事

◎ 發生争執時,不能随意出口傷害同事

語言上溝通

◎ 一起工作時要注意寒暄招呼,聊天時可适當涉及私人問題如健身、美容

◎ 不要搬弄是非,背後議論他人,聊天時最好不要涉及隐私内容如工資

興趣上溝通

◎ 懂得揣摩同事的心思,摸清同事的興趣,投其所好

行動上溝通

◎ 對待每一個同事時盡量保持平衡,存在誤解時,要想辦法消除

◎ 不要對同事指手畫腳、不屑一顧,領導表揚時,不要炫耀賣弄

3 文秘的贊美技巧

1.贊美技巧

對他人的贊美也是文秘人員所要掌握的必備技巧之一,贊美應當是發自内心的、真誠的,恰如其分地贊美,能拉近彼此的距離。

相反,不切實際的、虛假的贊美,會讓他人感到拍馬奉承,使其态度和熱情大減,從而導緻溝通的失敗。

因此,隻有恰當地運用贊美技巧,才能發揮意想不到的效果。具體的文秘贊美技巧下。

◎ 贊美必須名副其實,明确具體的,發現優點是真誠的,發明優點是虛假的

◎ 贊美具體化,空泛化的贊美,讓人感到虛幻使懷疑動機,而具體化的贊美,則顯得真誠

◎ 贊美要及時,見到或聽到别人得意的事,一定要停下所有的事情,去贊美

◎ 給對方沒有期待的評價,似否定實肯定的贊美,會有激勵作用

◎ 間接迂回的贊美,不露痕迹地、巧妙地稱贊對方,讓對方潛移默化地受到融洽氣氛的感染

◎ 贊美并不一定總用一些固定的詞語,贊許的目光、誇獎的手勢也能收到意想不到的效果

◎ 雪中送炭的贊美,在需要他人鼓勵的時候能夠聽到一聲真誠的贊美,将有明顯的激勵作用

◎ 找出對方引以為傲的特征贊美,贊美對方突出的優點

◎ 評價逐漸增強的贊美,每一個人都希望有所進步,變得更好

2.贊美的例子

具體在贊美過程中,應當注意用合理的話術,下面對一些常用的例子進行剖析

◎ “王總,您這房子真漂亮。”

這句話聽起來像拍馬屁

◎ “王總,您這房子的大廳設計得真别緻房子真漂亮。”

這句話就是贊美

◎ “啊,您今天的上衣太漂亮了,也很适合您!”

這句話是從服飾上進行贊美

◎ “恭喜您啊,李總,我剛在報紙上看到您的消息,祝賀您當選十大傑出企業家。”

這句話是從辦公環境來進行贊美

如何理解人際溝通的技巧(人際溝通協調溝通方法技巧)2

行政文秘

二、協調類型與方法

1 工作協調的類型

協調能力是文秘工作者所必須具有的基本素質之一,文秘工作涉及各行各業,接觸面廣,綜合性強,文秘人員工作的核心是為領導服務,做好輔助性的工作。如果文秘工作者如果沒有較好的協調能力,那麼各種各樣的工作就無法順利有序地完成。

因此,在日常工作中文秘人員協調能力的運用是非常重要的,如果文秘人員有很強的協調能力,許多事情就能辦得好、辦得快,其工作效率就高。在實際工作中,文秘人員協調工作的類型如下。

協調領導間的關系

文秘人員需從多個方面了解各個領導的情況以及領導之間的關系,并按輕重緩急,找出、各領導之間關系的平衡點

協調部門間的關系

企業内部各部門之間的關系是同一系統内子系統之間的關系,文秘人員要做好部門之間的協調工作

協調企業間的關系

企業與社會各界有着十分複雜而密切的聯系,構成了企業外部廣泛而複雜的溝通、協調關系,文秘人員要善于處理這些關系

2 工作協調的方法

文秘在工作單位中總是伴随在領導左右,可以起到溝通上下,協調左右的橋梁樞紐作用。一個文秘的協調能力如何,不僅關系到自身的前途,甚至還可能影響到公司的全局,因此,培養文秘人員的協調能力是搞好文秘工作的關鍵。

文秘人員在做協調工作時要運用恰當有效的協調方法,具體的協調方法如下。

◎ 個别協調,單獨與矛盾一方進行溝通,了解情況,解決問題

◎ 會議協調,在了解情況後,制定了解決的初步方案,建議召開協調性會議,讓雙方坐在一起,各抒己見,由中間方進行并協調達成協議

◎ 文件協調,較重大、長遠的協調,其結果可用正式文件形式傳達

◎ 信息協調,因誤解而引起的矛盾,文秘以分别向雙方通報情況為協調方式,為了安定團結,文秘可暫時隐瞞一些不利于團結的細節

◎ 計劃協調,同一單位的内部協調,協調應充分考慮各方面的意見,并留有充分的餘地,以便以後能再作适當的調整

3 協調的注意事項

文秘人員要有良好的協調公關能力,從根本上講,文秘要與各級、各色人等打交道,特别是文秘在領導之間是群衆,但從群衆的角度看來,文秘卻是領導。

文秘要調整好與領導之間的上下級關系,也要與群衆打好關系,調節群衆内部矛盾。為

了使協調工作順利的進行,文秘人員在工作中要注意某些問題。

協調職能部門

1.文秘部門工作過程中,應與各職能部門加強溝通,尊重各職能部門的意見和職權

2.發生沖突時,文秘部門要促進各部門間的溝通,促進理解與合作,制定出各方面都接受的解決問題的辦法,協商解決問題

協調領導間的關系

1.對領導不分遠近,無論是主管領導還是非主管領導,請示工作時,不要多頭請示,也不要越級請示

2.不參與領導之間的個人矛盾,當領導之間發生争執時,文秘人員應采用一些技巧讓雙方轉移注意力,待冷靜下來後再進行讨論

協調與領導關系

1.服從領導,領會領導意圖,圓滿完成領導交待的工作

2.尊重領導,維護領導威信,不背後議論領導,不借領導的名義以權謀私,損害領導的名譽。

3.領導出現失誤時,文秘要采取措施進行彌補和消除影響

4.加強與領導溝通和交流,建立起與領導的相互信任的和諧關系

4 協調工作的步驟

協調工作的成功與否不僅關系到文秘個人工作的成敗,也關系到整個文秘部門或組織的整體形象和最終利益。

每一工作的開展都有其自己的工作步驟,協調也不例外,遵循協調步驟,既是協調工作的原則,也是進行協調工作的方法,這體現協調工作的科學性與規律性,掌握它有利于提高協調效率,達到協調目标。

文秘協調工作可以劃分為5步。

步驟1:找出問題

步驟2:拟定方案

步驟3:反複磋商

步驟4:督促落實

步驟5:進行反饋

如何理解人際溝通的技巧(人際溝通協調溝通方法技巧)3

行政文秘

三、上下級與人際協調

1 上級協調的技巧

1.協調與上級關系的原則

文秘人員在協調與上級領導的關系時,應注意如下原則。

  1. 服從原則
  2. 尊重原則
  3. 請示原則

2.協調與上級關系的技巧

協調的目的在于化解矛盾,把各方面的力量組成和諧統一的合力,以求最佳工作效果,為了實現協調的目标,文秘人員要掌握必要的協調技巧。文秘人員在日常工作中經常要與上級領導進行協調,因此,文秘人員熟練地掌握與上級協調的技巧。

◎ 正确理解上級意圖,堅決執行上級命令但不盲從,對上級命令要做到準确領會、全面分析、科學采納、正确執行

◎ 尊重和維護上級領導的權威,體察上級的處境、為上級分憂解難,還要正确對待上級的批評,使上下級關系協調

◎ 擺正自己的角色位置、防止行為失當,做到事前請示和事後報告

◎ 要選擇适當的時間、地點和場合并以請教的方式提出意見,而且要給領導者留有選擇餘地

◎運用有效的方式方法,使上級了解自己的工作的重要性和可行性,靈活掌握彙報方式和分寸,從而尋求上級領導的支持和幫助

◎ 切忌越級彙報,不和領導搶功,不能淩駕于領導之上

3.協調上級領導間關系的技巧

文秘人員在上級協調的工作中,不僅包括與上級領導的協調工作,還包括協調領導間關系的協調。在這種協調工作中,文秘人員也要掌握一些技巧,維護領導班子和諧的工作狀态。具體技巧如下。

◎ 了解領導集體的基本狀況,洞悉領導間的内部結構

◎ 正确對待領導之間的關系,清楚領導間的矛盾和分歧,不能遇到這些矛盾和分歧就意志消沉、灰心喪氣

◎ 要從思想感情、領導風格、工作方法和實際利益4個方面準确判斷領導之間的關系

◎ 靈活地采用處理方式,如借故回避、淡化處理、折衷處理等

2 下級協調的技巧

由于文秘工作的特性,經常會代表領導發布一些命令,指揮員工辦理一些事情。這時,文秘人員如果協調不好與下級的關系,會影響工作效率和質量。

在實際工作中,如果沒有下級的支持與配合,縱有天大的本事也将一事無成。所以,文秘人員不僅要掌握上級協調的技巧,還要掌握下級協調的技巧。

  1. 彼此尊重,平等相待,尊重下級的人格、意見和勞動
  2. 要信任、理解下級,不亂猜疑,不耍權術
  3. 以人為本,調動下屬積極性和内在動力
  4. 給下屬機會,幫下屬成長,掌握協調的主動權
  5. 針對不同人員的情況要選擇不同的協調技巧,不要苛求于人
  6. 關心下級,但要保持一定的距離,不要過分親疏,公平處理糾紛
  7. 要注意交流和溝通,捕捉有利的協調時機,培養合作精神

3 人際協調的技巧

人際關系能更好地協調與上級、下屬及同級的關系,文秘人員都應認識到建立良好的人際關系的重要性和必要性,培養自己的人際協調技巧,提高自身的協調能力,組織建立起良好的人際關系網。

常用的人際協調技巧如下。

注意說話語氣

◎ 文秘人員在進行協調工作的過程中,應語氣溫和,并且聲音清楚自然,保證協調工作在和諧的氣氛中順利進行

談話要有禮貌

◎ 交談注意禮貌,耐心傾聽,不急于打斷别人的話。處處顯示自己的人,協調工作很難進行下去

有明确的觀點

◎ 真誠交談做到思想坦率、不掩飾自己的觀點,保證信息及時溝通,達到協調目标,完成協調工作

善用身體語言

◎ 運用良好的身體語言信息傳遞,與對方達成相互的理解和信任

把握協調時機

◎ 在協調工作中,時機把握得好,可事半功倍

學會控制情緒

◎在協調過程中,要沉着冷靜、胸襟寬闊,不發怒、不動火,更不能甩手就走

4 協調的說話技巧

說話是一門藝術,說話是有技巧的,正确使用說話技巧,可以使協調工作順利進行,所以具備說話技巧對于文秘來說是非常重要的,工作過程中,文秘人員應掌握的協調的說話技巧如下。

◎ 掌握說話的時機,選擇适當的場合和時間,找出雙方共同關心的話題

◎ 面對不同的人說不同的話,選擇合适的話題,糾正不好的交談習慣

◎ 提高口頭表達能力,講話要開好頭,常使用幽默的語言

◎ 說服的語言技巧,要以情動人,用名人的話語來支持的言論

◎ 激勵時,要情真意切,多用通俗易懂的語言

◎ 批評時,要注意場合,多用委婉的語言,不傷對方的自尊心

#行政文秘##人際交往#

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