1、了解清楚會議的主題、參加人員、會議場所、資金預算。
2、參加人員中要搞清楚參加的部門、參加的領導,各領導的級别。
3、預定好會議場所,檢查會議場所的衛生情況,是否可以滿足參加人員的座位。
4、安排好參加人員的座次。
5、預定好必要的設備,比如話筒、投影儀、茶杯、簽字筆、材料紙。
6、準備好會議需要的文件材料。
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