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采購管理制度的核心内容

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01 采購過程管理主要工作職責

02 采購過程管理制度

03 采購過程管理流程

04 采購過程管理标準

采購部

采購過程管理的職責是主要圍繞四大采購形式的采購業務，對各個業務所需履行的職責，需要明确、詳細地進行規定，其主要工作職責如下。

1 招标采購管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了規範采購招标行為，确保采購物資價格合理、質量合格，保證采購招标活動本着公開、公平、公正原則進行招标，杜絕舞弊行為，特制訂本細則。

第2條 适用範圍

本細則适用于公司的公開招标采購工作。

第3條 管理職責

1．采購總監負責監督采購招标管理工作，并對招标産生的中标人進行審批。

2．采購經理負責監督采購招标實施工作，并負責審核中标人。

3．采購招标主管負責組織招标采購工作。

4．評審小組負責對投标人進行評審，确定合适的中标候選人員

5．評審小組由采購招标主管、技術部人員、質量部人員及相關專家等組成。

第4條 招标原則

招标活動以公開、公正和誠實信用為原則進行，任何單位和個人不得暗箱操作。

第2章 招标準備階段

第5條 招标确認

招标采購主管在接收到相關部門的采購物資明細表時，對其進行審核，确定是否進行招标采購。具體的審批原則如下。

1．采購金額在10萬元以上的物資，原則上必須實行招标采購。

2．不能進行招标采購的情況

（1）采購金額在10萬元以下的。

（2）公司确定了長期合作夥伴關系的，采購經理或采購總監審批後，可以不進行招标。

（3）隻有一家供應商能夠提供采購物資的。

（4）因技術、保密等特殊原因不能進行招标的。

第6條 招标項目審批

招标采購主管确定其采購物資需進行公開招标時，報采購部經理審核采購總監審批，審批通過後才能實施招标采購。

第7條 編制招标文件

招标項目審批通過後，采購招标主管應當根據招标項目本身的特點和要求編制招标文件。招标文件的編制要求如下。

1．招标文件不得含有傾向或者排斥潛在投标人的内容。

2．招标文件需包括招标通知、招标人須知、合同條款、投标書編制要求、投标保證金、履約保證金、标價表等内容。

第8條 招标文件的修改

1．采購招标主管對已經發出的招标文件保留有修改、澄清或者解釋的權利。

2．在進行修改、澄清或者解釋時，采購招标主管應當在招标文件要求提交投标文件的截止時間前以書面形式通知所有招标文件收受人。

3．招标文件修改、澄清或者解釋的内容為招标文件的組成部分。

第3章 招标階段

第9條 發布招标公告

1．招标文件編制完成後，在正式招标工作開始之前，采購招标主管通過公共媒體及其他渠道發布招标公告。

2．招标公告的内容包括：招标人的名稱和地址、投标人的資質要求、招标采購物資的性質、數量、實施地點和時間及獲取招标文件的方式等事項。

第10條 資格審查

1．采購招标主管可以根據招标物資的要求，在招标公告中，要求潛在投标人提供相關的資質證明文件和業績情況，并對潛在投标人進行資格審查。

2．資格審查的項目包括投标人的組織機構、中标經驗、供貨能力、财務狀況等，投标人應當具備承擔招标項目的能力和良好資信。

第11條 發售招标文件

1．采購招标主管将招标文件可以直接發售給通過資格預審的投标人，并要求投标人收到招标文件後立刻通知公司采購部。

2．通過資格審查的供應商可向招标人員購買招标文件，以便進行後續的投标工作。

3．招标人員不得向他人透露已經獲取招标文件的潛在投标人的名稱、數量以及可能影響公平競争的有關招标投标的其它情況。

第12條 現場踏勘

采購招标人員可以根據招标項目的具體情況，組織潛在投标人踏勘現場。

第4章 投标階段

第13條 投标文件管理

1．編制投标文件的要求

投标人應當按照招标文件的要求投标文件的具體要求編制投标文件，投标文件的具體要求如下。

（1）投标文件應當對招标文件提出的實質性要求和條件作出響應。

（2）投标文件應當由投标人的法人代表或者授權代理人簽署并加蓋公章後密封。

2．按時遞交。投标人應當在招标文件要求提交投标文件的截止時間前，将投标文件送達投标地點。

3．簽收保存。采購招标主管收到投标文件後，應當簽收保存，不得開啟。

4．文件拒收。在招标文件要求提交投标文件的截止時間後送達的投标文件，采購招标主管應當拒收。

5．文件修改。投标人在招标文件要求提交投标文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已經提交的投标文件，并書面通知招标人，該補充、修改的内容為投标文件的組成部分。

第14條 投标保證金、履約保證金及質量保證金的規定

1．公司招标規則要求投标人交納投标保證金的，所有的投标人必須在投标時或投标前交納投标保證金後方可參與投标，投标保證金按照 萬元收取。

2．待确定中标人後，未中标的投标人的投标保證金如數退還。

3．中标的投标人待簽定正式合同後，投标保證金自動轉為履約保證金。

4．中标人不與我公司訂立合同的，投标保證金不予退還，

第15條 投标禁止事項

1．投标人不得相互串通投标報價，不得排擠其他投标人的公平競争，損害招标或其他投标人的合法權益。

2．禁止投标人以向招标人或招标領導小組行賄的手段謀取中标。

3．禁止投标人以他人名義投标或以其他方式弄虛作假，騙取中标。

第5章 定标階段

第16條 組建評标委員會

采購招标主管負責成立評标小組，由其負責對收到的投标書做出作出評審，并用統一的評标标準評選出中标候選人。

第17條 開标條件

1．開标之前，評标小組及時制定開标方案，确定開标會議議程。

2．開标會議的時間和地點必須和招标公告中規定的一緻，并邀請投标人或其委派的代表參加。

第18條 開标、唱标

1．開标時，應由招标才哦股主管以公開的方式檢查投标文件的密封情況，當衆宣讀投标人名稱、有無撤标情況、提交投标保證金的方式是否符合要求、投标項目的主要内容、投标價格以及其他有價值的内容。

2．唱标時，需當衆宣讀投标書，對于投标文件中含義不明确的地方，允許投标人作簡要解釋，但解釋範圍不能超過投标文件記載的範圍或改變投标文件的内容。

第19條 開标記錄

開标時由采購專員做開标記錄，其記錄的内容主要包括采購物資名稱、招标号、刊登招标通告的日期、發售招标文件的日期、購買招标文件單位的名稱、投标人的名稱及報價、截标後收到标書的處理情況等。

第20條 開标變更

在特殊情況下，可以暫緩或推遲開标時間，特殊情況包括但不限于以下4種。

1．招标文件發售後對原招标文件做了變更或補充。

2．開标前，發現有足以影響采購公正性的違法或不正當行為。

3．采購單位接到質疑或訴訟。

4．變更或取消采購計劃。

第21條 審查投标文件

在唱标之後，評标小組将對投标文件進行審查，其具體的審查要點如下。

1．評标小組首先對所有投标文件進行審查，對不符合招标文件基本條件的投标确定為無效。

2．對投标文件不明确的地方進行必要的澄清和提問，但不能做實質性修改。

3．按照招标文件中确定的評标标準和方法對投标文件進行評審和比較。

第22條 評标方法

一般情況下，招标采購評标過程常用的評标方法為最低評标法、綜合評标法和性價比法，評标小組應視具體情況選擇合适的評标方法，以确保企業的采購利益。

第23條 評标報告

評标小組及時撰寫評标報告，并向采購招标主管推薦1～3個中标候選人。

第24條 确定中标人

1．采購招标主管需從評标小組推薦的中标候選人中确定中标人，并報采購經理審核，采購總監審批。

2．一般情況下排位第一的中标候選人願意簽訂采購合同，并且沒有收到與其相關的舉報和其他信息時，便可确定其為中标人。

3．中标人因不可抗力或者其自身原因不能履行采購合同的，招标委員會需确定排在中标人之後的一位中标候選人為中标人。

第25條 中标結果核準

1．确定中标人後，公司将于5日内持評标報告到招标管理機構核準。

2．中标結果經招标管理機構核準同意後，招标委員會便可向中标單位發放“中标通知書”。

第26條 中标公告發布

1．采購招标主管對外發布中标公告，公告内容包括招标物資名稱、中标人名單、評标小組成員名單、本公司的名稱和電話等。

2．發布公告的同時，采購招标主管應向中标人發出中标通知書。

第6章 采購談判與合同簽訂

第27條 合同談判

1．根據中标通知書的要求的時間、地點和中标内容，采購部與中标人進行合同談判，并與中标人簽訂書面合同。

2．合同必須在30日内訂立，合同的内容不得對招标文件和中标人的投标文件作實質性修改。

第28條 合同起草與确定

1．采購合同由采購部負責起草，公司法律顧問予以協助配合。

2．合同草案編制完畢後，應送采購部經理與法律顧問審核，按照審核意見修改後，報經總經理批準後方定為正式合同。

第29條 合同簽訂注意事項

1．盡量采用由工商部門監制的合同樣本簽合同。

2．簽訂合同時合同條款必須能确保本公司的利益不受損，在可能的情況下，應規定貨到驗收合格後付款，中标人所提供的物資要求在我方進行轉移、在一定期限内無償提供售後服務等。

3．簽訂合同時應拟定誠信條款，雙方都必須嚴格遵守，對未能完全履行合同的處理方法需要列明。

第30條 合同執行

采購過程中的各種事項均應按照合同中相關條款執行，合同未盡事宜，應由采購部和供應商協商确定處理方法。

第7章 附則

第31條 本制度由采購部制定，其解釋和修改權歸采購部所有。

第32條 本制度需報總經理審批通過後，自公布之日起生效。

采購部

2 詢價采購管理制度

詢價采購管理制度

第1條 目的

為了規範公司采購活動中的詢價工作，了解市場物資的價格情況，有效控制采購價格，使采購工作順利進行，特制定本規範。

第2條 适用範圍

本規範适用于公司的物資采購工作，且所涉及的物資采購，既包括生産所需的各項原材料、輔助性材料、各類設備以及配件的采購，也包括公司所需的辦公物資的采購。

第3條 管理職責

1．采購總監負責采購詢價最終結果的審核。

2．采購部經理負責制定采購詢價方案，組織并監督實施詢價工作。

3．采購人員負責落實采購的具體詢價工作。

4．其他相關部門負責提出提交采購需求申請與相關資料。

第4條 制定詢價計劃

相關部門提出采購需求，并經批準後由采購部經理根據公司采購計劃和采購物資的急需程度與規模制定采購詢價計劃。

第5條 成立詢價小組

1．根據公司實際情況成立詢價小組，詢價小組需有采購人員和相關專家共 人以上的單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，且以随機的方式确定。

2．詢價小組成員名單在成交結果确定前需保密。

第6條 确定采購詢價方法

采購人員進行采購詢價的方式主要包括口頭詢價和書面詢價兩種方式，具體内容如下表所示。

第7條 确定詢價供應商名單

1．詢價小組負責收集供應商相關資料，通過查閱供應商信息庫和市場調查報告掌握供應市場動态。

2．采購詢價小組根據市場調查與分析結果選擇 家符合條件的詢價供應商名單；對于非采購的物資，采購人員須在供應商資料庫中查詢原供應商，并将其直接列入詢價供應商名單。

3．采購詢價小組需将詢價供應商名單交采購部經理審核。

第8條 制作采購詢價單

1．詢價供應商名單經采購部經理審核确認後，詢價小組編制“采購詢價單”。詢價單包括但不限于以下14項内容。

2．采購詢價過程中，屬需附圖或規範的物資，詢價小組在發送詢價單時附送圖紙或規範至詢價供應商。

3．采購詢價過程中，屬設備類物資，詢價單中應至少注明如下所示的4項内容。

（1）供應商必須提供設備運轉 年以上的質量承諾，且保修期内所需的各項備品由供應商無償提供

（2）供應商必須列舉保修期内及保修期滿後，保養所需的備品明細，包括品名、廠牌、規格、單價、更換周期及備品價格的有效年限與調價原則

（3）供應商需提供設備的裝運條件及其重量、體積

（4）設備的安裝和試運行條件

4．外購物資應直接向國外供應商詢價，若供應商通過國内代理商報價，國内代理商需轉送國外供應商的原始報價資料。

第9條 制作采購報價單

詢價小組根據公司采購計劃，編制報價單。報價單具體内容如下表所示。

第10條 發出詢價通知

詢價小組将詢價單和報價單以傳真或郵件形式發放給供應商，并要求供應商在規定的期限内進行報價。對于逾期報價情形，詢價小組一律不予受理（經采購總監核準者除外）。

第11條 詢價整理與結果呈報

1．詢價小組在截止報價後，整理分析所有報價，編制“采購詢價報告”交送采購部經理審核。

2．經采購部經理審核并提出修改意見後，采購總監對“采購詢價報告”進行審批，确定供應商。

3．采購人員根據審批結果，執行采購。

第12條 本規範由采購部制定、修訂與解釋。

第13條 本規範由總經理審批後實施。

采購部

采購詢價工作流程

采購談判工作流程

采購合同簽訂流程

采購訂購下單流程

采購違約處理流程

企業采購部在執行以下工作事項時，主要根據以下工作規範

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