Hi，我是秋小葉~

職場裡有些問題總是來得突然，解決起來又很棘手，有時候多掌握一項技能不僅能救急，還能大大節省時間，輕松提高辦公效率！

「郵件合并」就是這樣一個可以救急的技能！你真的掌握了嗎？來看看就知道啦~

豆大的汗珠從額頭滲出來，雖然空調溫度已經降到了 24℃，剛來實習的子君還是覺得熱。

着！急！啊！

老大可是把話撂下了：培訓物料絕對不能出錯。

可是，眼看馬上要開課了，子君才發現，50 多号參訓人員的參訓證還沒做！！！

把名字一個一個填進文檔、調好格式、再打印出來雖然操作難度不大，但是費時費力，還容易出錯！怎麼辦？

慢着——好像在某個課程裡看到過：批量打印，就用郵件合并！

對對對！隻要 1 個模闆，一份名單就可以一次性全部打印出來！

子君馬上打開《和秋葉一起學Word課程》，現學現用。隻用 4 步，花了幾分鐘時間就搞定了！詳細步驟如下。

要打印出來，首先，要整理一份名單表格。你希望在名牌上出現哪些信息，就需要準備哪些。這次子君要做的這塊，隻需要名字就夠了，于是準備了下面的表格：

接下來，需要在 Word 中制作一個模闆，劃分好版面的尺寸。

首先，打開右鍵合并向導，啟用【标簽】合并類型。

具體步驟為，打開 Word 軟件後依次單擊一下按鈕和選項：

❶ 郵件

❷ 開始郵件合并

❸ 郵件合并分布向導

❹ 标簽

❺ 下一步

接着要在标簽選項中，設置具體的參數，配置這個标簽的高度和寬度等尺寸。Word會自動按照這個尺寸參數，自動将頁面劃分成若幹個相同的版面，從而實現一個頁面内打印多個标簽的效果。操作效果如下面的動圖所示：

動态圖有點快，你可以按下面的步驟操作，

❶ 單擊【标簽】選項；

❷ 選擇紙張為 A4（縱向）；

❸ 新建标簽，彈出标簽屬性設置窗；

❹ 填入标簽名稱及各項參數後， 确定；

其中，本案例填寫的詳細參數如下圖所示，點擊确定以後，就能自動在 A4 紙的頁面上用隐形的表格框架劃出 4 個等大的區域，用于填入标簽内容。

确定以後你可以直接去看下一步。但是，這些每項參數具體都是什麼意思呢？為什麼要這樣設置？如果不搞明白，就會稀裡糊塗反複調試。

所以，還是有必要搞清楚每一項參數到底對頁面中的标簽尺寸、位置和打印數量有什麼影響，才能融彙貫通！

這些參數，表面看起來很複雜，結合圖示和字面意思去看，其實也很簡單。

是不是有點暈？沒關系，看一個具體的例子，假設我們需要一個寬 6 cm、高 9.6 cm的參訓證，如下圖所示：

那麼我們在這欄就需要如上圖設置。為了方便裁切，每個參訓證之間、參訓證和頁面邊緣都需要留一定的空隙。所以有邊距選項，而紙張的規格和标簽尺寸定下來後，一頁紙能夠容納标簽的數量是有限制的。

在參數選項中需要特别留意兩點：

❶ 默認的橫标簽數、縱标簽數可能為 0，如果不先修改，可能彈出警告窗口無法進行下一步。至少設為 1，本案例中的标簽尺寸在 A2 中可以容下 2 個，所以設為 2。

❷ 仔細留意縱向跨度和橫向跨度，默認情況下會和紙張尺寸一緻，修改标簽高度和寬度後，标簽和标簽的間距會很大。

所以标簽參數的設置順序通常是：

❶ 調節橫标簽數、縱标簽數；

❷ 上邊距，側邊距（=上邊距）；

❸ 标簽高度，标簽寬度；

❹ 縱向跨度（= 高度 上邊距），橫向跨度（= 寬度 側邊距）。

回到前面的案例，預留上邊距和側邊距為 1 厘米。高度和寬度設為 9.6 和 6 後。縱向寬度設為 9.6 1，也就是 10.6，橫向寬度 6 1，也就是 7。這樣能确保頁面上能夠排得下橫向 2 個、縱向 2 個标簽。

啰嗦了一堆原理，下面該動手導入名單和打印輸出了。

上一步僅僅是利用标簽參數配置，将頁面劃分了闆塊，看起來好像什麼都沒有發生。實際上已經生成了一個隐形的表格框架。不信？工具欄裡是不是多出來一個表格工具？

切換到布局，點擊查看網格線，就可以看到這個隐形的表格：

但是，隐形的表格可不行！因為打印出來以後，看不到這些線，那就沒辦法對照着裁切啦！怎麼辦？加上表格邊框就可以了。

我的做法是，點擊一個單元格，設置外框線。然後再逐個點擊其他需要加框線的單元格，按【F4】。

框架已經現形，就等着填入内容啦！接下來是非常關鍵的導入數據源操作。

❶ 在右鍵合并向導中繼續點【下一步】；

❷ 點擊【浏覽】按鈕；

❸ 選擇第一步準備好的人員名單 Excel 表；

❹ 選擇存放名單的工作表，确認，這樣就将所有名單導入這份 Word 模闆中來；

❺ 繼續填入需要的内容，比如公司 logo。

接下來，就是将導入的名單數據源，插入到模闆中，設置好格式以後，将第一個标簽的内容，複制粘貼到其他格子裡。

完成以上設置後，【郵件】-【完成并合并】-【編輯單個文檔】-【标簽文檔完成】，打印然後裁切即可。

按下預覽結果，就可以看到最終的打印效果：

完成合并打印文檔，可以直接将整份名單的數據合并到 Word 中并輸送給打印機，一次性打印出來。你也可以選擇【編輯單個文檔】生成一份包含所有标簽的 Word 合成文檔，再打印，效果也是一樣。

步驟看起來很多，但實際上，熟練操作下來一氣呵成。更重要的，打印 1000 份，要做的步驟也是這麼多，以後要重新打印另外一份名單，直接換掉 Excel 表裡的數據就可以了。真的是一勞永逸的事情。

以後再有人問，怎麼批量打印證書？

郵件合并！

怎麼批量打印邀請函？

郵件合并！

怎麼批量打印工資條？

郵件合并！

郵件合并！

還是郵件合并！

總而言之，言而總之，

想要批量打印？首選郵件合并！

經過這一次任務，子君暗自慶幸：幸好之前就練過，才能那麼快想到解決方法，并熟練完成啊！

​點擊下面的專欄卡片，獲得更多office幹貨！成為大神，從基礎開始！

現在加入還送1.4G超大資源包，高端模闆、字體助你走上PPT大神之路~

可以免費試看哦！

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!