企業的周例會是管理者處理日常問題的主要手段。但管理例會開好的不多,80%的會議都沒有達到預期效果。
一般來說,務虛的會議好開,務實的會議難開;計劃性的會議好開,解決問題的會議難開;問題明顯,要求整改的會議好開;問題不明顯,分析責任源頭的會議不好開。另外,例會中,情況彙報多,原因分析少;問題說明多,解決建議少;聽得多,說得少;會議記錄多,落實到位少。
第一、周例會需要堅持的6個會議原則:
1、領導不要相信例會可以解決所有問題。
例會可以解決調度協調問題,作業困難支持問題,計劃安排、任務分配問題。但是,問題的根源性分析最好不要涉及,對于頻發問題的刨根問底不要在例會上進行。要以“微服私訪”或者“調研小組”的形式把問題根源搞清楚,然後面對面地研讨對策和辦法。
2、領導不要把例會當成追究責任的會議。
例會的使命是發現問題、發現難點,不是追究個人責任。在例會中,永遠不要有追究個人責任這種意識,也不要讓幹部有這種心理印象。會議就是呈現問題、困難、計劃、分工,與對個人的評價無關。領導要讓問題都在例會上暴露出來,但是,不追究任何人的責任,隻探讨解決辦法或者提供解決困境的支持。如果有人捂着、蓋着問題,結果要自負。
3、參會人員不要把例會看成責任追究會議,更不要當成攻擊異己的“媒體”,或者推诿責任、為自己辯護的“下院”。
會議就是來談問題、談困難、談計劃、談分工的地方,沒有任何其他意圖。領導層要打擊在會議上謹小慎微、别有用心的風氣與心态。
4、例會不進行任何務虛讨論。
例會就是分析企業現在需要協調的問題和需要安排的任務。
5、例會不進行任何鼓動宣傳工作。
例會是抓事實,不是抓幹勁的。
6、例會要有記錄。
問題、困難反映記錄,措施記錄,任務分工記錄,時間計劃記錄等等。在下一次會議中,檢查本次會議決議的落實情況。
1、情況通報。就是日常工作進行得怎麼樣,以及上次例會的任務完成得怎麼樣。
2、調度協調。工作中有什麼困難、問題需要在會上協調解決。比如:生産部需要增加××原材料供應量,銷售部需要解決××産品的技術問題等等。
3、計劃、任務分配。對某項任務進行分工落實、時間規劃。
4、問題、困難彙報。對于本部門不能解決的問題和困難進行總結與彙報。
1、備會
内容要點情況通報:
①本職、本部門工作完成得怎麼樣;
②上次例會的要求落實得怎麼樣;
③管理活動開展得怎麼樣,諸如5S、細節管理這樣的活動調度協調;
④計劃落實中,遇到什麼問題,需要哪些部門配合;
⑤計劃落實中,人力、設備、權限上有何不足,需要什麼支持;
⑥問題、困難彙報:技術裝備問題,人員配備問題,流程、規章、标準問題。
2、會議進程控制
①聽取彙報;②上次例會要求的落實檢查;③明确、确認問題和困難的含義;④解決辦法讨論;⑤任務分配讨論;⑥決議。
3、決議
①複述決議内容;②沉默視為同意;③決議記錄在案,下次例會檢查落實的情況。
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