财務報銷制度及報銷流程

為了加強公司内部管理，規範公司财務報銷行為，合理控制費用支出，特制定本制度。制度包括以下内容：借款管理制度、日常費用報銷管理，工薪福利及相關費用支出制度、專項支出财務報銷。以下分别說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的财務報銷制度和報銷流程。

(一) 出差借款：出差人員憑審批後的《出差申請表》按批準額度辦理借款（借款金額不可超出本人工資，如超出需副總特批），出差返回後7個工作日内辦理報銷還款手續。

(二) 其他臨時借款，如業務費、周轉金等，借款人員應及時報賬，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。

(三) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知财務部備款。

(四) 借款銷賬規定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單範圍使用的，須按《報銷流程審批》，否則财務人員有權拒絕銷帳。

(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。

（六）員工私人借款的額度不得超過本人當月工資50%，返款日為下次發放工資之前，否則将在發放工資時扣除借款。

借 款 流 程

(一) 借款人按規定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一緻，不得塗改）、支票或現金。

(二) 審批流程：主管部門經理審核簽字→财務部門複核→總經理審批。

(三) 财務付款：借款憑審批後的借款單到财務部辦理領款手續。

借款審批流程

日常費用主要包括交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、差旅費、培訓費、資料費等。

第一條 交通費報銷制度及流程(一) 費用标準：(1)員工因公需要用車可根據公司相關規定申請公司派車，在沒有車的情況下經部門經理同意後可以乘坐出租車；(2)因公公交車費應保存相應車票報銷。(二) 報銷流程1. 員工整理交通車票(含因公公交車票)，在車票背面簽經辦人名字，并由部門經理簽字确認，按規定填好《費用報銷單》。2. 審批:按日常費用審批程序審批。3. 員工持審批後的報銷單到财務處辦理報銷手續。

第二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程(一) 管理規定：為了合理控制費用支出，此類費用由公司人事部統一管理，集中購置，并指定專人負責。(二) 報銷流程1. 購置申請： 公司人事部根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資産管理辦法規定報批。2. 報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單，按日常費用審批程序報批。審批後的報銷單及原始單據(包括結賬小票)交财務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。

第三條 業務招待費管理辦法及報銷審批制度

為了進一步規範公司各類業務招待行為，以“厲行節約、合理開支、嚴格控制、超标自負”為原則，結合公司實際情況制定本辦法。

(一) 業務招待費包含内容：業務招待費指公司日常工作中發生的為開展各類業務經營和其它各項活動需要而列支的招待、用餐等交往應酬費用。主要包括：

1、招待用的水果、咖啡、茶葉、煙酒、鮮花、餐飲、住宿、娛樂活動等費用支出；

2、送禮用的購物卡、禮品、禮券等費用支出；

3、出差發生的上述招待費用支出；

4、市場營銷活動産生的招待費、禮品費。

(二) 業務招待費使用範圍：用于招待公司客戶、政府部門工作溝通及兄弟單位之間的因公接待；用于公司承辦的各種會議活動的招待；用于各部門對外工作的必要招待。

(三) 業務招待費原則：

1、業務招待堅持對口接待、對口陪同的原則，各類業務招待、接待部門應适當從緊控制陪同人員，陪同人員一般不應超過需接待人員的2倍。

2、招待費使用實行提前申請，定額審批的原則，即使在外地也要電話申請，經批準後方可招待。招待前，由負責招待的職能部門經理填寫業務招待申請單，報公司主管領導審批後安排招待，無招待申請單，财務部不予借款和報銷

(四) 業務招待費管理細則：

1、 根據事由确定是否招待：招待事由可以分為兩個部分：一是辦公招待，二是業務招待。

2、 根據招待對象确定招待标準：

辦公招待主要是針對常規客戶和技術合作方技術人員，在本公司辦公時因時間問題而産生的正常餐費，這種招待以工作餐的方式發生，每個人以15元标準計算，此項招待費用不包括本公司人員。

業務招待針對的是确立公司項目和業務的招待，這項費用比較靈活支出，支出标準可按幾類來區分。簡單招待不得超過300元，普通招待300-500元，重要招待500-700元。特殊招待必須是公司主要領導出席，規格較高的接待費用視情況酌情确定。

其中，一般客戶或工作往來為普通招待，客戶單位或往來單位同規格領導出席的為普通招待；重要客戶領導來訪，有公司主要領導陪同的适用重要招待；政府部門主要領導到訪，關鍵客戶主要領導來訪或對公司利益有重要關聯的工作接待适用特殊招待。

(五) 業務招待費審核及報銷流程：

1、報銷人必須對所提供原始憑證的真實、合規、完整負責，憑證信息須與審批的内容相吻合，嚴禁任何部門、任何人提供虛假或與實際不符的原始憑證。

2、招待費用由公司人事部、财務部負責管理，招待費請用由部門提出，填寫業務招待費審批表後由公司财務負責人、總經理簽批，特殊招待須請示總經理批準。部門負責人審核确定招待費規格，财務負責人批準。

3、因工作特殊需要禮品，安排娛樂活動，由招待部門負責提出活動經費預算申請報告，詳細說明所需費用的各項列支情況，報主管領導、财務總監、總經理批準。

4、招待費用未超出标準據實報銷，凡超出授權标準的，其超出部分自理。

5、所有招待費用必須一事一單與其他費用分開填列，報銷時必須附有“招待審批單”，财務根據審批單核對招待場所、時間及數額，報銷時間控制在發生招待後的一周内（出差期間除外），逾期報銷按自動放棄處理。

6、招待人報銷時，需提供酒店發票及明細帳單，無明細帳單的飯店必須提前注明。

7、所有不符合招待審批規定或未批準而擅自招待的，财務部一律不予報銷。

8、報銷流程參照《日常費用報銷流程》

業務招待費審批表

第四條 差旅費用管理辦法及報銷審批流程制度

為規範公司員工出差管理，完善差旅費報銷制度，提高工作效率，減少費用支出，本着高效、務實、節儉的原則制定本辦法。

本辦法适用于公司所有員工因公出差期間發生的各種交通工具費及附加費用、住宿費、生活補助費等。

公司員工出差實行差旅費“定額包幹、超标準自負”的報銷原則；交通費在規定标準内憑據報銷，住宿費、夥食補助費實行定額包幹。出差包幹費用的住宿費的計算天數采取算頭不算尾的辦法執行（如1月11日至1月18日出差隻能算18-11=7天），在出差完畢後憑出差單及報銷發票進行報銷。

出 差 審 批 辦 法

1、出差申請程序：因工作需要出差，無論是否借款，出差前均應填寫“出差計劃表”，明确出差任務、出行路線、逗留時間及随行人員等相關事宜，出差申請單應由部門主管審核簽字，分管領導批準後方可出差，出差期在3天以上由總經理核準。

2、若同次出差任務涉及多部門員工的，應按部門分别填制出差申請單。未經過審批的，不予借支和報銷差旅費。“出差申請單”由财務部留存，并作為部門費用考核依據。

3、出差人員若需向公司财務暫支差旅費的，需持批準後的“出差申請單”填寫“用款申請單”，由部門負責人簽字擔保後，經領導簽批，财務部門負責人核準後方可借款。同時财務部實行“前賬不清、後賬不借”的原則。

出 差 申 請 單

填表時間 年 月 日

用 款 申 請 單

申請日期

年 月 日

出 差 費 用 标 準

（一） 交通費

1、在市内（包括郊縣市，以下同）出差，公司鼓勵乘座公交車輛，如因特殊情況需乘座出租車的，必須由上級領導核準，每單次乘座出租車費用嚴格控制在30元以内，出租車票後須注明事由、行程及時間；并要求在一周内報銷。

2、市外出差，則盡可能乘座公交車，特殊情況可乘座出租車，乘座出租車的，必須由上級領導核準，并在出租車票上須注明事由、行程及時間，并要求在返回後一周内報銷。

3、乘坐火車、輪船、飛機等交通工具的标準參見表一

表一、乘坐交通工具上限标準表：

4、乘坐火車及長途汽車，原則上應出具鐵路局或汽車運輸公司的票根，如因故未能取得購票憑證者，由出差人詳細填寫憑單。

5、因公務必需搭乘飛機者應事先報總經理核準并憑飛機票根報銷。

6、駕乘自備車辦理公務者，可以報銷相應的燃油費（享受交通燃油補貼者除外）、過境費、停車費等，報銷時須在發票上注明事由、行程及時間。

7、乘坐火車或長途汽車從晚上八時至次日晨七時之間、在車上7小時以上，或連續乘車超過12小時，可購同席卧鋪票。

（一） 住宿費

1、 市内出差，原則上要求當日趕回，不可留宿。特殊情況需事前報上級領導核準。

2、 公司員工市外遠途出差需要在目的地留宿的，住宿标準參見表二

表二、住宿上限标準表：

3、公司員工兩人以上出差，住宿時應按标準間入住，不得每人開房間獨住（因性别差異除外）。

4、外出學習、培訓及參加會議，凡是主辦方統一安排住宿的，憑主辦方證明據實報銷；無證明的，則按上述規定執行。

（三） 夥食補助費

1、遠途出差需要在目的地留宿者準報夥食補助費50元/天。夥食補助費實行定額包幹，計算天數采取算頭不算尾的辦法執行（如1月11日至1月18日出差隻能算18-11=7天），在出差完畢後憑出差單及報銷發票進行報銷。

2、若有因公宴客的招待費用報銷，不再享受當天的膳食補貼。

3、若有客方招待或宴請，或在乘坐的交通工具、入住的旅店享有免費膳食，不再享受對應的膳食補貼。

4、外出學習、培訓及參加會議，除有主辦方出具的膳食費自理的證明，可回公司按上述規定執行，其餘情況不可享受膳食補貼。

（四）招待膳食費

1、招待膳食費開支須本着最小支出、最大成果的原則，充分考慮和認清每一次招待的目的、方法，合理招待。

2、單次招待膳食費在150元以上須事前經部門經理以上核準；單次招待膳食費在300元以上須事前經總經理核準。

3、招待膳食費标準參見表三

表三、招待膳食費上限标準表：

4、招待膳食費報銷時須在發票上注明招待事由、客戶單位、招待人數和人名、陪同人數和人名、招待時間等事項。

5、招待膳食費報銷時須在發票上注明招待事由、客戶單位、招待人數和人名、陪同人數和人名、招待時間等事項。

6、單筆消費100元以上原則上須用銀行卡支付，報銷時須同時提供信用卡消費底單和正規發票，特殊情況無法用銀行卡支付的，須報經上級領導同意。

7、招待膳食費報銷須在事後一周内報銷。

1、出差不計加班費（包括公休日出差），但遇國家法定假日出差，後續以調休方式進行調休。

2、出差人員應按最簡便快捷的線路乘坐車船，不得繞行。出差期間經領導批準順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、遊覽，其繞道車船費扣除直線單程車、船費後全部自付，期間按事假考勤。

3、出差途中除因病或遇意外災害，或因工作實際需要，通過電話請示部門主管核準延長滞留外，不得因私事或借故延長出差時間。

4、差旅報銷由财務人員比照相關标準核實，超标自負，欠标不補；如确因公務原因需要超标的，須事前向總經理請示并得到核準方可超标報銷。

5、出差前有預支，按照預支金額比對報銷金額，多退少補。

6、差旅費用或其它業務支出費用報銷均須由當事人按規定報銷标準在事後一周内填妥報銷單據，附上所有發票或原始憑據，先交部門負責人審核通過，再交财務負責人審批簽字，最後交總經理審批，審批同意簽字後及時到财務部門報銷。

7、對未按規定程序審批的出差事項以及不真實、不合法、記載不完整、不準确的票據，财務部有權拒絕報銷。對不合理出差現象，财務部有權拒絕報銷出差費用。

8、差旅費報銷流程參照《日常費用報銷流程》

第四條 培訓費、資料費及其他報銷制度及流程

　（一）費用标準

　　1. 培訓費:為了便于公司根據需要統籌安排，此費用由公司人力資源部門統一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據實際需要編制培訓計劃報總經理審批。

　　2. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節約成本，注意資源共享。一般來說公司所有資料、用品購買均由人事部負責，特殊情況除外。

　　3. 其他費用：根據實際需要據實支付。

( 二)報銷流程：

　參照《日常費用報銷流程》

日常費用報銷流程

第三部分 工薪福利及相關費用支付流程

工薪福利等支出包括工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規定執行。

工薪福利支付流程

(一) 工資支付流程：

(1) 每月19日由人事部将本月經公司總經理審批後的《員工工資信息表》(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉交财務部；

每月10日之前，人事部将統計完畢的《員工考勤統計表》轉交财務部；

(2) 财務部審核人事部上交的所有單據，于每月15日前确定最終的《員工考勤統計表》，進行張貼通告；3個工作日内，員工若有疑問，可以經行政部向财務部提出異議。未提出任何異議者，均視為認可。

(3) 總經理提供職工項目獎金分配表；

(3) 财務部根據獎金表及以上數據及工資标準，編制标準格式的工資表；

(4) 按工資薪金審批流程審批；

(5) 每月20日由财務部通過銀行代發形式支付工資；

(6) 每月21号員工到财務部領工資條并與工資卡内資金進行核實。

(二)社會保險支付流程：社會保險費由公司财務部代為上繳，上繳金額體現在标準格式的繳納表中。社會保險金由财務部協助人事部辦理銀行托收手續，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。

工資薪金審批流程

專項支出主要包括軟件及固定資産購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。

軟件及固定資産購置報銷财務制度及流程

(一) 填寫購置申請：按公司《資産管理制度》相關規定填寫《資産購置申請單》并報批。

(二) 報銷标準：相關的合同協議及批準生效的購置申請。

(三) 結賬報銷：(1)資産驗收(軟件應安裝調試)無誤後，經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單(經辦人在發票背面簽字)；

(2)按費用類報銷流程或付款審批流程審批；

(3)财務部根據審批後的單據付款；

(4)若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在3個工作日内辦理報銷手續。

付 款 審 批 流 程

單位購置申請單

其他專項支出報銷制度及流程

(一) 費用範圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。

(二) 費用标準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經總經理簽署審核意見後審批。

(三) 财務報銷流程

1、審批後的報告文件到财務部備案，以便财務備款。

2、簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，合同簽訂前由相關部門進行審核，合同應注明付款方式等。

3、付款流程：

(1)由經辦人整理發票等資料并填寫費用報銷單(填寫規範參照日常費用報銷一般規定)；

(2)按審批程序審批：主管部門經理審核簽字→ 财務複核 →總經理審批；’

(3)财務部根據審批後的報銷單金額付款；

(4)若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日内辦理報銷手續。

（一） 對于支出金額在2000元以上的，要提前一天通知财務部，以便備款。

（二） 報銷金額在1000元以上的，如本人沒有要求支付現金的情況下，财務部将把此報銷款項直接彙入該報銷人帳戶。

（三） 各種票據是财務報銷的憑據，下列票據财務不予報銷： 1、 内容填寫不全，字迹不清或有明顯塗改迹象的票據； 2、 無财務專用章的白條票據； 3、 數量、單價、金額不明确的票據； 4、 名稱必須寫全稱。

（四）每個月15号和30号報銷每個月費用，後續根據業務需要進行調整。

（五）所有财務單據要一律用簽字筆填寫，否則視為無效票據。

本制度适用公司全體員工，以上最終解釋歸屬于财務部。

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