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做事慢吞吞，總被别人說太磨叽？

懶癌在身，拖延成性？

很多次的悔恨、自責，卻始終無法擺脫低效？

上述情況，最容易讓職場人生活工作變得混亂不堪，整天焦頭爛額。

作家赫胥黎說：時間最不偏私，給任何人都是二十四小時；時間也最偏私，給任何人都不是二十四小時。

其實，人與人最大的差距，就是時間利用率，想擺脫混亂徹底掌控時間，提高人生效率，GTD時間管理法或許可以幫到你。

一、什麼是 GTD 時間管理法？

戴維·艾倫在《搞定：無壓工作的藝術》中提到GTD時間管理法，全稱：Getting Things Done，意思是“把事情做完”。

在《搞定》一書中，他全面解析了GTD的方法理論及實踐技巧，把GTD法則分為5個步驟，收集、整理、組織、計劃、執行。

通過以上5個步驟，把大腦中混亂的思緒和事項，搬到外部系統中，然後通過一系列行動消滅高壓狀态，提高效率。

GTD 的核心方法就是清空大腦，專注當下，心如止水般聚焦每項任務，從而避免因思緒混亂而導緻低效。

二、怎樣有效運用GTD時間管理法？

1、收集：把一切待辦事項放進收集箱

在平時，什麼時候最容易産生負面情緒，影響效率？

答案就是大腦中塞滿事情時，大腦就像裝滿軟件的電腦硬盤，已經沒有空間留作思考。

為了避免做事時被瑣事幹擾，你需要幹的第一項工作就是收集，将所有影響你注意力的事情收集到一個歸攏到外部系統中。

在收集階段，你最需要關注三件事：

（1）收集箱是否簡單，方便随時記錄？

收集箱既可以是白紙，也可以是手機備忘錄、筆記、便簽軟件、時間管理類APP。

一旦選擇某個收集箱，至少保持一段時間不要更換，堅持用一個收集箱，讓其成為你可信賴的朋友。

随着深入學習，或者當下的工具不能滿足你管理時間的需求時， 再去更換收集箱。

但是收集箱有一個原則，就是便捷原則，不需要你花費什麼力氣，隻需要一個步驟，就能搜羅起來你腦中的事情。

我剛開始應用GTD時間管理法則時，就是一張白紙，一旦腦袋中閃現什麼事情或靈感，我就會把它記錄下來。

（2）是否所有的事情都被納入外部收集箱？

想要把各種無序的事情全部歸納到外部收集箱中，确保不遺漏，需要通過至少以下兩個步驟：

第一步：被動收集，記錄零散的想法

現在頭腦中想到什麼事情，就立刻記錄到可信賴的收集箱中，否則你會很快忘記，或者經常想起，但不知道如何落地實現，就像纏在一起的毛線。

我手邊會随時放着一張便利貼，産生想法我就會寫上去，貼在電腦周邊。

第二步：主動思考，記錄夢想和待辦事項

人生是非常短暫的,但是如果隻注意到其短暫那就連一點價值都沒有了。——沃韋納戈

被動收集完，接着就要主動思考，去思考未來可能要做的事情、近期待辦事項，回憶曾經有過哪些想法，但凡産生想法的事情，都要全部記錄下來。

當你把腦中的所有事情都歸攏到收集箱中時，你會擁有一種掌控感和成就感，腦子就不會再混亂，而是能夠安于當下。

（3）是否做到了定期清理？

隻有定期清理，收集才有意義，否則是徒勞的，問題永遠不能被解決。

清理不是直接删除，而是将事情分類整理，推動事情完成。

2、整理：給事情分個輕重緩急

收集箱中的事務紛繁複雜，有些事有價值，有些事毫無價值，這時候就要通過整理，給事情分個輕重緩急。

1、當下需要完成的事情

對于當下需要采取行動完成的事情，要用三種手段處理掉：

• 立即執行：2分鐘内可以解決的問題，比如喝口水、給同事發一封郵件、站起來走一圈，就立刻先做了它。
• 委托他人：在2分鐘以上，但事情價值對于你來說，意義不大，有更合适的人選，你就委托給其他人。
• 延遲處理： 還有一類事情，不用着急解決，事情拖着反而會有驚喜，就延遲處理，先把最重要的事情解決掉，但此類事情如果安排過多，就要思考是不是自己故意而為之，為托拖延找借口。

2、隻有想法，自己不想耗費時間去做的事情

人生不于做多少事，在于把重要的事情優先完成。

收集箱中不重要的事，沒有意義保留下來，就可以直接删除掉。

3、未來可能的事

未來可能要做的事情，現在先放在一邊，等有空時找個安靜空間，去策劃整個流程，思考整個事情如何才能實現？

3、組織：建立好清單

很多事情都不能一步完成，要通過事情清單或者執行步驟，才能一步步解決，這時候我們就要形成清單，将所做的事情明确下來，确保要事高效完成。

為了讓知識轉變為生産力，我們必須學會見林觀木。我們必須學習使兩者結合起來。--彼得·德魯克

1、按照情景制作清單

不同的環境，可以做不同的事情，常見分類是依照身處環境做出的清單，常見的分類包括：在家時、外出辦公時、坐車時，根據不同環境處理不同的事物。

2、按照協作者制作清單

有些事情是不需要我們完成的，而是要跟蹤任務達成的進度，這時候我們隻需要設置截止日看到結果就好了。

在截止日完成時，要設置幾個時間節點，提醒對方完成。

3、組織整理非行動性資料

非行動清單，通常是遠期事物，一般可以分類資料類和未來可能類，将非行動資料中無用信息删除掉，其他資料再分别合理處理。

• 參考資料：一些無法産生行動，但是可以作為資料的素材，放進素材庫，随時調用。比如：媒體報道、圖書信息、文章素材等。
• “将來/也許”類事情的管理：記錄那些可能在未來某個時間需要付諸行動的事情。比如：出國旅行計劃。

4、回顧：保障系統的有效運行

定期回顧各項清單和行動結果，才能讓整個系統保持時效功能，這是實現系統清晰和穩定的前提。

1、每天一次的簡易回顧

早晨或者晚上睡前回顧自己一天的行為，是否做到了要事第一和心如止水。

回顧當天整個事情的安排是否合理；第二天如何規劃；哪些事情是可以升級做得更好的，然後做一次整體的梳理和升級。

回顧内容包括：

檢查收集籃是否清空。

檢查也許清單是否有條目需要執行，轉化成行動或項目。

檢查每張項目清單了解項目進度，并保證每個項目至少有一個行動。

檢查待辦清單是否有條目需要轉化成行動，也就是催促。

檢查各清單是否有已完成、已作廢的條目，立刻删除。

2、每周一次的整體回顧

這是你更新和完善自己的清單的過程，就像是為操作系統更新軟件和打補丁。每周一次的回顧，你需要關注兩件事：

1、回顧過去一周的日程表，看看參加的日程是否可以轉為下一步行動；

2、重新收集大腦中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行動清單。

這樣，通過每天回顧和每周回顧，你就把你林林總總的事務都交了給清單，将大腦徹底清空。

5、執行：選擇最合适的行動

對所有突發事件置若罔聞，就意味着放棄了所有機會、喪失所有主動權，同時也失去了豐富多彩的生活。--史蒂芬·柯維

如何行動，才能确保任務高效完成？

1、根據情景決定事務的“四标準法”

根據不同标準要素選擇正确的行動，将有效提高任務完成的效率。

• 情境：根據不同情景組織整理行動提示信息，比如：在車上，在飛機上，在辦公室等。
• 有多少時間：根據空閑時間長短選擇合适行動，比如：上班途中的時間、晚飯到休息的時間等。
• 有多少精力：根據精神狀況選擇最合适的行動，比如：工作一天後精神疲憊，看書要比寫作更高效。
• 重要性：前三個環節已經圈定了行動選擇範圍，這一步應考慮事務的重要性，篩選出當前的要事，首先完成。

2、番茄工作法

如何确保在具體執行每項工作時，高效專注呢？番茄工作法，可以幫助你有效完成。番茄工作法是由弗朗西斯科·西裡洛創立的一種相對于GTD更微觀的時間管理方法。

那麼如何使用番茄工作法呢？

選擇一個待完成的任務，将番茄時間設為25分鐘，然後專心工作，中途不要做任何與該任務無關的事直到番茄時鐘響起，接着在紙上畫一個X，休息5分鐘，每4個番茄時段多休息30分鐘。

GTD追求的是心如止水的境界。為了達到這個境界，我們要借助清單，為大腦減負，讓我們每次隻專注一件事。

大家可以按照我的上面的步驟，一步步去完成，相信你能擁有一個真正高效的人生。

—— END ——

責任編輯 | 清風

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