當人們撰寫一篇文檔時，大都關注的是如何把要表述的内容表述清楚，很少有人會去刻意關注字體。

但實際上，你至少有兩個絕對的理由去關注字體。

一方面，出于文檔的美觀和易讀目的。每篇文檔都有自己的表達意境、情緒格調和視覺風格，這些都是通過人們讀到的和看到的東西來傳達給他們的。雖然從這個角度上沒有成文的标準和規範可循，但是，選對字體絕對是優秀的文字閱讀體驗所不可或缺的因素。

另一方面，出于文檔的标準化和規範化目的。從政府公文到行業文件，再到企業文檔，通常都有成文的标準和規範可循。如果你提交的這類文檔沒有在格式上符合要求，特别是字體的選用不正确，即使内容正确，它很可能也是不合格的。

可見，字體的作用不容小視。

當你撰寫一份 PowerPoint 文檔時，很可能需要從企業的文檔庫中找到其他一些經過專業内容校準的相關文檔，從中複制文字段落或幻燈片，并把它們粘貼到你正在撰寫的文檔中。

這時，因為你用作素材的這些文檔分别遵從于不同的标準維度，所以，你複制來的内容就很容易出現字體不一緻的問題。

以上述的這個演示文稿為例，你就有必要把整個文檔的字體進行統一。為此，你可以使用PowerPoint 供的“替換字體”功能來很方便地完成字體替換。

如果你的文檔中包含了多種不同字體，則需要執行多次“替換字體”。一旦完成字體替換，文檔的标準化特征便一目了然。

如果你打算把某種字體始終用在今後的文檔撰寫中，那麼，你想不想把它設置為 Office 的默認字體呢？

以 Word 文檔為例，你要使用“字體”對話框來更改默認字體。首先，選擇常用的字體，然後，單擊該對話框左下角的“設為默認值”按鈕，就可以将當前所選的字體設置為 Word 的默認字體了。

這就意味着，每當你在 Word 中新建一個文檔時，默認都會采用該字體進行撰寫。

實際上，Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 都支持這種設置。它們的設置思路大體上是類似的，僅在具體方法上略有不同。

當然，每類文檔通常都有自己固有的格式要求，特别是字體選用上的要求。如果你被安排參照某個現有文檔中的全套格式設置來撰寫一份新文檔，那麼，最便捷的方法莫過于将該文檔中的全部樣式提取到你自己的文檔。

首先，打開“樣式”窗格，單擊“管理樣式”按鈕，并在“管理樣式”對話框的底部單擊“導入/導出”按鈕。

接下來，在“管理器”對話框中，左側區域代表當前文檔，而右側區域代表樣式來源文檔，你隻需在右側區域中打開那個包含有所需樣式的文檔，并将其中的樣式複制到左側區域，即可完成樣式的提取。

這樣，你就可以把精力放在内容本身上，而格式和字體設置已經包含在剛剛導入的樣式中，你不必再為獲得一緻的文檔格式而大費周章。

為了追求文字的美觀，你可能會在 Word 或 PowerPoint 文檔中使用某些特殊字體。當把這些文件交付到其他人手中時，他們的計算機上很可能沒有安裝這些字體。

這時，文件中應用了特殊字體的文字内容默認就會采用當前用戶設置的默認字體來顯示。

為了能讓你的文件中的文字内容在其他人的計算機上依舊原樣顯示，你可以把特殊字體嵌入文件，從而實現特殊字體于你的文件如影随行。

以 PowerPoint 演示文稿為例，你可以在“選項”對話框中強制當前文檔嵌入特殊字體。

當然，你還可以在“僅嵌入演示文稿中使用的字符”和“嵌入所有字符”這兩種嵌入方式之間進行選擇。

如果你交付文檔的目的隻是供對方查看，則前者是理想的選擇；如果你交付文檔的目的是供對方編輯，則後者是理想選擇。

我們都想通過選擇合适的字體來讓文章中的文字内容變得“好看”，但是，在遵循既定的行業或企業文檔規範的前提下，怎樣選擇理想的字體，還有一些重要的功課要做。

首先，你選用的字體是否有足夠的易辨識性和易讀性。

易辨識性是指頁面上的任何文字都能夠被讀者輕而易舉地識别出來。

而易讀性是指閱讀大段文本的難易程度，也就是說，當你閱讀一段文本時，需要你投入多大的注意力，讀起來是否吃力。

其次，你選用的字體是否能夠讓文字内容産生視覺上的層次感。

在一篇文章中，通常包含若幹級标題和正文。如果所有這些文字内容都采用相同的字體（甚至相同的字号），那麼，你就很難快速抓住文章的主旨，注意力不由自主地分散；

相反，如果各級标題都采用了恰當的字體（以及字号和樣式），那麼，你的目光就會自動被這些占據第一視覺層級（最突出）的内容所吸引，進而快速掌握文章的主體結構。

最後，你選用的字體是否能夠傳遞某種情緒和個性。

不管選擇哪種字體，你所選用的字體都會引起讀者的情緒反應（這被稱為字體心理學）。為了有效傳達你所要傳達給讀者的信息，需要選擇與文章主題性質相匹配的字體。

文本在頁面（或屏幕）上的顯示方式會影響讀者與之交互、閱讀和理解它的方式。如果你關心讀者對自己所寫文章的看法，你就需要在字體的選用上多花些心思了。

Microsoft 也在不斷增加新的字體來滿足人們對字體的多樣化需求。就比如說 Microsoft 産品的默認字體，也在與時俱進，不斷演變。

為了給默認字體的選擇設定一個新方向，Microsoft 近期引入了 5 款原版的自定義字體，現在，我們就來一起了解一下這些嶄新的字體。

值得一提的是，當你在 Office 應用程序中打開“字體”選項時，就會發現，有一些字體标有“雲下載”圖标。這是什麼情況？

這些字體是由 Microsoft Office 在雲端托管的雲字體，它們會出現在最新版本的 Office 應用程序内。之所以被稱為雲字體，是因為它們默認并沒有被下載并安裝到本地計算機，隻有在你需要使用它們時，才會下載并安裝。

這就意味着，你使用雲字體創建的文檔也會在其他人的計算機上原模原樣地呈現，完全不必把雲字體作為特殊字體嵌入到文檔，這就為共享文檔的保真度提供了廣泛的字體可用性保障。

文字不僅是信息傳遞的載體，也是一種特殊的圖形符号，它通過字體這種可見形式在信息傳遞過程中發揮着視覺感受傳遞的作用。

因此，選對字體是寫好文章的第一步，而高效地将其應用到你的文字内容也是知識創作中不可或缺的一項技能。

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本文由 BTIC Services 原創發布。

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