職場就如戰場,如何高效辦公也便逐漸成為了一門必修課。
以編輯日常的文檔為例,總有些人經常被 WPS 狂虐,整得焦頭爛額,甚至還長期陷入瑣碎的工作循環,效率十分低下。
但其實,很多操作隻用一秒就能夠搞定。如果你想提升編輯文檔的效率,那今天這篇文章就很适合你。
01一鍵快速啟動WPS若沒有特意指出,你可能認為大家都是通過「雙擊」桌面圖标來啟動 WPS,亦或者直接雙擊文檔文件啟動。
但事實上,高效辦公的人往往會設置快捷鍵,一鍵即可快速啟動 WPS,整個過程十分方便。
我們需要做的,便是在桌面上的 WPS 圖标上單擊鼠标右鍵,在彈出的選項中選擇「屬性」。
接着在屬性對話框——快捷鍵中,按下任一快捷鍵應用即可。比如說設置為「F12」鍵,此後便能在桌面按下 F12 快速啟動 WPS。
02快速定位到上次編輯位置在編輯文檔時,有時候會因為遇到特殊情況,中斷并保存正在進行的編輯。可下次打開文檔時,卻總是忘記上一次編輯到了哪裡。
雖然說幾頁的文檔翻一翻還是能看到,但一旦遇到幾十頁甚至幾百頁的長文檔時,想想頭都大了~
而高效辦公的人,其實使用「Shift F5」就能一秒快速定位到上一次編輯的位置。
此外,你也能通過Ctrl End一秒定位到文檔結尾,按下Ctrl Home則可定位到文檔開頭。
03快速對齊段落為了版面美觀和排版需求,通常需要設置段落對齊,你會怎麼操作?
低效操作:選擇需要設置的文本,然後将鼠标移動的功能區中的對齊按鈕上單擊或是打開“段落"對話框進行設置。
高效操作:直接利用快捷鍵來完成,詳情如下
在 WPS 編輯文檔時,有時會發現個别行首帶有标點符号,如下圖所示,
看上去十分别扭,且有違中文排版規範。那麼,該怎麼設置行首不出現标點符号呢?
選擇段落文本,單擊鼠标右鍵,在彈出的菜單中選擇「段落」命令,在對話框中,選擇「換行和分頁」,勾選「按中文習慣控制首尾字符」和「允許标點溢出邊界」複選框,最後單擊确定即可。
在 WPS 編輯文檔時,經常會遇到這樣的情況:輸入以序号作為開頭的段落時,按下回車鍵後,那麼第二段開始時段落會自動編号。
雖然感覺很智能,但有時也會給我們編排文檔造成一些麻煩(因為有時候根本不需要它~
那麼該如何快速取消這些自動添加的編号呢?
點擊「文件—選項—編輯」,取消勾選下方兩個選項即可。
許多人調整文檔行距,都是先全選文檔,然後在工具欄上的「開始-段落」中找到「行距」的選項,再選擇對應的行距值,效率非常慢。如何快速調整行間距呢?
高效技巧:
在處理 WPS 文檔時,我們一般都是以「橫向」的方向選擇某句或某段文本。
那你有沒有想過該如何處理縱向的文字排列呢?比如說下圖,對這些人名進行選擇,更改字體顔色。
這時候,其實可以用「Alt」鍵,便能直接框選縱向的文字。
你隻需要按住「Alt」鍵,縱向拖動鼠标選擇文檔中的縱向文字區域,然後就可以複制、移動、删除或直接修改這部分文本内容。
08快速調整段落順序有時因為某些原因,我們經常需要對文檔中某個段落的順序上調或者下調。
一般情況下,我們會用鼠标拖拽框選,然後剪切—粘貼,過程稍顯繁瑣。
那麼如何在 WPS 中快速調整段落的順序呢?其實可以通過 Shift Alt 方向鍵(上下鍵)來快速調整。
你隻需要選擇需要調整的段落, 按Shift Alt 上(或下)方向鍵即可進行調整。
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