Excel是人們經常使用的一種辦公軟件，掌握正确的使用方法和技巧是很有用的。下面是小編整理的Excel的正确使用方法，分享給大家!

Excel的使用方法

處理表格

日常辦公中一些重要的或屬于保密性的文件都需要進行安全性的設置，設置EXCEL文檔的安全性的操作方法有很多。

加密Excel文件

如果不想讓自己的Excel文件被别人查看，最好将其加密：單擊“工具”→“選項”，在彈出的“選項”對話框中單擊“安全性”選項卡，然後在“打開權限密碼”(隻允許讀不能做修改)、“修改權限密碼”(可以閱讀，也可以修改)輸入框中輸入該文件的打開權限密碼及修改權限密碼。單擊“确定”按鈕，在彈出的密碼确認窗口中重新輸入一遍密碼，再單擊“确認”，最後點“保存”按鈕完成文件加密。下次隻有輸入正确密碼才能打開該文件。

對單元格進行讀寫保護

1)對輸入信息進行有效性檢測：首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然後選擇“數據”菜單中的“有效性”選項，設置有效條件、顯示信息和錯誤警告來控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。另外，這一部分設置很有用，如在設計一個Excel時，不允許用戶輸入負數年齡及負工資等。

2)設置鎖定屬性，以保護存入單元格的内容不能被改寫。選定需要鎖定的單元格;選擇“格式”→“單元格”;在“單元格格式”設置對話框中選擇“保護”标簽并選中“鎖定”;選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設置。

保護工作簿(2003版本)

打開“工具”→“保護”→“保護工作簿”。選定“結構”選項可保護工作簿結構，以免被删除、移動、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。選定“窗口”

在設置保護工作表前，首先确認要保護的單元格是否處于“鎖定”狀态，選中并右擊單元格，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”，選擇“保護”選項卡，确認已選中“鎖定”項，在默認狀态下，單元格和圖形對象均處于鎖定狀态，此時，如果設置工作表被保護，則相應信息不能修改。保護工作表的方法如下：選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”，在打開的對話框中有“内容”、“對象”和“方案”三個複選項，如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的數據及其他信息，并防止查看隐藏的數據行、列和公式，則選中“内容”複選框;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象，則應選中“對象”複選框;如果要防止、改變工作表中方案的定義，則應選中“方案”複選框。最後為防止其他用戶取消工作表保護，還要在“密碼”文本框中輸入密碼。

保護共享工作薄

對要共享的工作薄，如果要對工作薄中的修訂進行跟蹤，可設置保護共享工作薄，選擇“工具”→“保護”→“保護共享工作薄”，選中“以追蹤修訂方式共享”複選框，如果需要其他用戶先提供密碼，才能取消共享保護和沖突日志，則需要在“密碼”文本框中輸入密碼，注意，如果工作薄已經處在共享狀态，則不能為其設置密碼。

為工作薄設置權限密碼

如果不想其他用戶打開工作薄，可設置工作薄打開密碼，單擊“文件”→“另存為”，單擊“工具”菜單上的“常規選項”，在這裡可根據不同需要設置兩種類型的密碼：如果根本不想其他用戶打開工作薄，則需在“打開權限密碼”文本框中輸入密碼;如果隻是不想其他用戶修改工作薄，但可以打開查看，則需要在“修改權限密碼”文本框中輸入密碼。當然為了保險起見可以把兩個密碼都設置，最好是設置不同的密碼内容。

隐藏公式

如果不想在共享工作薄後，讓其他用戶看到并編輯已有公式，可在共享之前，将包含公式的單元格設置為隐藏，并保護工作表。步驟如下：選定要隐藏的公式所在的單元格區域，選擇“格式”→“單元格”，單擊“保護”選項卡，選中“隐藏”複選框，單擊“确定”按鈕即可隐藏公式。

隐藏工作薄

選擇“窗口”→“隐藏”，可以把當前處于活動狀态的工作薄隐藏起來，如果要取消隐藏，可選擇“窗口”→“取消隐藏”命令，然後在“取消隐藏”窗口中選擇相應工作薄即可。

隐藏工作表 選擇“格式”→“工作表”→“隐藏”，可以把當前的活動工作表隐藏起來，要取消工作表的隐藏時，選擇“格式”→“工作表”→“取消隐藏”，然後在“取消隐藏”窗口中選擇相應的工作表即可。

隐藏行或列

隐藏行或列共有三種方法，這裡以行為例：(1)右擊要隐藏的行号，在出現的快捷菜單中選擇“隐藏”命令。(2)單擊需要隐藏行中的任意單元格，然後選擇“格式”菜單下的“行　隐藏”命令即可。(3)移動鼠标要隐藏行的右側，按住左鍵，通過移動向左移動的方式，将列寬調整為0，這樣對應的行号會從工作表中自動消失，起到隐藏效果，要取消隐藏，需要同時選擇該行的左右相鄰的兩行，或者選中整個工作表，然後選擇“格式”菜單下的“行　取消隐藏”命令即可。

設置隻讀方式

選擇“文件”→“另存為”，在該對話框中選中需要設為“建議隻讀”屬性的工作簿文件，然後單擊該對話框上的“選項”按鈕，打開“保存選項”對話框，選中該對話框中的“建議隻讀”複選框，然後單擊“确定”按鈕，再單擊“另存為”對話框上的“保存”按鈕即可。在“建議隻讀”方式下，無論何時打開工作簿，Excel總是首先顯示出一個提示信息對話框，建議應以隻讀方式打開工作簿。

修改擴展名

修改Excel工作薄的擴展名(把.xls改為其他擴展名)，Excel就不認識了，最好是把擴展名改成.dll等系統文件的名稱，然後再把文件的屬性設置為隐藏，讓别人會誤以為這是個系統文件，而不敢去碰它，自己要用時再改回來就行了。

添加Excel下拉菜單

1、首先要打開Excel表格，然後在表格上面點擊鼠标左鍵選中要添加下拉菜單的單元格。

2、選中單元格以後，在窗口上面的菜單欄點擊數據

3、點擊數據以後出現下拉菜單，在下拉菜單上面點擊有效性。

4、點擊有效性以後出現數據有效性窗口，再有效性窗口上面點擊設置。

5、點擊設置以後，在允許欄點擊右邊的下拉箭頭選擇序列。

6、在來源欄裡面輸入下拉菜單的内容，如：“上面，中間，下面”，中間要用逗号隔開，輸入逗号的時候一定要在英文狀态下輸入，輸入來源後點擊确定。

7、這樣下拉菜單添加成功了，點擊下拉箭頭就可以看到菜單上面的内容了。[1]

合并單元格

1、首先我們需要将“合并後居中”這一按鈕添加到“快速訪問工具欄”。點擊“快速訪問工具欄”的下三角按鈕，打開下拉菜單。在下拉菜單中點擊“其他命令”。

2、在出現的“Excel選項”對話框中。左邊找到“合并後居中”，并且選擇它。點擊“添加”，最後點确定，“合并後居中”這一按鈕就添加到“快速訪問工具欄”了。

3、我們這時按一下Alt鍵，會發現“快速訪問工具欄”中的“合并後居中”按鈕上會出現一個數字，我這兒是6。

4、這樣，我們就知道“合并後居中”的快捷鍵為“Alt 6”了(如果你按照本文第三步找到的數字不是6，這兒的快捷鍵就是“Alt 你找到的實際數字”)。随意選擇一塊區域，鍵入快捷鍵“Alt 6”，你會發現這塊區域已經合并後居中了。 Excel行列轉換 1.打開需要轉置的單元格區域。 2.點擊“編輯”-“複制”或按ctrl c複制這片區域。 3.把光标定位到要轉置的位置。 4.選擇“編輯”菜單，點擊“選擇性粘貼”，在打開的對話框中，右下角有一個轉置複選框，我們勾選它;設置好點擊“确定”。 5.确定之後，可以看到，單元格的數據已經從行變成列。 Excel數據分析 1、以Excel2010版本為例，新建并打開excel表格。 2、首先添加數據分析插件，點擊左上角文件按鈕，出現菜單頁面，點擊選項按鈕。 3、然後點擊“加載項”選項，選中“分析工具庫”，點擊下方“轉到”按鈕。 4、然後出現excel加載宏界面，在”分析工具庫“前方框内打勾，點擊确定。 5、經過上一步已經成功添加”數據分析插件“，在”數據“-”數據分析“下可以找到。 6、然後點擊”數據分析“，可以找到相關的分析方法，如 回歸分析，方差分析，相關分析等。 Excel的提速大法 1、快速啟動Excel 日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，設置方法：(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start Menu\Programs\啟動”來打開“啟動”文件夾：(2)打開Excel 所在的文件夾，用鼠标将Excel圖标拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被複制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 2、快速獲取幫助 對于工具欄或屏幕區，隻需按組合鍵Shift F1，然後用鼠标單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。 3、快速移動或複制單元格 先選定單元格，然後移動鼠标指針到單元格邊框上，按下鼠标左鍵并拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要複制單元格，則在釋放鼠标之前按下Ctrl即可。 4、快速查找工作簿 可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：(1)單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框裡，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功;(3)選擇“開始查找”即可。在找到滿足條件的文件前，“打開”對話框的狀态欄都會顯示“找到了0個文件”的信息，應該耐心等待，隻有當“打開”按鈕由灰化狀态變成可用狀态時，才表明搜尋結束。 5、快速打印工作表 若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現“打印”對話框，程序繁瑣。若要跳過該對話框，可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預覽”按鈕，Excel将使用“選定工作表”選項打印。 6、快速切換工作表 按Ctrl PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl PageDown組合鍵可激活後一個工作表。還可用鼠标去控制工作表底部的标簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然後單擊工作表進行切換。 7、快速切換工作簿 對于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便。“窗口”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“窗口”菜單選擇它的名字即可。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，隻需單擊其中需要的名字即可。

8、快速插入Word表格

Excel可以處理Word表格中列出的數據，可用以下方法快速插入Word表格：(1)打開Word表格所在的文件;(2)打開要處理Word表格的Excel文件，并調整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區域;(3)選中Word中的表格;(4)按住鼠标左鍵，将表格拖到Excel窗口中，松開鼠标左鍵将表格放在需要的位置即可。

9、快速鍊接網上的數據

可以用以下方法快速建立與網上工作簿中數據的鍊接：(1)打開Internet上含有需要鍊接數據的工作簿，并在工作簿選定數據，然後單擊“編輯”菜單的“複制”命令;(2)打開需要創建鍊接的Excel工作簿，在需要顯示鍊接數據的區域中，單擊左上角單元格;(3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鍊接”按鈕即可。若想在創建鍊接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鍊接處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置。

10、快速創建工具欄

通過工具欄可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，可以根據需要快速創建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然後單擊“确定”。這時新建工具欄出現在窗口就可以用鼠标把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按着Ctrl鍵，則會将按鈕複制過來。注意：不能将按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中，否則該按鈕将會被删除。

11、利用模闆創建工作簿

模闆是一用來作為創建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創建相似的工作簿。創建模闆方法為：(1)打開一個要作為模闆的工作簿;(2)選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話框;(3)在“文件名”框中輸入模闆的名字，從“保存類型”列表中選定“模闆(*.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認的模闆文件夾Templates文件夾;(4)在“保存位置”中選擇“電子表格模闆”文件夾，單擊“保存”即可。這樣就可以根據該模闆快速創建新工作簿了。

12、用“超級連接”快速跳轉到其它文件

用超級鍊接在各個位置之間跳轉十分方便，若要切換到其它文件，隻需用鼠标指向帶有下劃線的藍色超級鍊接文件，然後單擊鼠标即可跳轉到超級鍊接所指向的子位置上去，看完後若要返回，隻需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。

Excel的常用函數

Excel函數一共有11類，分别是數據庫函數、日期與時間函數、工程函數、财務函數、信息函數、邏輯函數、查詢和引用函數、數學和三角函數、統計函數、文本函數以及用戶自定義函數。

工程

工程工作表函數用于工程分析。這類函數中的大多數可分為三種類型：對複數進行處理的函數、在不同的數字系統(如十進制系統、十六進制系統、八進制系統和二進制系統)間進行數值轉換的函數、在不同的度量系統中進行數值轉換的函數。

财務

财務函數可以進行一般的财務計算，如确定貸款的支付額、投資的未來值或淨現值，以及債券或息票的價值。财務函數中常見的參數：

未來值 (fv)--在所有付款發生後的投資或貸款的價值。

期間數 (nper)--投資的總支付期間數。

付款 (pmt)--對于一項投資或貸款的定期支付數額。

現值 (pv)--在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現值為所借入的本金數額。

利率 (rate)--投資或貸款的利率或貼現率。

類型 (type)--付款期間内進行支付的間隔，如在月初或月末。

信息

可以使用信息工作表函數确定存儲在單元格中的數據的類型。信息函數包含一組稱為 IS 的工作表函數，在單元格滿足條件時返回 TRUE。例如，如果單元格包含一個偶數值，ISEVEN 工作表函數返回 TRUE。如果需要确定某個單元格區域中是否存在空白單元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函數對單元格區域中的空白單元格進行計數，或者使用 ISBLANK 工作表函數确定區域中的某個單元格是否為空。

數據庫

當需要分析數據清單中的數值是否符合特定條件時，可以使用數據庫工作表函數。例如，在一個包含銷售信息的數據清單中，可以計算出所有銷售數值大于 1,000 且小于 2,500 的行或記錄的總數。Microsoft Excel 共有 12 個工作表函數用于對存儲在數據清單或數據庫中的數據進行分析，這些函數的統一名稱為 Dfunctions，也稱為 D 函數，每個函數均有三個相同的參數：database、field 和 criteria。這些參數指向數據庫函數所使用的工作表區域。其中參數 database 為工作表上包含數據清單的區域，參數 field 為需要彙總的列的标志，參數 criteria 為工作表上包含指定條件的區域。

邏輯函數

使用邏輯函數可以進行真假值判斷，或者進行複合檢驗。例如，可以使用 IF 函數确定條件為真還是假，并由此返回不同的數值。

統計函數

統計工作表函數用于對數據區域進行統計分析。例如，統計工作表函數可以提供由一組給定值繪制出的直線的相關信息，如直線的斜率和 y 軸截距，或構成直線的實際點數值。

文本函數

通過文本函數，可以在公式中處理文字串。例如，可以改變大小寫或确定文字串的長度。可以将日期插入文字串或連接在文字串上。下面的公式為一個示例，借以說明如何使用函數 TODAY 和函數 TEXT 來創建一條信息，該信息包含着當前日期并将日期以"dd-mm-yy"的格式表示。 =TEXT(TODAY(),"dd-mm-yy")

查詢和引用

當需要在數據清單或表格中查找特定數值，或者需要查找某一單元格的引用時，可以使用查詢和引用工作表函數。例如，如果需要在表格中查找與第一列中的值相匹配的數值，可以使用 VLOOKUP 工作表函數。如果需要确定數據清單中數值的位置，可以使用 MATCH 工作表函數。

數學和三角

通過數學和三角函數，可以處理簡單的計算，例如對數字取整、計算單元格區域中的數值總和或複雜計算。

日期與時間

通過日期與時間函數，可以在公式中分析和處理日期值和時間值。

用戶自定義

如果要在公式或計算中使用特别複雜的計算，而工作表函數又無法滿足需要，則需要創建用戶自定義函數。這些函數，稱為用戶自定義函數，可以通過使用 Visual Basic for Applications 來創建。

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