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一本小小的投标文件,代表的是一個企業的形象,是一個企業整體水平的體現,也是一次參與市場競争的機會,企業要發展,要進入市場,要以企業的實力參與競争,就一定要認真對待每一次投标,不斷提高編制投标文件的能力,并響應招标文件的全部要求。
投标過程中的各個環節處理不當都有可能導緻投标的失敗,做了十年投标人,我總結出投标活動最應注意的六大事項:
一、認真閱讀招标文件書,不要經驗主義投标文件的編制必須要在認真審閱招标文件和充分消化理解招标文件中全部條款内容的基礎上方可開始。每個招标文件都有其特殊性要求,一定要認真閱讀,認真準備,力求符合招标文件的全部要求。
(1)對合格投标人的資格要求條款:一定要仔細閱讀,并認真準備,缺一不可。如法人證明、授權書、營業執照、資質證明及業績證明等要件,複印件或掃描件要清楚、工整。
(2)對招标文件的澄清和和修改條款:拿到招标文件時,一定要仔細閱讀,對不清楚的内容盡快與招标人或招标代理進行溝通,澄清模糊概念,對重要問題,應發書面形式通知招标人或招标代理,以招标人或招标代理的書面答複為準。
(3)對投标文件的構成的條款:要逐條閱讀,認真準備,按順序排列,缺一不可。
(4)對投标報價條款:币種、報價的要求,一定要按招标文件要求填寫,包括單價、總價,注意價格的大、小寫一定要一緻。
(5)對廢标處理條款:應逐條閱讀,注意任何細節。
(6)對合同條款及格式:要認真閱讀,積極響應。其他商務條款,主要是明确雙方權利和義務的,也一定要注意。技術條款應該在編制技術方案中有所體現。
(7)在招标文件中所列的投标格式條款,要按照招标文件所列的所有表格樣式逐一進行填寫(逐一進行編制,不是套用直接填上),同時注意加蓋公章、授權人簽字、簽署日期。同時要注意閱讀各種格式下的注意事項。
編制投标文件過程中主要存在的問題是不按規定編制,必須嚴格招标文件規定的格式編寫。對投标文件的編排順序,也一定要按招标文件的要求順序編排,不能随意排列,前後颠倒,以便于評标專家在審閱投标文件時方便查找,以防造成漏審而廢标。
對投标文件錯誤修改條款,一定要重視,不可随意塗改和增删,對确有必要的修改,要嚴格按規定簽字和加蓋公章。否則将作為非響應性投标被拒絕。
投标文件一般由商務部分(或投标函部分)、資信部分、技術部分組成。
(1)商務部分(或投标函部分):
商務部分(或投标函部分)一般由投标函、投标函附錄、投标保證金、法定代表人證明文件和授權書、投标報價表等組成。
投标函是投标文件中的靈魂,任何一個細節錯誤将可能會被視作廢标,因此填寫時應倍加小心。除了認真填寫日期、項目名稱、标段号或标段名稱、招标人名稱、投标人名稱外,投标函的填寫應着重注意下列幾點:
①投标總金額:應在投标報價表編制完畢的基礎上,反複核對無誤後,分别用阿拉伯數字和文字填寫,兩者不得有差異,并嚴格按招标文件要求的書寫方式填寫。
②投标有效期:應根據招标書相應條款中的規定,填寫自開标之日算起的投标書有效期。
③工期:必須與招标文件要求的工期一緻或少于招标文件要求的工期,并與施工方案或施工組織設計等技術标中的工期一緻。
(2)資信部分:
資信部分要盡可能的提供所有要求的全部資料。投标文件編制過程中必須對招标文件中規定的條款要求逐條作出相應的響應,否則将被視作有差異或不反應(在評标時扣分),嚴重的還将可能視作廢标。
業績和人員必須按照招标文件打分要求滿足其最高分,如不能得到最高分則投标基本無希望中标。
除基本的業績和人員要求外,還要滿足招标文件中一些特殊要求,如财務報表、交稅證明、無行賄犯罪記錄證明、個人社保證明等等,隻要招标文件要求的,都應該盡可能的滿足,如确實無法滿足的也應該另作說明或提供相應的證明文件。
(3)技術部分:
技術部分也是投标文件的重要部分,特别是勘察投标和地災投标,技術部分的打分幾乎都是決定能否中标的關鍵,因此必須盡可能的滿足招标文件要求,如有偏差或偏離要有充分的理由并加以說明。技術部分一般包括項目人員組織的配置和技術方案(或施工組織設計)。
項目人員組織的配置必須滿足招标文件的要求,如項目經理、項目技術負責人、項目其他人員都必須符合要求,有評分要求時按最高分來配置。并按招标文件的要求附上人員的身份證、畢業證、職稱證、資格證、注冊證、崗位證、社保證明等複印件。
要不斷提高其編寫技術方案(或施工組織設計)的能力,針對每一次投标都要認真對待,一定要按項目實際情況進行編寫,必要時可以進行現場考察。特别要注意一些細節方面,如在參考以前的投标資料時不能照搬過來,注意不能在技術方案中出現了以前投标的項目名稱等低級錯誤。
對投标應該有一個認真負責的态度,特别對招标文件中的一些細節要求,如:小簽、裝訂、頁碼、密封等都不能馬虎,在這些看似不重要的地方不認真對等,出現廢标就很可惜了。
(1)嚴格按要求裝訂成冊,并在封面标注招标項目名稱、招标文件編号、投标人名稱、日期等。
(2)投标文件一定要滿足招标文件要求的份數,标注“正本”、“副本”,因為在發生内容不一緻時,以正本為準。否則也有可能會廢标。
(3)對招标文件中要求的簽字、蓋章、小簽等要特别重視,不能出現隻蓋章不簽名,或隻簽名不蓋章而廢标的現象。經常出現有單位不按規定簽字蓋章的現象,主要是不按招标文件規定,在所有需要簽字蓋章處沒有一一簽字蓋章,或者有的隻簽字不蓋章,或隻蓋章不簽字的現象,因此造成廢标的時有發生。我們不能掉以輕心,一定要吸取經驗教訓,杜絕出現這種低級錯誤。
(4)嚴格按招标文件的密封要求進投标文件的密封,對加貼密封條、封口處的蓋章要求等要注意,否則投标文件可能會被拒收,一定要引起足夠的重視。
四、開标前的準備階段應注意的問題(1)投标保證金是投标中缺一不可的重要内容。如未按時按要求遞交投标保證金,投标文件作廢标處理。要認真閱讀招标文件中對保證金的要求,提前将投标保證金按規定方式足額存入招标方指定的銀行賬戶,并留好存款單據,在投标時備查。開标前最好能在網上查詢一下保證金的遞交情況,确保無誤。
(2)注意招标文件中的明确要求,在開标時要出示原件的,一定要準備帶齊,不能遺漏,以免造成不必然的麻煩。
在評标過程中,評标專家要求投标人澄清有關問題時,一定要逐條回答,在規定時間内,以盡可能簡練的語言說明主要内容,不能答非所問,不得要領。
六、不能盲目購買招标文件在購買招标文件之前要認真閱讀招标公告,符合招标公告告知的條件,再購買招标文件,不能先買回去再說,造成了不必要的浪費。
在投标過程中,了解和注意投标環節中的要點及注意事項,認真負責的投标态度,是企業中标與否的關鍵因素。因此,我們要對投标環節中需要注意的事項不斷進行深入分析與總結,不斷提高制作投标文件的水平,以便于在激烈的市場競争中脫穎而出,立于不敗之地。
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