這裡談的一些内容,有的列出了具體錯誤,有的隻對容易出錯的地方講了規範性要求,凡不符合規範性要求的,都是錯誤。
1
認識錯誤
僅以本人在機關所聞,就有以下幾種情況(由于可以理解的原因,請允許我隻用某些同志的話<基本上是原話>列出,不作闡述):
1.“隻要沒錯,就沒關系嘛。”
2.“錯也錯不到哪裡去嘛。”
3.“他們(指辦公室)要看(指核稿),就給他們看吧。”
4.“這個(指印發的大會材料中的原則性錯誤),人家一看就知道是沒校對出來的印刷錯誤嘛。”
5.“這麼麻煩(指辦公室反複核出問題過不了關),搞得我好煩。”
6.“先送××領導(主要領導)簽,是因為他是我們的分管領導嘛。”
7.“(現在不符合要求),我們是先送辦公室改了以後再回去搞好呢。”
8.“差就差一點嘛,反正辦公室要核稿的。
9.“耍筆杆子的人,就喜歡鑽牛角尖。”
10.“都是這樣不負責,我們何苦要這麼認真,沒有政治錯誤就算了,讓領導把關去吧。”(這是我們核稿者面對衆多的異議和粗制濫造的文稿心煩時發的感慨、講的氣話,其實從來沒有這樣做過。)
2
特殊錯誤
1.将經辦公室核過的文稿(一般是改動較大的)拿掉,重新打印,送領導去簽發(可能是不好意思或怕領導認為自己不認真)。這種做法既破壞了公文的原貌,又沒尊重别人的勞動。從起草人拟制,到領導簽發,整個辦文過程的原始資料,都必須完整地保存以備核查。如果送領導簽發之前改動較大,難以辨認,可以重新打印,但原稿必須附在其後。這樣,既便于領導對比判斷時參閱,又符合檔案保存的要求,也尊重了别人的勞動。
2.領導簽發後再作改動。文件一經領導簽發,就是定稿,原則上是不能改動的。除修改個别明顯屬于領導簽發時的筆誤外,如特殊情況需要改動,必須報經簽發人同意。
3.先閱文的主要領導已簽明确意見,後閱文的分管領導意見不同(為所分管的部門說話)并要求其非分管部門執行。這種事情雖然不妥,但我們不再探讨。我們倒應當注意另外一個問題,那就是給領導閱文,一定要注意做到:凡收到有需要辦理事項的公文和需要簽發的公文時,先送有關分管領導閱簽,再送主要領導閱示,除非有關分管領導不在家。這樣做,可以避免領導意見的不一緻。因為主要領導最後閱文,他既可以吸收、完善前面閱文領導的意見,也可以修正甚至改變前面閱文領導的意見,他所作的批示,是結論性的意見,是本單位(系統)應當執行的意見,不存在意見不一的問題。當然,呈送知照性公文,則可以先送主要領導閱再送其他領導閱或以領導方便為原則,哪位領導在家,哪位領導方便,就先送那位領導閱。
4.現在的文件(内容是工作而不是其它諸于落實政策、補發工資等),安排過去的工作。在實際工作中,我們遇到兩個這樣出自同一單位的文件。
5.你譜你的曲,我唱我的歌。2002年3月1日,省計生委向各市、州計生委,機關各處室,各直屬單位發出了《關于印發<湖南省計劃生育委員會公文格式細則>的通知》(湘計生發〔2002〕16号),規定從2002年4月1日起執行該細則。但是一些單位、一些人根本就沒看,甚至不知道丢到哪裡去了。不按規定辦,完全憑自己的“經驗”、“理解”、“悟性”去做,什麼都符合他的意志,就是不符合規範要求。
3
文種錯誤
如向同級機關和不相隸屬機關行文,使用的不是“函”,而是“請示”、“報告”,甚至使用“請示報告”。有的處室(單位)起草的給省計委、省财政廳、長沙市人民政府的文件,就是這樣的。他們認為這些機關權力大,你要求他,不用“請示”、“報告”不恭敬,辦不成事,這是不對的。我在核稿時曾經針對這種情況開過玩笑,我說照這樣,“主送機關”要不要改成“××廳父親”呢?甚至有的還不是文種使用錯誤的問題,而是根本上就不是文種。如《××工作要點》、《××辦法》、《××規劃》、《××制度》等等。處理這種不是文種的文稿的辦法是加一個關于印發這個文稿的通知。
4
格式錯誤
如标題标識、分層标識、附件标識、成文日期标識、頁碼标識、版記标識、字體、符号、排版等方面的錯誤。
5
數字使用不規範
主要錯誤是,應使用阿拉伯數字的卻使用漢字,應使用漢字的卻使用阿拉伯數字;不能拆開分行的數字卻拆開分行等。
6
标點使用不正确
除了文中标點符号使用不對以外,主要是在标題中随意加标點符号,特别是在主标題中加書名号“《 》”;在行首和行末使用不能使用的标點符号;将不能拆開分行的标點符号卻拆開分行;将破折号斷開成“??”;破折号、省略号、連接号和間隔号的使用,不是上下居中标識等。 标點符号有句号、問号、歎号、逗号、頓号、分号、冒号、引号、括号、破折号、省略号、着重号、連接号、間隔号、書名号和專名号等16種。标點符号是書面語中不可缺少的部分,用來表示停頓、語氣以及詞語的性質和作用。因此,必須重視标點符号的使用。
(一)句号、問号、歎号、逗号、頓号、分号和冒号一般占一個字的位置,通常不出現在一行之首。
(二)引号、括号、書名号的前一半不出現在一行之末,後一半不出現在一行之首。
(三)破折号和省略号都占兩個字的位置,中間不能斷開。連接号和間隔号一般占一個字的位置。在書寫和印刷時,這四種符号上下居中。
(四)着重号、專名号和浪線式書名号标在字的下邊。
豎排文稿标點符号的用法另有規定。
7
違背行文原則
如在正常情況下越級行文,我委就有個别直屬單位直接向省人民政府行文;“報告”中夾帶請示事項;不是一文一事,而是一文多事或一事多文等等。
8
違背辦文程序
如處室負責人不核稿簽字,應會簽的不送相關處室會簽;不經辦公室核稿就送領導簽發;以領導對初稿的修改作為領導對文件的簽發;将公文直接呈送給領導同志個人;将公文到處呈送;将公文先送給領導同志簽批,再交辦公室處理(即公文倒流現象)等等。
9
其他
如不使用Α4型紙;使用黑頭文件(電報除外);發文字号編為“第×号”或“00×号”; 使用“此頁無正文”标識法;發文機關不是放在标題之前,而是放在成文日期之上;在“函”的首頁标識頁碼;在空白頁及其以後的頁标識頁碼;使用鉛筆、元珠筆、紅墨水筆、純藍墨水筆等閱處公文;辦文不急自己急别人,立等要取,不給核文者以應有的時間等等。
責任編輯:釋然 來源:老秘網
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