歸檔文件怎麼填寫?編号是編目工作的起點和基礎，其目的是為了反映歸檔文件的分類、排列這些系統化工作的成果，今天小編就來聊一聊關于歸檔文件怎麼填寫?接下來我們就一起去研究一下吧!

歸檔文件怎麼填寫

編号是編目工作的起點和基礎，其目的是為了反映歸檔文件的分類、排列這些系統化工作的成果。

通過編号，确定歸檔文件在全宗中的位置和身份，并為後續的編目工作以及将來的查找、利用時的檔案文件實體存取提供條件。

歸檔文件編号包括編件号、蓋歸檔章及填寫歸檔章内項目等。

為歸檔文件編号，實際就是為每一份歸檔文件确定"身份證”号。

1.件号

件号即歸檔文件排列的順序号。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定文件的排列先後順序的重要标識，也是歸檔文件的“身份證”号。

件号分為室編件号和館編件号兩種。室編件号即在歸檔文件分類、排列整理後所編制的排列順序号。

館編件号是移交進檔案館時，由于再鑒定、再整理、再排列，歸檔文件在全宗中的位置有所變化，按照新的排列順序重新編制的件号。

各個機關單位在歸檔文件整理階段，必須編制室編件号，館編件号是否填寫、如何編制則由各級國家綜合檔案館在接收檔案進館标準中予以規定。

室編件号的編制要求：

(1)歸檔文件排列順序固定後，應當對文件收集是否齊全完整、年度是否分清、保管期限劃分是否準确、一個事由的文件是否集中、文件排列是否合理等進行全面檢查。

(2)按照不同的保管期限依文件排列順序每年都從“1”開始編制。每年都按3種保管期限排列編号，形成“永久”、“長期”、“短期”三個流水号。

按照國家檔案局新的機關文書檔案的保管期限劃分規定，形成的是“永久”、“30年”、“10年”三個流水号。同一保管期限内，類目與類目之間的件号應連續編寫。

(3)同一保管期限内的件号不得有斷号、重号、跳号。

2.加蓋歸檔章

因為歸檔文件整理是以單份文件裝訂的，所以要求在編制件号後，在每件歸檔文件上加蓋歸檔章，以明确歸檔文件在全宗中的位置，保證歸檔文件借閱後方便正确歸位。

(1)歸檔章的格式

歸檔章的格式長為60mm，寬為30mm，分為均勻的6格。設置有全宗号、年度、保管期限、機構(問題)、室編件号、館編件号等項目，各項目在歸檔章上的位置是固定的,不能随意改變。

(2)歸檔章的項目

①全宗号：全宗号是國家綜合檔案館對其接收範圍内各立檔單位所編制的代号。

一般此項應空置，留待同級檔案館接收進館後再填寫。

②年度：年度指歸檔文件的形成年度。形成年度的确定方法，參照年度分類法的有關内容。

填寫此項時，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數字表示。

③保管期限：按照劃分保管期限的要求确定歸檔文件保管期限，并填寫相應的保管期限，永久保存的填寫“永久”，長期保存的填寫“長期”，短期保存的填寫“短期”。

按照新的機關文書檔案的保管期限劃定,定期保存的填寫“30年”或“10年”。

④室編件号：按歸檔文件排列順序編定的件号填寫，由檔案室負責填寫。按不同保管期限依文件排列順序每年都從“1”開始編制。

在同一保管期限内，類目與類目之間件号連續編寫。同一年度内同一類别分三個流水号，即“永久”的從“1”開始，“30年”的從“1”開始，“10年”的從“1”開始,依次編制。不能斷号、重号、跳号。

⑤館編件号：此項空置，由檔案館填寫。館編件号的設置，主要是為了館室銜接的需要，在檔案移交進館後，由檔案館經過鑒定、整理，并根據歸檔文件在全宗中位置發生的變化情況，重新編制。

是否需要重編，由檔案館視情況而定。歸檔時不填寫。

⑥機構(問題)：此項填寫分類方案類目的機構(問題)名稱或規範化的簡稱。

(3)歸檔章的位置與要求

歸檔章的位置一般應加蓋在歸檔文件首頁上端右上角的空白處；如果歸檔文件有收文處理單，可将歸檔章蓋在收文處理單上，以更好地保護歸檔文件正本的原始面貌；文件首頁确無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在歸檔文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。

歸檔章不應壓住歸檔文件字迹、領導批示文字、收文章等。

填寫歸檔章項目時，應當使用碳素墨水等符合檔案保護要求的字迹材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料填寫；也可按歸檔項目内容刻成印章，如“人事處”或“人事類”、“永久”或“30年”等印章，直接蓋在歸檔章項目欄内。

文/吳雁平

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