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利用郵件合并批量生成word文檔

生活更新时间:2025-01-23 03:06:43

有這樣一份Excel的員工資料總表，需要根據資料總表制作成個人信息表：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）1

下面是需要生成的Word個人信息表：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）2

因為需要存檔，必須将每個人的信息表單獨保存成一個電子版的Word文檔。比如：張三信息表.docx、李四信息表.docx等等。

咱們都知道，使用郵件合并功能，雖然可以快速制作多個同一格式的信息表，但默認情況下最終隻能保存為一個Word文檔，怎麼辦呢？

下面就說說，如何将郵件合并生成的信息表保存為多個獨立的Word文檔。

首先單擊【郵件】選項卡，按下圖設置選擇收件人。

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）3

找到存放基礎表的位置，按提示選取數據源：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）4

單擊【視圖】選項卡，選擇【大綱視圖】。

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）5

選中文檔标題，點擊【大綱】選項卡，設置大綱級别為【1級】。

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）6

切換到【郵件】選項卡，依次單擊各個空白單元格，插入合并域。另外在标題之前插入“姓名”域代碼。

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）7

再單擊【完成并合并】→【編輯單個文檔】：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）8

此時即可生成一個名為“信函1”的Word文檔。

在【大綱】視圖下，按Ctrl A全選内容，按下圖設置，創建子文檔：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）9

點擊保存按鈕，将“信函1”文檔保存為“總表.docx”。

目錄下即生成了由員工姓名命名的多個子文檔：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）10

每一個文檔中包括了該員工的個人信息：

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）11

OK，今天的分享就到這裡，你也試試吧。

祝各位小夥伴一天好心情。

圖文制作：祝洪忠

利用郵件合并批量生成word文檔（批量生成多個Word文檔）12

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