公文是法定機關或其他社會組織在公務活動中，具有法律效力和規範的文體。凡是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關系，決定事務使工作正确地、高效地進行。而公文如何制作和排版，是每位發文工作者必須熟悉掌握的技能，今天小編帶大家了解紅頭文件的要求和操作方法（以word2016版為例）。

首先我們遵循的标準是《黨政機關公文格式》（GB/9704-2012）。

公文采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm;

點擊“布局”功能區，再點擊頁面設置，選擇“A4”。

（一）版面

版面意為在A4紙張上正文的範圍，根據規範，頁邊距為“上：3.7cm下：3.5cm左：2.8cm右：2.6cm”；版心尺寸為156mm×225mm。即A4紙寬度210mm-左2.8cm-右2.6cm=156mm，高度297mm-上3.7cm-下3.5cm=225mm。

在word操作如下：

打開“頁面布局”（操作同上），調整頁邊距如圖。

（二）行數和字數

公文規定每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。

根據這個規範，很多朋友把公文行距設置為28，其實并不準确，“頁面布局”，點擊“文檔網格”，首先點擊“字體設置”，字體設置為“仿宋GB2312”，“常規”“三号”等，點擊“确定”；在文檔網格中選擇“指定行和字符網格”，設置為每行28字，每頁22行。可見每行的跨度為“28.95”，這便是行距設置為28的由來，小編認為最規範應是28.95磅。

公文格式各要素的劃分

版頭:公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；

主體:公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；

版記:公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

（一）版頭

1.份号

6位3号阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

2.密級和保密期限

一般用3号黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。

3.緊急程度

一般用3号黑體字，頂格編排在版心左上角。

4.發文機關标志（重點）

發文單位全稱或規範化簡稱加“文件”二字；也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱。意為發文單位全稱或規範化簡稱，“文件”二字可加可不加。

發文機關标志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小标宋體字，顔色為紅色。

操作：插入文本框，輸入發文機關名稱。

點擊格式，形狀輪廓調整為無輪廓。

調整字體為紅色，字體“小标宋”，大小适中以美觀為主。

接着調整為一行——“開始”“中文版式”“調整寬度”，數數第一行有多少字，調整字符寬度。

根據“上邊緣至版心上邊緣為35mm”，調整紅色标識位置——右擊文本框，點擊“其他布局選項”，調整水平相對頁面居中，垂直點擊絕對位置，頁面下側7.2厘米。（上邊距3.7cm 上邊緣至版心上邊緣的35mm），這樣發文機關标識就調整好了。

5.發文字号與簽發人

發文字号與簽發人均編排在發文機關标志下空兩行位置。上行文需标注簽發人，發文字号居左空一字，簽發人居右空一字。下行文不需标注簽發人，發文字号居中排布。“簽發人”三字用3号仿宋字體，簽發人姓名用3号楷體字。

注：上行文與下行文根據文體區分

6. 版頭中的分隔線

發文字号之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

操作：插入，形狀，線條，先随便畫一條水平直線。

右擊設置形狀格式，調整顔色和寬度，粗細沒有規定，以美觀為主，長度調整為156mm（頁邊距210-左28-右26），與版面同長。

右擊線條選擇“其他布局選項”，設置水平居中，垂直方向選擇段落下0.04厘米。

接下來就可以下空兩格，寫公文的主體了。

1.标題

一般用二号小标宋體字（加粗），編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布。

2.主送機關

編排于标題下空一行居左頂格，後标全角冒号。

3.正文

公文首頁必須顯示正文，用三号仿宋字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。

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