一

随着社會的發展，資質證照電子信息化走入到大衆當中，企業對資質的管理更加安全、高效。

比如電子營業執照普及後，企業在辦理很多業務時隻需線上授權（自動留印），辦事員在服務機構使用手機出示電子執照即可辦理。

另一方面，企業招聘員工時，對新人素質要求更高，長此以往，企業員工的公信度更高，隐形的可以規避些因人帶來的法律風險。

即便如此，行政對企業涉密文件、證照複印件、人事信息資料管理就可以一放了之了？

當然不是。

二

對資質證照、合同/檔案的管理，首先需要一套标準的管理制度。這一主題我們會在下一篇文章更新。

關于資質證照、合同/檔案掃描件管理規範

資質證照、合同/檔案電子化存儲、傳輸是網絡化時代須做的。不過，它面對的法律風險會更大。經過研究，我覺得通過如下方式很為妥當。

01 彩色掃描件、電子簽章存儲時要加密。

密碼僅負責資質證照管理員和其直接上司知曉。

02 把彩色掃描件去下色，變黑白無密存儲。

因為營業執照等黑白複印件不加蓋公章是沒有法律效力的，所以我們可以不設置密碼。

當企業員工使用證照時，在黑白電子掃描件非空白處增加"僅供 使用，其他用途此件無效"限定章，即可發給其使用。但是當需加蓋公章使用時，需要履行用章手續。

03 因公需用彩色電子證照，在增加"僅供 使用”字眼的同時，還需在非空白處加唯一識别編号，使用者本人履行申請手續（注明序号）。

序列号是按照順序進行排列累計的，每次使用就會在上次使用的序列号上累加排序。

為什麼增加編碼？

企業員工申請使用證照掃描件時，雖然履行了審批手續，也增加了"僅供 使用”字眼，但是掃描件傳輸性過強，一旦特殊情況發生，時間一長，是追究不到個人的。

如果增加了編号，可以對應到使用人，達到“某人因某事在某時使用了某證照”。

在此，建議同類證照設立一個編号排序，不可将所有人事檔案、合同、資質證照等編号混為一起排序。

三

對證照掃描件增加文字、編号的具體操作方法：

01 打開營業執照，選擇“編輯”功能；

02 選擇“文字”—“文本框”，輸入對應的文字即可。

四

相關“知識”鍊接~

關于資質證照、合同/檔案複印件借閱、原件被借閱管理規範

01 紙質版複印件被借閱時，行政人常常這樣做：

複印件被内部員工因公借閱時，一般不履行審批手續，加蓋"僅供 使用，其他用途此件無效"限定章給申請人使用。

将複印件需加蓋公章，就需要履行公章使用手續了。

這種方法能夠很好的規避企業因證照複印件帶來的法律風險。

02 證照原件被外帶時，可以這樣做：

首先履行審批手續（部門長 總經理），

再次,查閱公章及法人章是否被外帶。經營類執照原件與公章及法人章再同一時間段内，有且隻能其中一個被外帶。一個被外帶時，另一個禁止帶出辦公室外使用。

如遇特殊原因須攜帶三資質外出，須經總經理批準，由綜合辦印章管理人員随行到場監印，蓋章後留存檔一份。

最後，使用人需說明詳細的歸還時間，如若未及時歸還，綜合辦需保持跟蹤。

以上，

祝好。

推薦：公司資質證照管理的補充

上一篇：政務會議主持人應由這個職級的人擔任，這個常識一定要知道

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!