一、計劃的含義
任何管理活動都是從計劃開始的。在管理學中,計劃具有兩重含義:一是計劃工作,是指根據對組織外部環境與内部條件的分析,提出在未來一定時期内要達到的組織目标以及實現目标的方案途徑;二是計劃形式,是指用文字和指标等形式所表述的組織以及組織内不同部門和成員,在未來一定時期内關于行動方向、内容和方式安排的管理事件。
無論是計劃工作還是計劃形式,計劃都是根據社會的需要以及組織的自身能力,通過計劃的編制、執行和檢查,确定組織在一定時期内的奮鬥目标,有效地利用組織的人力、物力、财力等資源,協調安排好組織的各項活動,取得最佳的經濟效益和社會效益。
計劃的内容可以簡要地概括為七個方面,即做什麼(What)、為什麼做(Why)、何時做(When)、何地做(Where)、誰去做(who)、怎麼做(How)和需要多少預算(How much),簡稱為“5W2H”。
二、計劃工作的特征
計劃工作的特征主要有首位性、目的性、普遍性和效率性。
1. 首位性
首位性指計劃工作在組織管理職能中處于首要地位。計劃職能是其他管理職能的基礎,是需要首先完成的職能。其他管理職能都是為了支持、 保證目标的實現,在計劃工作确定組織目标後就可以協調進行了。當計劃工作完成後,就可以确定合理的組織結構、人員結構,确定有效的領導方式和激勵方式,确定有效的控制方法和手段。
2. 目的性
目的性指組織制訂的計劃有明确的要實現的目标。首先,組織在科學分析和預測的基礎上,在計劃工作的最初階段,制定出定量,可行的目标;其次,圍繞目标确定有利于組織目标實現的最佳行動方案,使組織的行動集中于目标,引導行動朝着目标的方向邁進,避免無計劃指導的組織進行盲目的行動,保證組織 “做正确的事”。
3. 普遍性
普遍性指計劃工作是管理者普遍承擔的一項工作,管理者或多或少都有某些制訂計劃的權力和責任。通常高層管理人員隻負責制訂組織戰略性的計劃,而那些具體的計劃由中層基層管理人員依據戰略性計劃制訂完成。
4. 效率性
效率性指計劃工作要考慮效率,即确定方案的投入産出比在所有可行方案中是最優的。計劃的效率不僅要考慮經濟方面的利益和損耗,有時還要考慮非經濟方面的利益和損耗。
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