基于高效辦公的學校釘釘（微信）群信息發布研究及建議

王建偉

摘要：現代化學校教育教學質量的提升不但要依賴先進的信息技術硬件與軟件，通過便捷的信息技術實現策略與計劃的快速傳達、過程性反饋與優化建議的快速收集和針對性發布、總結性文件的及時推送，更應該實現信息技術的規範化、高效化使用，避免因信息發布無計劃性、信息發布時間不恰當、信息發布方式不合理而造成學校老師工作的淺表化、無序化、碎片化等問題，從而造成信息發布成本過高、團隊工作效率低下。

本研究以XXX學校一個工作周的兩個釘釘工作群信息發布情況為研究樣本，以多維度數據統計、分析、挖掘為依托，來研究學校日常管理、教學工作中存在的信息發布方面的問題，進而反推出學校管理、教學中存在的突出問題，并為學校釘釘辦公群信息發布的規範化、高效化提供合理化建議，以期實現通過釘釘辦公群信息發布的規範化推進信息技術時代現代化學校辦公效率的最大化。

關鍵詞：高效辦公 學校釘釘群 學校微信群 信息發布 研究 建議

一、研究背景

近十年來，随着3G、4G、5G移動通信技術的快速發展及有線網絡網速的不斷提升，再加上電腦終端、手機終端軟件的不斷創新，信息技術給學校日常管理、教學工作帶來了極大的便利。

從飛信、QQ群、微信群到釘釘群，對信息發布者而言，信息發布的便捷性、時效性得到了大幅度提升——大部分與管理、教學相關的信息都可以在第一時間傳達給每位老師；

對信息接受者而言，不再需要頻繁地面對面開會，隻需要及時查看信息并執行。

然而，信息技術畢竟隻是技術手段，能否發揮出最大效能，關鍵取決于使用者的智慧。

信息技術本身是一把雙刃劍。

用得其所，在高效辦公目标的引領下規範、有序地使用，信息技術的正面意義就得以凸顯。

不得不面對的問題是，在學校日常辦公辦公過程中，信息發布者往往隻注重信息發布行為本身，對信息發布時間、信息發布方式、信息成本（從信息發布到信息接收再到執行所耗費的時間、人力、物力成本）存在相當大程度上的忽視。

因此，信息技術越發達，缺乏高效辦公目标指向的信息發布行為越可怕，越會造成團隊工作效率的低下。

在這樣的背景下，選擇有代表性的典型樣本，通過具體可靠的數據記錄與分析梳理，反推出學校辦公信息發布過程中存在的典型問題，進而制定出相應的系統性優化方案，就成了以高效辦公為目标指向的現代化學校的必由之路。

二、數據統計及分析

（一）數據采集樣本說明

1.數據樣本來源：數據樣本采集對象為XXX學校高中部2020級班主任群、2020級值班通報群，二者為高一年級日常信息發布量最大的兩個釘釘辦公群。

2.數據樣本周期：數據樣本采集周期為2020年9月22日至2020年9月28日一周，這一周為開學第三周，年級各項工作已經步入正軌，這一周所發布的信息都是日常教學、德育等方面的信息，發布數量無明顯異常。

3.數據采集項目：

①發布時間（具體到分鐘）

②内容類别（代碼：教學類J 德育類D 上級、學校通知、失物招領T 共同編輯文件更新通知W）

③緊急程度（代碼：執行時間30分鐘（含）以上A 執行時間30分鐘以内B）

④發布方式（代碼：彙總式發布H 碎片式發布S）

總體而言，該數據樣本典型，信息采集項目分類編碼明确，具備分析、挖掘、研究價值。

（二）數據統計結果及初步分析

1.兩釘釘群周信息總量及每日信息量統計

兩釘釘群周信息量統計描述：

①2020級班主任群為275條，2020級值班通報群為648條，合計923條。

②兩個釘釘群一周内每天的信息量相對均衡，其中2020級班主任群22日、25日兩天的信息量偏多，2020級值班通報群24日信息量偏多，兩個群每日的信息量總和平均在130條左右。

2.兩釘釘群周信息分類統計

兩釘釘群周信息分類統計描述：

①2020級班主任群中的德育類信息共計219條，占比80%，共同編輯文件更新通知31條，占比11%，教學類信息18條，占比7%

②2020級值班通報群中的德育類信息共計457條，占比71%，教學類信息190條，占比29%。

3.兩釘釘群周信息緊急程度分類統計

兩釘釘群周信息緊急程度分類統計描述：

①2020級班主任群緊急通知3條，占比1%，非緊急通知272條，占比99%。

②2020級值班通報群緊急通知0條，100%為非緊急通知。

4.兩釘釘群周信息以小時為單位的發布時間段統計

兩釘釘群周信息以小時為單位的發布時間段統計描述：

①2020級班主任群從6:00到23:00共17個小時的時間區間内每個小時都有信息發布，其中以6:00—7:00/11:00-12:00/16:00-17:00/18:00-19:00四個時間段信息發布量最大。

②2020級班值班通報群從6:00到23:00共17個小時的時間區間内每個小時都有信息發布，其中以6:00—7:00/8:00-9:00/12:00-13:00/18:00-19:00/22:00-23:00五個時間段的信息發布量最大。

5.兩釘釘群周信息發布方式統計

兩釘釘群周信息發布方式統計描述：

①2020級班主任群以碎片式發布的信息263條，占比96%，以彙總式發布的信息12條，占比4%。

②2020級值班通報群以碎片式發布的信息628條，占比97%，以彙總式發布的信息20條，占比3%。

（三）基于高效辦公理念的數據概述與問題反推

1.數據概述：

①從日均信息總量來看，兩釘釘群的每日信息量平均在130條以上。

②從信息類别來看，兩釘釘群的德育類信息占比都在70%以上。

③從緊急程度來看，兩釘釘群的非緊急信息占比都在99%以上。

④從發布時間段分布來看，兩釘釘群的信息發布在從早6:00至晚23:00的17個小時内都有發布，而信息發布密度較大的時間段隻有7個。

⑤從發布方式來看，兩釘釘群的信息96%以上都是碎片式發布。

2.基于高效辦公理念的問題反推

①從日均信息總量和發布方式來看，以碎片式為主的發布方式決定了群成員每條信息都要閱讀，甚至為了避免遺漏重要信息而多次反複閱讀。

每日信息閱讀量在130條以上，這130條信息是對高一年級18個班級和班主任的的總體通知、反饋，而對每一個班主任而言，有效信息大約僅有十分之一左右，這突出反映出信息發布者的發布針對性不強的問題，大量無效信息的幹擾對學校老師整體工作效率造成了較大負面影響。

②碎片式發布對于信息發布者而言最簡單，對信息接收者而言，閱讀成本極高。

對于學校老師來說，不僅日常的備、講、改需要大量的時間投入，更需要比較多的連續性安靜時間進行新課标學習、教學設計、深度思考、專業發展學習。

分散化、碎片化，不合理的發布方式嚴重打亂了老師們原本可以連續支配的工作時間，大大降低了辦公效率。

③從緊急程度與發布時間段來看，既然兩群的非緊急類信息占比都在99%以上，那麼連續17個小時每個時段内都有信息發布的狀況必然反映出信息發布者工作計劃性不足甚至無計劃性的問題。

工作計劃性是現代化學校的基本特征，缺乏計劃性的的信息發布讓老師們在工作時間内處于高度無序的工作狀态，這對學校教學質量、辦公效率的提升造成了極大傷害。

綜上所述，以XXX學校高中部2020級班主任釘釘群和2020級值班通報釘釘群2020年9月22日至28日一周的信息發布數據為樣本，通過歸類、編碼、統計、分析，梳理出高一年級在整體信息發布工作中存在着信息發布計劃性不足、信息發布針對性不強、信息發布方式不合理的嚴重影響團隊辦公效率的三大突出問題。

三、基于高效辦公理念的學校釘釘群信息發布建議

鑒于年級工作中存在的信息發布計劃性不足、信息發布針對性不強、信息發布方式不合理三大問題，為了通過優化信息發布全過程從而實現辦公效率的最大化，特提出以下建議：

1.信息發布目标導向化

對信息技術的定位應該是提升辦公效率的手段，沉迷于信息技術本身是可怕的。

因此，對于現代化學校而言，在信息發布方面，永遠應該堅守的導向原則就是高效辦公，不應該允許任何主觀或者客觀拉低辦公效率的信息發布行為的出現。

堅守高效辦公目标導向，能夠從理念上解決信息發布随意化、計劃性不強的問題。

2.信息發布時間相對固化

從周統計數據來看，兩個釘釘群信息發布的高峰期共有7個時間段，分别是6:00—7:00/8:00-9:00/11:00-12:00/12:00-13:00/16:00-17:00/18:00-19:00/22:00-23:00。

綜合以上信息發布密集時段以及個别情況下可能出現的緊急通知類信息，在信息發布時間方面提出以下兩點建議：

①需要在短時間内執行的緊急信息應該以@目标人員的形式發布，目标人員會收到醒目提醒。

②非緊急信息在早餐到早自習開始前（6:25—7:00）、上午課間操（9:20—9:50）、午餐時間（12:00-12:30）、下午第一節課前（13:40—14:00）、下午課間操（15:30-16:00）、晚餐時間（17:30—18:10）、晚修前（21:40—22:10）七個時間段發布，盡可能做到@目标人員。

信息發布時間相對固化就能夠從制度上倒逼信息發布者增強信息發布的計劃性，最大程度避免信息發布的随意性。

3.信息發布方式差異化

①面向個體的信息應該直接點對點發布，釘釘APP可以實現企業内部非好友之間的點對點信息發送，因此，不應該發布在群内對大多數非目标人員造成信息幹擾。

②面向群内小部分人員的信息盡可能實現@目标人員。

③面向群内所有成員的緊急通知類信息應該以@全體的方式發布。

④值班反饋類、複雜通知類等可以實現彙總式發布的信息應該用彙總文檔、表格等方式加以呈現。

彙總式發布的明顯優勢在于：

對信息接收者而言，一目了然，無需反複查看群内碎片化、無序化信息，從信息查閱、問題整改到執行通知，既節省了閱讀時間，又避免了遺漏信息；

對于信息發布負責人而言，彙總式信息可以直接作為檔案加以留存，信息可檢索、可追蹤、可統計、可分析，省去了後期整理、彙總碎片化信息的麻煩。

⑤發布工具标準化。推薦使用WPS文檔、表格的共同編輯模式來實現信息的彙總與發布。

以WPS共同編輯模式發布信息的前提在于彙總類信息文檔、表格模闆的簡要設計。

以2020級值班群為例，學生宿舍類問題、課堂狀态類問題直接由值班人員分類、分班級上傳到相應的共同編輯文檔、表格即可。

信息發布方式差異化能夠綜合解決信息發布計劃性不足、針對性不強、方式不合理的問題。

共同編輯模式文檔樣表

四、結語

本研究聚焦于學校日常辦公過程中在信息發布方面呈現出的突出問題，以精确的數據統計、立足實際的問題分析、着眼于高效辦公的合理化建議來構建研究框架，希望能夠對解決被繁冗複雜的信息所困擾而導緻的學校辦公低效化問題帶來一些有益作用。

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