從金秋到暖春，都是應屆生們選擇工作的關鍵時期。在此期間，應屆生會挑選心儀的崗位投遞簡曆、參加面試、開始實習，如果表現優異就會獲得留用機會，開啟正式的職場生涯。為了幫助同學們更好地應對就業，我們的“星瀚技術派”欄目将在之後的幾個月中推出「校招季」，與大家分享簡曆的制作要領，必備的Office軟件技能，認識訴訟、非訴、常法服務，了解合同審核、法律調研、盡職調查……祝願大家都能和喜歡的一切在一起。

闖蕩江湖，Word是必備工具。相似的工作，不同的用時，你們之間可能就差了一些實用的Word使用技巧。今天，我們就來給大家場景化地展現一下。

01律師說，這份合同審核一下，怎麼審？

千萬不要直接改、不要寫“小作文”，進入【審閱】，打開【修訂】模式留痕修改；遇到信息内容不确定需要客戶反饋或确認的，或者，有些建議、風險需要提示的，可以使用【批注】。

此外，修訂和批注之前，記得确認文檔的信息設置。【作者】名字和【公司】名稱千萬不要出現令人尴尬的情況。

查看他人的修訂時，也有一些小妙招。在“滿江紅”的情況下，不看【設置格式】類的修改，可以讓被修訂的實質内容更為突出；選擇【審閱者】，可以看到特定對象的修訂痕迹。

萬一他人反饋文檔後沒有顯示修訂情況，可以選擇【比較】模式看出前後版本間的區别。

02這份文檔你處理下，設置封面、目錄，封面不要有頁碼，目錄下方顯示頁碼，正文頁碼重新編号，怎麼操作？

先說封面。Word本身自帶一些封面模闆，選擇【插入】-【頁面】-【封面】即可。心靈手巧的話，也可以自行設計更好看的封面。

希望封面不顯示頁碼的話，可以在選擇【插入】-【頁碼】的時候，就不勾選【首頁顯示頁碼】。

也可以通過【分節符】來實現相關功能。

這裡一并介紹【分節符】對文檔處理的作用。以下圖文檔為例，如果希望自“第一章”字樣開始就進入新的一頁的話，不用拼命去打回車，直接在“第一章”字樣之前【插入】-【分節符（下一頁）】就可以實現新起一頁的效果了（用【插入】-【分頁符】亦可）。

如果希望這一頁的頁眉頁腳與前一頁的設置不同的話，可以選擇【分節符（連續）】，插入之後，會看到下圖的效果，即兩頁已被視作不同的兩節，但是“第2節-與上一節相同”：

為了使不同頁面的頁眉頁腳等格式可以有不同的設置，點一下【鍊接到上一個】，使其上下兩節不再鍊接，“與上一節相同”字樣也會消失，此時，編輯第1節頁面的格式就不會影響第2節，反之亦然，以此類推。又比如，希望某一頁改為橫向顯示，也可以通過這個辦法實現。

在目錄設置方面，可以先運用Word【開始】-【樣式】中的标題設置功能梳理好文檔的标題層級，不喜歡Word默認标題樣式的，可以自行改好格式之後右鍵樣式以更新。

處理文檔的過程中，可以打開【視圖】-【導航窗格】，便于随時查看文檔結構與邏輯。導航窗格展示内容的順序也可以直接通過鼠标拖動調換，鼠标拖動相應章節後，對應的文檔位置也會随之調整。

生成目錄時，選擇【引用】-【自動目錄】，目錄就可以自動生成了。

03律師給了一串文本信息，需要變成表格樣式的，怎麼操作？

此處就要談到表格和文字互換的小技巧了。選中拟轉換的内容，點擊【表格】-【轉換】，視需要選擇【将文本轉換成表格】或者【将表格轉換成文本】，便可以輕松實現互換了。

04律師說，檢查文檔格式，序号對齊、首段空兩格，怎麼快速操作？

請留意，涉及與對齊有關的格式問題時，【标尺】位置上的這些小按鈕就變得非常重要，因此在處理Word文檔時，一定記得在【視圖】中打開【标尺】。

上方的小按鈕代表“首行縮進”，下方左右的小按鈕各自代表【左邊距】和【右邊距】，仔細看還會發現，【左邊距】小按鈕下方還有個長方形圖标，其含義是【左縮進】，用相關按鈕就可以處理對應的格式問題。

但大家可能還會有困惑，就是有時候拖動這些圖标依然無法準确對齊，此時怎麼辦呢？可以雙擊圖标後進入“段落”功能以處理，也可以在文本中右鍵進入“段落”界面。

“段落”界面的功能非常強大，比如，可以實現【首行縮進】、【孤行控制】等效果；進入【制表位】，可以解決序号對齊等問題，也可以實現表格中的小數點對齊、豎線對齊、設置前導符号等效果。不過大家留意一個小細節，首行縮進模式下的居中不是真居中。

實用小技巧

把握好以上四種場景和相關功能，就可以應對絕大多數的Word文檔處理要求了。最後，再給大家一些小技巧，幫助大家效率提升或避免無用功：

•用熟快捷鍵：Command（control） A（全選）/C（複制）/V（粘貼）/X（剪切）……

•摁住command或者control，可以進行批量操作，加粗、劃線、删除等都可以；

•處理一份很長很長的文檔，需要前後對照修改、撰寫時，可以使用【拆分】功能；

•設置【保存自動恢複信息】，避免突發故障導緻自己的時間被浪費；

•有些功能或信息隐約有印象，但記得不那麼清楚時，怎麼辦？可以在【幫助】中檢索或在互聯網上尋求幫助。（Word自帶的功能很強大，幾乎不需要用“笨辦法”^^）

初入職場的萌新還請留意，進入新單位之後，記得問一下帶教，是否有模闆文檔和格式要求，務必遵照執行。

本文示例基于Microsoft® Word for Mac（版本15.28），不同系統或版本之間或有細微差異。

文：星瀚微法苑編輯部（特别鳴謝：宋佳）

本文為星瀚原創，如需轉載請先聯系。

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