秩序，顧名思義，就是文件的命名、分類、和歸檔。整個文件管理體系中，秩序一定占據了50%，容災和同步占據另外50%。在正式構建文件管理體系的秩序之前，文件管理的思路：InBox → 歸檔，所有的未處理文件，都統一存放在 Inbox 裡，文件處理完畢後，按照文件類型、文件重要性等規則，各歸各家，移動到相應的歸檔目錄中。我們可以把微信接收文件夾“Files”；QQ接收文件夾“FileRecv”和百度下載文件“BaiduNetdiskDownload”通通發送桌面快捷方式在InBox臨時文件夾中。

InBox臨時文件夾

文件夾的命名由四部分組成：開始日期 項目名稱項目 完成人 項目結束日期。 例如：20170101_xx項目_張三_20200401。

文件的命名由五部分組成：1)項目名_2)文件名_3)作者_4)當前文件的日期-5)版本号.文件後綴。 例如：箭牌_标準工藝培訓_何飛_20200111-V1.0.DOC。

1) 項目名：我們要完成的某個項目的名稱，可以是企業名，學生人群可寫班級等。

2) 文件名：闡述文件主題，觀其名知大意，文件名。

3) 作 者：第三部分為文件創建者。

4) 日 期：日期格式為 YYYYMMDD。

5) 版本号：版本号在初步編寫過程中，從V1.0至V1.X；正式交付用戶審核過程中從V2.0至V2.X；文檔定稿為V3.0，後續如再有變更，需走變更流程，文檔版本從V3.0至V3.X

名稱之間用下劃線分隔，版本号前用-分隔。

規範命名的意義:

2.2.1溝通的需要,讓接收方一眼明白文件的主題，這一點特别是在給同事發郵件的時候顯得特别重要，對方可以在不下載文件并打開文件就能夠知道文件大概内容，節約對方時間。

2.2.2索引的需要,方便快速檢索到所需要的文件。

2.2.3回溯的需要,區分版本并随時回溯到以前的版本，錯誤示範：XX終稿、XX終稿最終版、XX終稿最終絕不修改版......

我們在處理文件時候，會使用各種軟件，如3Dmax，CAD，office等等；各種軟件在保存文件時候，都有其文件的格式；我們按照其保存格式，可以進行如下分類：

常見文檔格式有：TXT、DOC、XLS、PPT、DOC等

常見圖片格式有：JPG、PNG、PDF、TIFF、SWF等

常見視頻格式有：FLV、RMVB、MP4、MVB等

常見聲音格式有：WMA、MP3等

常見系統格式有：RAR、EXE等

區分大類，放棄小類:比如一般人劃分到音樂這一類之後，就不需要再分類了。如果是音樂愛好者，則可以在音樂下再分出男歌手、女歌手，搖滾、鄉村等等子類别。人的精力是有限的，刻意追求文件的細緻分類，不僅提高了歸檔流程的複雜程度，也提高了查找文件流程的複雜程度，對于重要文件的容災備份，在細緻分類下也很難完成。

通用性：目錄結構要符合大衆的認知，自己能看懂，别人也要能看懂。

可擴展性：即使是同一個人每個階段的興趣愛好、學習計劃等等都不盡相同。目錄結構必須能夠随時擴展，以适應新的需求。

相互獨立ME，完全窮盡CE：也就是對于一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠借此有效把握問題的核心，并解決問題的方法。相互獨立(ME),意味着問題的細分是在同一維度上并有明确區分、不可重叠的，完全窮盡(CE),則意味着全面、周密。

舉個例子，比如音樂分類，按歌手性别分為男歌手和女歌手，是 MECE分類；

按音樂類别分為搖滾、爵士、民謠等等，也是 MECE分類；

按語言分為外語、粵語、閩南語等等，也是MECE分類；

按地理位置分為歐美、日本、港澳、台灣、内地也是 MECE分類。

但如果你分為流行、經典、網絡、KTV、汽車這樣的，分類即會有遺漏，也會有重複，就非 MECE了。所以，目錄，一定要在相同的維度上分類，有時候，我們的分類可能無法做到完全窮盡，也一定要保證做到相互獨立。否則，随着時間的推移，你一定會陷入一個文件不知歸類到哪個目錄合适的窘境。按照一些文件不同的屬性構建不同的目錄樹,上文對文件進行的分類，經過分析，會發現每種文件都有自己相對更突出的屬性。比如文檔、照片、财報，有更強的時間屬性，那麼我們就可以構建一棵以時間為父目錄的目錄樹，存放這類文件；比如素材、媒體文件，有更強的類目屬性，那麼我們就可以構建一棵以類目為父目錄的目錄樹，用以存放這類文件。這樣做的好處是，具備比較好的可擴展性。照片、文檔我們就按年為單位不斷擴展下去，保留最新3年，舊的存檔就可以了。素材和媒體文件，則是屬于任何時間都可能需要用到，且無所謂創建時間的文件，就按類别不斷積累就可以了。目錄結構分類的其他原則,目錄層數盡可能少，一般來說，父子孫三級目錄就夠用了。層級越多，檢索文件時需要遍曆的文件夾就越多，花費的時間也越多。某個類别的常用目錄應該适當提高目錄層級的權重。

容災，就是文件的存檔和資料數據的保存、備份，并且通過部署，在「意外」出現後，能迅速恢複。在文件管理體系中，引入「容災」的概念，似乎有些沉重了。但對于無價的數據來說，再沉重也遠遠好過丢失。對文件資料進行重要性分類在部署文件系統的容災備份前，首先要做的是本文第一部分的内容。你的文件，首先是要有秩序的。然後，再對文件數據進行一次「重要性分類」。

個人照片及視頻，文章及素材；筆記及日記；财務報表……這類屬于個人的核心資料，是必須确保萬無一失的。

一些稀奇古怪不知是否重要的個人資料。(按照資源論來說，越稀缺越重要，所以，獨有的通常是重要的。但就個人經驗來看，每個人都或多或少會有一些這類文件。所以，雖然這樣分類可能有待商榷，但姑且還是分一類。

主要是工作文檔，比如工作中和同事協同創作的文章、代碼等等。你有一份，同事也有一份。這類資料，雖然丢失後花費一定代價可以找回，但也應做好同步備份。

一切網上能下載到的音樂、電影、圖片、軟件……這類屬于可有可無的資料，即時丢失，也能重新找回。

2.5 文件保存：

異地冷盤：可靠性：☆☆☆☆☆，代價高，極不方便使用；（冷盤指的是，磁盤插電存儲好數據後，斷電妥善保存。冷盤不是指的移動硬盤；但移動硬盤可以充當冷盤。）

本地冷盤：可靠性：☆☆☆☆，代價較高，不方便使用；

家庭NAS：Network Attached Storage：網絡附屬存儲，可靠性：☆☆☆，代價一般高，極方便使用。（NAS 是多塊熱盤的陣列。根據陣列的不同，可靠性和代價成正比。）

熱盤：可靠性：☆，代價低，極方便使用。（熱盤指的是，長期插電使用的磁盤。比如電腦中的磁盤，長期插電使用的硬盤。）

移動硬U盤：可靠性：☆，代價低，方便使用。

雲存儲：可靠性：☆，代價極低，方便使用。

同步，就是利用網絡雲存儲，對文件實現不同電腦間的同步更新，使其一緻化、統一化。文件的同步，對于提高工作效率有着十分重要的意義。需要同步的文件，大多數是使用頻次高的文件。哪些文件适合同步？需要即時更新的文件。例如正在處理中的文檔、寫作到一半的文章、處理到一半的 .PSD 文件……某些應用的數據庫文件。例如 KeePass 的數據庫文件，通過同步，可以實現多台電腦密碼管理的統一、一緻。需要分享的文件。例如家庭生活照片、朋友聚會照片……需要協同處理的文件。例如家庭财務報表、團隊協作的代碼、頭腦風暴的紀錄、會議紀要、思維導圖……

涉及隐私的文件一定要引入加密：同步文件，自然是存儲在第三方雲裡。既然是第三方，則必須遵循不可信原則。不可信并非完全不相信，而是保持審慎的态度、有保留地相信。那麼，對于一些涉及隐私，但又有同步需求的文件，比如家庭财務報表、生活照片等。對于同步的文件，類似于 Verarypt 這樣創建虛拟盤符的加密應用是不太合适了。同步的雲有：第三方雲百度同步；堅果雲；微軟的 OneDrive；使用 Encrypto 對文件進行加密；使用 7-Zip 對文件進行加密

everything

5.1 桌面的四個象限：

桌面按照事件處理的重要和緊急程度分成四個象限：

「重要且緊急」

「重要但不緊急」

「不重要但緊急」

「不重要不緊急」

将文件進行劃分。

桌面整理

5.2利用工具實現桌面管理：

Fences

AppSo

1S整理seiri

2S整頓seition

3S清掃seiso

4清潔seiketsu

5素養shitsuke

個人電腦整理成果

電腦文件高效管理

文件目錄管理

設計師如何高效管理文件

設計師如何高效管理文件

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