随着外貿行業的不斷發展，交流越來越頻繁，及時有效的交流方式很重要，其中寫郵件是外貿人必要掌握的技能之一。有沒有想過，為什麼别人回信率高，而你卻得到寥寥無幾的回複？那是因為你還沒掌握寫開發信的技巧，本期小P教你如何寫出一封優質的出單郵件吧~

一、選擇合适的公司和收件人

1.首先選擇合适的目标客戶公司

對目标客戶群體篩選，進行背景調查，選擇與自己公司産品以及價格或者規模等各方面相匹配的公司。

2.其次選擇合适的收件人郵箱

選擇客戶公司的高層管理者或者采購部經理的郵箱，不僅回複率高，而且具備較大的決策能力，有利于更快達成合作。如果找不到這些收件人，那麼可以在郵箱中加上“請幫我轉發給采購經理”再發送給其他人。除此之外，不要對同一個公司進行群發，因為這樣容易觸發SPAM，導緻郵件被攔截或者進入垃圾郵箱。

二、郵件主題至關重要

主題往往是郵件的決定性文本，它是使你的郵件在收件箱裡每天上百封郵件中脫穎而出的關鍵，也是讓收件人點開郵件的關鍵。主題應該保持在大概10個單詞，其中包含4~5個關鍵詞。對于初次聯系的客戶，可以使用客戶的産品或公司名字，再加上自己提供的産品服務，這樣可以做到一目了然。另外，在郵件主題中增加“Re”“Fw”等已讀字樣，也會提高郵件的打開率。

1. Re: 客戶公司名 /其行業大頭（或其可能的競争者）vendor-産品/自己公司名
2. To：xxx/benefit 産品名，to xxx/客戶感興趣的點 産品名
3. 展現優勢/告知消息類
4. 戳中客戶的興趣，展示優勢，讓客戶感覺有利可圖，越具體越好
5. 【形容詞】 【産品】 from
6. 【噱頭】 【産品描述】
7. 【産品】 【用途】
8. 問句類，引起客戶好奇

三、郵件正文要簡明扼要

1.用詞表述精煉簡潔。盡量使用精準、簡潔的語言來完整全面地介紹自己的來意、提供的産品或者服務。可以分為三段：第一段開頭問候及來信目的；第二段核心内容，能給客戶帶來什麼價值；第三段客戶若感興趣需要怎麼做，是視頻會議還是添加聯系方式等。不要太多啰嗦的無意義的話，這樣老外就沒什麼興趣看下去。

2.郵件字數影響着回複率。正文中包含少于100個單詞的可以成為簡短的電子郵件，回複率高達32.2%，而在100-200字的郵件回複率隻有14.4%，200-300之間的回複率為16.1%。令人意外的是，300-400字長的郵件回複率達到了28.6%，而超過500字的郵件回複率更是高達40.3%。但是建議盡量以短小精悍的内容為主，因為多數老外不願意花太多時間在浏覽郵件上。

3.規範寫作格式。在寫郵件時，格式要使用英文郵件格式，全篇字體使用統一的英文字體，大小一緻，重點内容可以利用背景色來突出；常用的英文字體有Time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting等；符号使用英文符号，且不建議大量使用感歎号來強調說明；回複郵件時，盡量用簡單具體的詞彙對客戶的疑問進行解答，避免模糊詞語的使用，做到有問有答，展現專業度。

4.插入圖片或者添加附件。關于在郵件中是否添加圖片，可以見仁見智。插入圖片有着非常直觀的效果，客戶一打開就可以看到，從而提高對産品的興趣，但是被當作垃圾郵件的幾率也很大，可以根據具體情況，選擇是否插入圖片或者添加附件。

四、使用合适的發件郵箱

1.發件郵箱。客戶收到郵件時，郵箱如果是gmail等，客戶可能無法直接獲得發信公司的名字及其他信息，那使用企業郵箱便是第一選擇。如果選擇其他郵箱，設置名稱時，除了用自己的名字，建議添加公司名稱等内容，可以提高客戶對這封郵件的重視度，不會認為是一封群發的沒有公司的釣魚郵件。

2.郵箱設置。落款處除了公司名稱和電話，公司的官網以及您的聯系郵箱也非常重要。客戶可以在看郵件時直接點擊官網來查看公司提供的産品及其他宣傳資料。此外，郵件在被轉發的過程中，可能由于某個人客戶端的設置問題導緻郵箱地址消失，因此，簽名欄公司名字、地址、聯系人、職位、郵箱、電話缺一不可。純文字的簽名檔有很大的局限性，簽名中可以添加公司的logo或者是公司産品的圖片，這樣不僅會增加專業性，還能提高客戶的信任度。

五、郵件跟進的注意事項

1. 了解客戶的脾性。在溝通中，可以簡單判斷客戶的辦事風格，如果客戶是比較嚴謹認真的人，那在溝通中要簡潔幹練，禮貌用語一定要使用。如果客戶比較随性活潑，在談判之餘可以聊一些其他的話題，增加彼此的信任度以及好感，有利于合作的推進。2. 跟進的周期很重要。既要能在一定程度上催促客戶做決定，又不能引起客戶的反感，一個良好的頻率是成單的關鍵。根據你與客戶的交流頻率來判斷，可以自己掌握；如果客戶比較拖沓，可以采取三天一跟進的節奏，來敦促客戶做決定。3. 注意客戶國家時差（是否在度假或者節假日），避免在客戶休息的時候探讨工作事宜，客戶會反感，進而影響合作，此外也要尊重客戶當地的風俗習慣。

站在客戶的角度去考慮你希望得到什麼樣子的開發信，所以總結上面規律，靈活運用在自己的業務中。

資料來源：環球慧思、外貿充電站、Nelly的外貿日記、PayTrades等整理。

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