第一條 為加強和規範公司會議管理，減少會議費用支出的随意性、降低會議費用，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指會議費用，指公司各部門因召開和參加會議所發生的費用支出，包括會議期間的食宿費、會場租賃費、會場布置費、設備租賃費、文件資料印刷費等。

第三條 職責劃分

（一）行政職能管理部門負責審核會議申請，并統一安排各類會議。

（二）财務部負責對會議費用情況進行全程監督、檢查。

（三）各職能部門負責拟訂會議申請。

第四條 會議費用控制管理遵循原則

（一）統籌規劃，預算控制。各部門應根據會議計劃編制會議費用預算，納入費用總預算統籌規劃，對會議開支實行年度和單項預算管理。

（二）分類管理，明确标準。各部門應按性質和重要程度對會議進行分類管理，通過明确各類會議的天數、人數、費用标準，管理和控制會議支出。

（三）嚴格審批，據實列支。各部門應嚴格執行會議審批制度，按規定流程審核審批會議支出，據實列支。

第五條 會議費用預算

（一）會議費用嚴格實行預算管理。各部門組織召開的各類會議，均需向行政職能管理部門報送會議預算，報财務部審核。

（二）在已經确定的經費預算内，财務部要從嚴掌握會議費開支标準，認真審核各部門會議費預算。

（三）會議費用應本着節約的原則使用，不得超支。

第六條 會議費用申請

（一）各部門每月需按年度會議計劃安排，按有關預算管理的要求向行政職能管理部門報送會議預算計劃，行政職能管理部門彙總月度會議計劃。

（二）各部門在會議召開前要填寫“會議審批單”，并由行政職能管理部門負責審批。

（三）預算範圍内的會議費用，應當由承辦部門進行統一管理、控制使用，不得超支。

（四）确因特殊情況需要召開的臨時會議（包括承辦上級會議），需報主管副總審查，經總經理審批後方可召開，并報行政職能管理部門備案，否則财務部不予付款或報銷。

第七條 會議費用報銷流程

（1）預算内費用報銷流程。各部門相關人員在會議結束後，須如實填寫“費用報銷單”，核對報銷憑證和金額無誤并經本部門經理審核簽字後，交财務部報銷。

（2）預算外費用報銷流程。各部門相關人員在會議結束後，須如實填寫“費用報銷單”，并注明原因，核對報銷憑證和金額無誤并經部門經理審核後，由主管該部門的副總經理審批，交财務部報銷，并報行政職能管理部門備案。

第八條 會議就餐限額管理

會議就餐原則上按照《招待費管理暫行細則》制定的相應标準執行。

第九條 會議費用報銷注意事項

（1）各部門會議費實行一會一報銷，報銷時需提供會議預算、發票等相關證明文件。

（2）會議報銷應及時，原則上在會議結束後七天之内辦理完畢。

（3）報銷費用時，需嚴格遵循公司費用報銷程序，統一報銷。

第十條 會議費列支科目規定：

（一）董事會、股東會列管理費用董事會（股東會）相應明細科目中支出；

（二）企業年會列管理費用股東會相應明細科目中支出；

（三）經理辦公例會原則上确有支出産生的，列管理費用相應明細科目中支出；

（四）商務會議确實支出的，列入銷售費用相應明細科目或項目中支出。

第十一條 本辦法由行政職能管理部門負責編制、修訂與解釋。

第十二條 本辦法經經理辦公會審議批準後，自發布之日起實施。

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