（本‬文‬作‬于‬2010年‬）前不久，單位領導交給我一項任務，建立媒體資源數據查詢和管理系統。随着單位媒體資源的日積月累，各種媒體存儲介質越來越多，這些數以萬計的媒體數據，記載着當地政治、經濟、社會人文等發展的曆史，是當地一筆寶貴的曆史資料，因此，搞好這些媒體資源的管理尤其重要。

對于數據的管理，數據庫是最好的平台。數據庫，即有結構的數據集合，通俗的講，就是數據的倉庫。因此，我想到了Access。在辦公軟件Office套件中，最為人們熟悉的是Word和Excel，因為它們功能強大且方便易用，更因為它們不僅可用于辦公，還可用于個人寫作和家庭記帳理财等。同為Office套件中一部分的Access，雖然有着同樣強大的功能，但使用的人卻相對少些，不像Word和Excel那樣廣泛。事實上，真正用過Access的人，對其強大功能和靈活應用均稱贊“不錯，很好的……。”Microsoft Access是一種關系式數據庫，關系式數據庫由一系列表組成，表又由一系列行和列組成，每一行是一個記錄，每一列是一個字段，每個字段有一個字段名，字段名在一個表中不能重複。

表與表之間可以建立關系（或稱關聯，連接），以便查詢相關聯的信息。Access數據庫以文件形式保存，文件的擴展名是mdb。

　　Access 數據庫由六種對象組成，它們是表、查詢、窗體、報表、宏、頁和模塊。

　　表(Table) ——表是數據庫的基本對象，是創建其他5種對象的基礎。表由記錄組成，記錄由字段組成，表用來存貯數據庫的數據，故又稱數據表。

　　查詢(Query)——查詢可以按索引快速查找到需要的記錄，按要求篩選記錄并能連接若幹個表的字段組成新表。

　　窗體(Form)——窗體提供了一種方便的浏覽、輸入及更改數據的窗口。還可以創建子窗體顯示相關聯的表的内容。窗體也稱表單。

　　報表(Report)——報表的功能是将數據庫中的數據分類彙總，然後打印出來，以便分析。

　　宏(Macro)——宏相當于DOS中的批處理，用來自動執行一系列操作。Access列出了一些常用的操作供用戶選擇，使用起來十分方便。

　　模塊(Module)——模塊的功能與宏類似，但它定義的操作比宏更精細和複雜，用戶可以根據自己的需要編寫程序。模塊使用Visual Basic編程。

頁——是一種特殊的直接連接到數據庫中數據的一種WEB頁。通過數據訪問頁将數據發布到Internet 或Intranet上，并可以适用浏覽器進行數據的維護和操作。

從上述特點可以看出，Microsoft Access數據庫是一個開放式的數據管理開發平台，适用于小型企事業單位進行數據管理，開發和應用十分方便。以前，我也曾經應用它開發過諸如“用戶收費管理”和“物資管理”等，實踐證明，應用數據庫管理數據，對于數據的查詢、統計非常準确和快捷，大大地提高了辦公自動化水平和工作效率。當然，要開發一個數據庫也并非那麼容易，你除需要熟練掌握數據庫開發應用的技巧外，還需要具備一定編程能力和美術功底，這是因為，數據庫的開發是建立在實際應用的基礎上的，也就是說，你開發的數據庫必須與工作實際相結合，具有實用性，同時界面也要友好和美觀。下面，我就“媒體資源數據庫”的開發實踐介紹給大家，希望能對使用Access數據庫的朋友們有一點幫助。我要聲明的是，我的開發水平還處在初級階段，采用的一些方法也是初級的（笨的）。

一、開發前的準備工作

幹每一項工作都不外乎這樣幾個階段：即準備階段、實施階段和總結階段（對于系統開發而言叫做後期調試和完善階段）。開發數據庫也是如此，實施前必須進行前期準備。

（一）準備工具

這裡的工具就是備用的工具書和工作平台。開發數據時會用到至少兩套工具書：《Access使用手冊》和《Visual Basic編程》；開發數據庫時需要的平台是Microsoft Access系統、Photoshop系統（用于圖形處理和制作）、圖标制作系統等，如果要制作幫助文件還需要幫助文件制作系統。應用這些系統制作“圖标”和主控界面的裝飾圖。（下圖為裝飾圖）

（二）需求調查

開發的應用系統是否能滿足實際使用的要求，關鍵看你是否進行了詳細的需求調查和了解。隻有做了詳細的需求調查，才能開發出實用的應用系統來。對于這一點，很多初學者往往會忽視，隻是埋頭開發，結果弄出來的東西總是離實際要求相差甚遠，根本不能使用。

對于本單位的“媒體資源管理”數據庫而言，主要需要調查了解以下幾點：

1．數據量多大。這是一個關鍵，如果數據量非常之大，那麼應用Access是不行的。我了解到，單位的媒體資源數據量不大，平時的使用管理數據量也不大，因此，我決定使用Access來開發；

2．基本信息。要求每一個素材登記有編号、規格、類别、時長、首拍時間、拍攝人、素材内容、存放位置等基本信息；

3．媒體資源的規格。對于存儲介質而言，我了解到的規格主要有模拟和數據磁帶、光盤，磁帶又分為大1/2、小1/2等；

4．媒體資源的類别。因為這些媒體資源記錄的是當地的政治、經濟等全方位的影像資料，為了便于管理，就必須對它進行科學合理的分類。但單位還沒有明确的規定，我隻能暫時按素材的内容所具有的性質分為：黨群類、政務類、工業類、農業類、商業類、文教類、衛生類、體育類、科技類、軍事類、綜合類（因為有的磁帶記錄的内容多而雜）共11類；

5．編号規定。對于這些素材資料，每一個體如何編号，存放庫位如何規定（編号），單位沒有明确；

6．管理流程。這是與工作實際最緊密的重要環節，隻有了解了實際管理的工作流程，才能按照流程需要來開發數據庫。我了解到單位對于媒體資源的管理有專門的部門和人員，平時使用的人員也相對集中但不确定，平時随時都可能進行數據查詢、素材借出或歸還，借出或歸還時都要主管領導批準和保管員檢查簽收等，當前應用一台計算機進行管理，将來也可能利用單位内部局域網聯網管理；

7．查詢功能。要求能靈活的進行多種條件的查詢和精确查詢，查詢的主要條件是首次拍攝時間、素材内容提要等；

8．報表功能。要求能準确的進行總計或分類統計，對于借出、歸還要有詳細的登記統計等。

（三）框架構思

框架構思十分重要，一個好的框架，使數據庫結構簡單、關系明确、功能實用、使用方便。根據調查了解到信息，媒體資源數據庫應該是一個開放式的數據庫，即所有信息都是不固定的，因此，先期開發的數據庫數據不能固定死，必須可變。同時，由于使用人員對于數據庫的操作使用技能不高，因此，數據庫的操作使用應越簡單越好，應采用點擊直接選擇的方式，少使用或不使用文字錄入，以降低使用難度，達到方便快捷的目的。

基于上述因素的考慮，媒體資源數據庫以素材基本信息為主界面，上部為單個素材的基本信息，中部為該素材的借出、歸還登記明細，底部為數據查詢、數據庫備份、報表等功能命令按鈕和庫存量數據動态顯示。（下圖為數據庫主控界面）

二、實施系統開發

（一）明确表與表之間的關系

Access數據庫是關系數據庫，表與表之間可以建立關系，數據可以互相調用，所以，首先必須明确表與表之間應建立哪些關系。媒體資源數據庫主表是“媒體資源登記表”，與它相關的主要是“借出登記表”和“歸還登記表”，主表與副表之間應建立唯一的連接關系，而表中确保“唯一性”的字段是“磁帶編号”，因此，它們的連接關系是建立在“磁帶編号”關鍵字段上的。另外，主表中的“拍攝人”、“磁帶規格”、“素材類别”及副表中“借出人”、“批準人”、“經辦人”、“歸還人”等信息由于是随時可變的，所以必須另外建立相應的獨立表并與之建立連接關系，以便主、副表中的相應字段直接從中調用數據。

（二）建立副表

1．規格表

字段：規格，類型：文本（10個字符），并設該字段為主鍵。

2．類别表

字段：類别，類型：文本（10個字符），并設該字段為主鍵。

3．部門表

字段：部門，類型：文本（8個字符），并設該字段為主鍵。

4．職務表

字段：職務，類型：文本（6個字符），并設該字段為主鍵。

5．事由表

字段：事由，類型：文本（10個字符），并設該字段為主鍵。

6．人員表

字段：姓名，類型：文本（8個字符），并設該字段為主鍵。

字段：性别，類型：文本（2個字符），并設該字段從查閱向導——鍵入值“男、女”中獲取。

字段：部門，類型：文本（8個字符），并設該字段從查閱向導——“部門”表中獲取。

7．經辦人表

字段及屬性設置同人員表

8．批準人表

字段及屬性設置同人員表，其中“職務”字段從“職務表”中獲取。

9．借出登記表

字段：借出ID，類型：自動編号，并設該字段為主鍵。

字段：磁帶編号，類型：文本（8個字符）。

字段：借出日期，類型：日期/時間（長日期格式，默認值：=Date$()）。

字段：借出時間，類型：日期/時間（長時間格式，默認值：=Time$()）。

字段：借出人，類型：文本（8個字符），并設該字段從查閱向導——“人員”表中獲取。

字段：借出事由，類型：文本（10個字符），并設該字段從查閱向導——“事由”表中獲取。

字段：批準人，類型：文本（8個字符），并設該字段從查閱向導——“批準人”表中獲取。

字段：經辦人，類型：文本（8個字符），并設該字段從查閱向導——“經辦人”表中獲取。

字段：次數，類型：數字（長整型，默認值：1）。

10．歸還登記表

字段：歸還ID，類型：自動編号，并設該字段為主鍵。

字段：磁帶編号，類型：文本（8個字符）。

字段：歸還日期，類型：日期/時間（長日期格式，默認值：=Date$()）。

字段：歸還時間，類型：日期/時間（長時間格式，默認值：=Time$()）。

字段：歸還人，類型：文本（8個字符），并設該字段從查閱向導——“人員”表中獲取。

字段：經辦人，類型：文本（8個字符），并設該字段從查閱向導——“經辦人”表中獲取。

字段：次數，類型：數字（長整型，默認值：1）。

（三）建立主表

11．磁帶信息登記表

字段：磁帶編号，類型：文本（8個字符），并設該字段為主鍵。

字段：磁帶規格，類型：文本（10個字符），并設該字段從查閱向導——“規格”表中獲取。

字段：素材類别，類型：文本（10個字符），并設該字段從查閱向導——“類别”表中獲取。

字段：素材時長，類型：數字（長整型，默認值：0）。

字段：素材節數，類型：數字（長整型，默認值：1）。

字段：首拍日期，類型：日期/時間（長日期格式，掩碼：9999年99月99日;0;_）。

字段：拍攝人，類型：文本（8個字符），并設該字段并設該字段從查閱向導——“人員”表中獲取。

字段：存放位置，類型：文本（10個字符）。

字段：内容提要，類型：備注。

字段：關鍵貞1-4，類型：OLE 對象（共4個）。

字段：次數，類型：數字（長整型，默認值：1）。

以上表如下圖

（四）創建關系

創建關系很簡單，隻需要打開關系編輯界面，将副表中的相關字段拖到主表的相關字段即可。如：将事由表中字段“事由”拖到借出登記表中字段“借出事由”處，單擊對話框“确定”，兩個表中的這兩個字段即建立了關系。媒體資源數據庫的表間關系如下圖：

（五）創建查詢

如果你對Visual Basic編程比較熟練，那麼，可以使用Visual Basic編程來實現相關查詢，如果不熟悉Visual Basic編程，就用Access數據庫中創建查詢向導來建立需要的查詢表。從前面了解需求情況來看，媒體資源數據庫除了能靈活地進行各個字段查找外，還要實現針對首拍日期和内容提要兩條件的精确查找，另外，主控界面底部是關于庫存量的動态顯示，這就要求我們建立實時的數據統計，因此，媒體資源數據庫應建立如下圖中所顯示的相關查詢，以便窗體和報表使用。

這裡要着重說明的是，基于“首拍日期”和“内容提要”兩個條件的精确查詢，需要在“磁帶信息登記表查詢”中“首拍日期”字段和“内容提要”兩個字段設置查詢條件，而“首拍日期”這個條件又是基于查詢者臨時輸入的日期範圍，因此，它必須是從輸入日期數據的窗口中獲得的相關日期信息；而“内容提要”字段中的數據不是固定的數據，查詢條件不能固定，需要進行模糊查詢。又因為是精确查找，這兩個查詢條件的邏輯關系應該是“與”的關系。

鑒于上述要求，在“磁帶信息登記表查詢”中“首拍日期”字段的“條件”欄中輸入“>=[Forms]![報表日期範圍]![開始日期] And <=[Forms]![報表日期範圍]![終止日期]”查詢條件，而在“磁帶信息登記表查詢”中“内容提要”字段的“條件”欄中輸入“Like [輸入内容提要可用通配符如：*人大*]”查詢條件，且讓它們在同一行中，形成邏輯與的關系。

對于其它查詢表的建立可以在設計視圖中逐個創建，這裡不再叙述。

（六）創建窗體

窗體是人機對話的載體，沒有窗體，人機對話将很難實現。窗體的創建步驟與表的創建步驟基本相似，先要創建非主控窗體，後創建主控窗體，這是因為，主控窗體的子窗體和部分數據來源于非主控窗體。使用窗體創建向導創建如“部門”等非主控窗體十分簡單，而子窗體不需要手動創建，它在創建主控窗體時會自動創建的，所以，這裡隻着重說明主控窗體的創建過程。（所創建的窗體如下圖所示）

主控窗體“磁帶信息登記表”是整個數據庫的操作平台，所有操作将在這個窗體上完成，它既有基本信息輸入窗口，又有各種功能命令按鈕；既有主窗體，又有子窗體，因此，創建過程比較複雜。

1．創建基本信息登記表窗體，進入窗體設計界面；

2．調整窗體大小，安排各個字段的位置，插入裝飾圖，使窗體美觀大方；

3．設置窗體主要屬性和參數：

（1）記錄來源：磁帶信息登記表；

（2）标題：影像資料信息登記；

（3）默認窗體：單個窗體；

（4）最大最小化按鈕：最小化按鈕；

（5）寬度：25.407厘米；

（6）打開：[事件過程]，并進入代碼編輯界面，輸入如下代碼：

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

DoCmd.SelectObject acForm, "磁帶信息登記表", True

DoCmd.Minimize '最小化數據庫

End Sub

4．創建借出登記子窗體

（1）将貸出登記表拖入界面中部左側位置；

（2）設置借出登記表 子窗體屬性及參數：

名稱：借出登記表 子窗體；

源對象：借出登記表 子窗體；

鍊接子字段：磁帶編号；

鍊接主字段：磁帶編号；

寬度：14.101厘米；

高度：3.164厘米；

特殊效果：凹陷；

邊框樣式：實線；

邊框寬度：細線。

（4）設置子窗體表屬性及參數：

記錄源：借出登記表；

标題：借出登記表 子窗體；

默認視圖：數據表。

5．創建歸還登記子窗體

歸還登記子窗體的創建方法及屬性、參數的設置與借出登記子窗體相同。

6．創建總量統計子窗體

（1）先将窗體頁腳向下拉開一定距離，以便放置子窗體；

（2）将總量統計查詢表拖至窗體頁腳處；

（3）其它方法同上述子窗體的創建方法。

7．創建報表日期範圍窗體

（1）用設計視圖創建兩個非綁定控件，分别作為“開始日期”和“終止日期”輸入窗口，并在這兩個控件左側分别使用标簽工具創建兩個标簽，輸入“開始日期”和“終止日期”；

（2）設置窗體主要屬性“打開”——“事件過程”，進入代碼編輯狀态，輸入如下代碼：

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

Me.Caption = Forms![報表日期範圍].OpenArgs

Forms!報表日期範圍!開始日期.SetFocus

End Sub

（3）創建一個“預覽……”命令按鈕，設置主要屬性“單擊”——“事件過程”，進入代碼編輯狀态，輸入如下代碼：

Private Sub 預覽_Click()

If IsNull([開始日期]) Or IsNull([終止日期]) Then

MsgBox "您必須輸入開始時間和終止時間。"

DoCmd.GoToControl "開始日期"

Else

If [開始日期] > [終止日期] Then

MsgBox "截止日期必須大于開始日期。"

DoCmd.GoToControl "開始日期"

Else

Me.Visible = False

End If

End If

End Sub

8．創建命令按鈕

（1）創建“刷新”命令按鈕

使用Access系統工具在适當位置創建一個命令按鈕，在彈出的對話框中選擇記錄操作——刷新數據，系統會自動建立相關代碼如下：

Private Sub 刷新_Click()

On Error GoTo Err_刷新_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, 5, , acMenuVer70

Exit_刷新_Click:

Exit Sub

Err_刷新_Click:

MsgBox Err.Description

ReSume Exit_刷新_Click

End Sub

（2）創建“查找”命令按鈕

方法同上。代碼如下：

Private Sub 查找_Click()

On Error GoTo Err_查找_Click

Screen.PreviousControl.SetFocus

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70

Exit_查找_Click:

Exit Sub

Err_查找_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_查找_Click

End Sub

（3）創建“精确查找”命令按鈕

方法同上，代碼如下：

Private Sub 精确查找_Click()

On Error GoTo Err_精确查找_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

DoCmd.OpenForm "報表日期範圍", , , , , acDialog, "影像資料統計表"

If Not IsLoaded("報表日期範圍") Then

Cancel = True

End If

stDocName = "資料精确查詢"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_精确查找_Click:

Exit Sub

Err_精确查找_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_精确查找_Click

End Sub

（4）創建“數據備份”命令按鈕

方法同上，代碼如下：

Private Sub 數據備份_Click()

On Error GoTo 11 '如果删除文件夾出錯，執行第11行

Dim fso

Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

fso.DeleteFolder ("D:mtzy") '删除已有的文件夾及文件

11 MkDir "D:mtzy" '創建文件夾

On Error GoTo 22 '如果複制文件夾出錯，執行第22行

CopyFile "C:mtzymtzt.ico", "D:mtzymtzt.ico", 0 '複制并覆蓋文件

CopyFile "C:mtzySecured.mdw", "D:mtzySecured.mdw", 0 '複制并覆蓋文件

CopyFile "C:mtzy媒體資源管理.mdb", "D:mtzy媒體資源管理.mdb", 0 '複制并覆蓋文件

CopyFile "C:mtzy媒體資源管理.bak", "D:mtzy媒體資源管理.bak", 0 '複制并覆蓋文件

CopyFile "C:mtzy媒體資源管理.lnk", "D:mtzy媒體資源管理.lnk", 0 '複制并覆蓋文件

CopyFile "C:mtzy媒體資源管理.snp", "D:mtzy媒體資源管理.snp", 0 '複制并覆蓋文件

Exit_數據備份_Click:

Exit Sub

22 Err_數據備份_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_數據備份_Click

End Sub

（5）創建“基本信息錄入”命令按鈕

方法同上，選擇窗體操作——打開窗體。代碼如下：

Private Sub 錄入基本信息_Click()

On Error GoTo Err_錄入基本信息_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "基本信息錄入"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_錄入基本信息_Click:

Exit Sub

Err_錄入基本信息_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_錄入基本信息_Click

End Sub

（6）創建基本信息錄入窗體中的各種命令按鈕，

方法同上，這裡不再叙述。

（7）創建報表命令按鈕

關于報表系統的相關命令按鈕的創建，是在報表創建完畢後進行的。這裡以“資料總表”命令按鈕為例加以說明，其它報表命令按鈕的創建方法相同。

使用Access系統工具在适當位置創建一個命令按鈕，在彈出的對話框中選擇報表操作——打開預覽報表，系統會自動建立相關代碼如下：

Private Sub 資料總表_Click()

On Error GoTo Err_資料總表_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "影像資料統計表"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_資料總表_Click:

Exit Sub

Err_資料總表_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_資料總表_Click

End Sub

通過上述步驟的創建，主控窗體創建完畢。其界面如下圖：

（七）報表制作

數據庫的數據統計靠報表來實現，報表要根據功能需求來制作，見下圖：

上圖為已建好的報表。報表可以通過向導來創建，但一般都不美觀、不實用，還需要人工制作。報表的創建步驟大同小異，這裡隻對“影像資料統計表”進行說明。

1．應用報表向導創建“影像資料統計表”；

2．進行調整制作：

（1）将頁面頁眉下移一定空間，并将報表頁眉移到頁面頁眉處，以便每一頁都顯示報表頁眉；

（2）插入單位标志圖；

（3）使用标簽控件在頁面頁眉右側制作一個報表日期範圍顯示，在控件中輸入“="記錄期間: " & [Forms]![報表日期範圍]![開始日期] & " 至 " & [Forms]![報表日期範圍]![終止日期]”，将來接受報表日期範圍對話框的日期數據；

（4）調整主體區數據控件的位置，并用畫線工具畫出表格豎線和橫線；

（5）将報表頁腳下拖一定空間，并在此處應用标簽工具和文本框工具制作數據統計框，在文本框中應用Sum和Count兩種函數進行數據統計；

調整完的報表結構如下圖：

3．設置報表打開事件屬性為“事件過程”，并進入代碼編輯狀态輸入如下代碼：

Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)

DoCmd.OpenForm "報表日期範圍", , , , , acDialog, "影像資料統計表"

If Not IsLoaded("報表日期範圍") Then

Cancel = True

End If

End Sub

4．設置報表關閉事件屬性為“事件過程”，并進入代碼編輯狀态輸入如下代碼：

Private Sub Report_Close()

DoCmd.Close acForm, "報表日期範圍"

End Sub

5．設置報表無數據事件屬性為“事件過程”，并進入代碼編輯狀态輸入如下代碼：

Private Sub Report_NoData(Cancel As Integer)

MsgBox "沒有此報表的數據。取消報表..."

Cancel = -1

End Sub

6．設置報表數據篩選，在過濾器屬性中輸入“([首拍日期])>=[Forms]![報表日期範圍]![開始日期] and ([首拍日期])<= [Forms]![報表日期範圍]![終止日期]”，并将打開過濾器屬性設置為“是”，這樣，報表将根據要求的日期範圍統計數據。至此，本報表制作完畢；

7．進行運行調試，檢查錯誤，修改。

（八）編譯全局代碼

進入模塊，新建一個“全局代碼”，并進入代碼編輯狀态，輸入如下代碼：

Option Compare Database

Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Integer

' Returns True if the specified form is open in Form view or Datasheet view.

Const conObjStateClosed = 0

Const conDesignView = 0

If SysCmd(acSysCmdGetObjectState, acForm, strFormName) <> conObjStateClosed Then

If Forms(strFormName).CurrentView <> conDesignView Then

IsLoaded = True

End If

End If

End Function

（九）設置數據庫啟動選項

1．打開數據庫工具菜單下的啟動選項窗口；

2．設置數據庫應用程序标題；

3．設置數據庫應用程序圖标；

4．設置數據啟動窗體為“磁帶信息登記表”窗體；

5．其它選項可根據需要設置。

（十）設置數據庫安全和用戶賬号及權限

應用Access系統的安全機制向導，設置數據庫的安全機制很方便。以下是“媒體資源數據庫”的安全機制：

1．組：管理員組、完全數據用戶組、完全權限組、項目設計組、隻讀用戶組五個組；

2．用戶：Administrator、ccr、gly、cx共4個用戶，并分别設置用戶密碼；

3．權限：Administrator為管理員權限，ccr為設計員權限，gly為完全數據用戶權限，cx為隻讀用戶權限。

至此，媒體資源數據庫開發完畢，由于本人也是邊學邊用，所以難免存在這樣或那樣的錯誤，敬請朋友們多多指教！

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