訂單編号是銷售、生産管理中常遇到的一種工作活動。訂單編号後才便于訂單在生産、銷售、客戶之間傳遞，才不緻于将生産訂單傳錯部門，确保生産、銷售活動正常、有序地進行。

關鍵詞:訂單編碼規則訂單組成訂單傳遞

淺談石材行業訂單号編碼規則及應用

一、訂單編碼意義和目的

為便于公司财務部門對訂單成本、利潤的分析跟蹤，統一公司的訂單号編碼規則，實現訂單的各項工程項目，每批産品從計劃、生産到交付公司，各分公司或各部門之間信息傳遞時的一緻性和完整性。

訂單編碼的目是利于促進生産車間之間相互準确傳遞生産信息，避免生産訂單安排混亂，确保生産訂單生産活動有序進行。訂單編碼方便生産、銷售，查閱方便。如果沒有生産訂單編碼，查找某個訂單生産進度情況很難，銷售、倉儲、财務等部門根本無法了解訂單的生産進展情況。

二、訂單号編碼的制定原則

訂單号是指銷售訂單或合同在公司内部的管理标識編号。訂單号編制是一家石材生産企業管理的基礎工作，也是一項重要管理工作。訂單号編制是訂單管理的一項基礎工作，如果一家企業的訂單管理不好，說明該企業管理混亂，管理水平低下。

訂單管理的工作中首先要抓好訂單号的編制工作。訂單編制有其一定的規律可循，要遵守-定的原則。訂單号編制應遵守的原則:

1、唯一性

訂單号絕對不允許重複，一份訂單号對應唯一的編号。如果訂單号出現相同的編号，勢必導緻訂單管理的混亂，弄不清楚該訂單号究竟代表哪個項目。

2、連續性

訂單号要連續，不要跳躍，這樣可以防止銷售漏洞的出現，防止銷售人員利用訂單号的不連續“飛單”情況的産生。

3、明了性

訂單編号簡單、明了。從訂單編号--看就知道該訂單什麼時候下的?來自那個分公司?是什麼性質的訂單?

4、易查閱

通過輸入訂單中的關鍵詞極容易查到要尋找的訂單，或者隻要看下訂單号就知道代表該訂單是集團哪個分公司下的，那個工廠生産的，該産品是銷售哪裡的，哪位客戶的。在當今很多的石材企業實行經銷商銷售模式下，訂單号的易查閱這條原則非常重要。

5、簡潔性

訂單編号不能過長，使用生僻字作為訂單号，既不便于交流，也不便于閱讀、查找、記憶。

6、緊急性

訂單号上用相關的标示加注訂單的緊急程度，便于訂單的傳閱者、下單者、生産部門及時了解訂單的緊急程度，及時将緊急訂單下到有關部門，并引起有關部門的重視。

采購部門看到緊急訂單時優先安排物料，及時采購;生産部門看到緊急訂單後優先生産，及早安排，保證生産進度。

7、時間性

訂單的編制要有時間觀念，快速、及時編制。

三、編制訂單部門的責任、義務

1、訂單号編制和下發部門

銷售部門負責訂單号和生産通知單号的産生和版本号的管理，嚴禁出現訂單号重碼問題。工程技術部門嚴格按銷售部廣]編制的訂單号和生産通知單号編制生産加工單。如果發現銷售部門的訂單号和生産通知單号有重複或錯誤的,及時通知銷售部門更正。

2、訂單緊急程度的劃分及确定

銷售部門主管領導或經理确定訂單的緊急程度，嚴把訂單緊急程度的判定關。不要任由銷售員以各種理由将自已的訂單确定為緊急訂單，擾亂生産秩序。

3、其它部門的責任

銷售、工程技術、生産車間各部門負責維護訂單号和生産通知單号在訂單流通過程中的完整性、準确性。

四、訂單編碼規則

訂單編碼規則是訂單和生産通知單編号的準則，依據。按照訂單編碼規則的要求對訂單和生産通知單進行編碼，才能滿足上面提到的7個原則要求。

為體現訂單号的時間性、連續性的原則，任何訂單編号時必須把接單的時間加入進去。

對于由各分公司組成的集團公司，确定各分公司的編碼代号後，編寫訂單和生産通知單時為區分訂單來自那個分公司時，将分公司代碼加入到訂單和生産通知單中。

分公司的代碼由分公司所在的地區城市漢語拼音首個字母構成。如廈門公司的代碼由“XM”構成，其它分公司的代碼依類以方法構成。在訂單号和生産通知單号編寫時，還要加人部門編碼。

1、訂單号的構成

訂單号和生産通知單号構成公式:分公司編碼 部門編碼 年号 月份 順序碼組成。訂單和生産通知單号編号構成圖。

編号說明:SH”為上海分公司的漢語拼間縮寫。“J”代表上海分公司的出口部日本部下的訂單和生産通知單。“J”為英語"Japan"的首個字母。“07”代表2007年下的訂單和生産通知單。“09”代表此份訂單和生産通知單為9月份。

“028”表示該份訂單和生産通知單本月的順序碼。為了顯示本公司集團公司的名字，也可以在分公司編碼前加上本公司或集團公司的編碼。本公司或集團公司編碼由本公司或集團公司漢語拼音的首位字母共同構成。

2、分公司編碼表，見表1。

3、部門編碼:由1位英文字母構成，表2是某公司部門編碼的舉例，各分公司可以按照各自公司的部門結構情況自行定義一位字母。

4、年号:用1位阿拉伯數字表示年份的最後一位數字，如:7表示2007年。

5、月份:2位阿拉伯數字。如9月為09。

6、順序碼:3位阿拉伯數字。

在當月内，按照接收訂單或者合同的順序依次編号，如在當月内接受的第28個訂單，其順序碼位028。

7、緊急程度:由于訂單的緊急程度是動态的，所以訂單的緊急程度不作為訂單号标識内容，在具體單據上用備注或者獨立欄位來标識訂單的緊急程度,比如:用A、B、C分别表示緊急、急、一般。

各部門在進行訂單信息傳遞時必須攜帶上訂單号和緊急标識。訂單的緊急程度由業務經理确定并經總生産計劃調度員審核或由總經理審核後成立，在訂單的後續執行過程中進行動态維護。

五、重碼控制

為避免合同或客戶訂單出現重碼問題，在啟用ERP之前由各銷售部門負責訂單号編制的人員自行控制，為方便工作設置-個訂單号管理共享文件，顯示所有與該部門編号相關的已産生的訂單号碼以幫助新的号碼編制。在啟用ERP以後由系統自動控制訂單号的重碼問題，防止重碼的産生。

六、訂單号的傳遞

大公司、集團公司涉及的部門多，協作的單位廣。A部門承接到的訂單既可能在A部門所在的工廠加工，也可能到其它部門所在的工廠加工。因此，生産訂單就要在公司内部的其它部門傳遞，傳遞的準确性對生産訂單的順利完成至關重要。公司各部門在進行訂單信息傳遞時保留完整的訂單号，不可簡化訂單号，縮寫訂單号中的關鍵詞。訂單号在集團内部傳遞時要保持原訂單号不變來傳遞。

如:山東公司的訂單SDI309001,若需要向其它分公司下達調撥單或者下達分公司生産通知單委托分公司加工時，應填寫完整的訂單号SDI309001,同時在所有分公司的内部管理中，保持原訂單号不變。

訂單号在公司内部的傳遞是項非常重要的工作，傳遞的失誤将可能造成重大的損失，公司内從事訂單傳遞的人員應該引起高度的重視。

七、訂單内容的追加及變更

1、追加

當訂單追加内容時,不改變原來的訂單号，隻要在原訂單中添加追加的内容即可。對該訂單追加的産品需要下達生産通知單時，按照新的生産通知單下達，其編号規則應根據該訂單已下達生産通知單的次數遞增一個序号，表示該訂單已下達生産通知單的批次數。

如XMJ 0909028訂單有追加訂單時，可以在XMJ 0909028之後增加後綴-1、-2表示追加了1次、2次訂單。

2、變更

訂單變更内容時，原訂單的編号不變版本順次加“1”，确保訂單号的唯一性，便于統一管理和訂單執行的跟蹤。第一次變更版本号為1、第二次變更版本号為2，已經下達生産通知單的訂單需要變更時，可能會牽涉到生産通知單、加工單、領料單等的變化，有些牽涉索賠等問題，情況比較複雜，分公司按照各自的管理流程進行相應的管理和風險控制。

3、取消

如果某個訂單要取消時，要通過工作聯絡函的形式在全公司傳達。原訂取消時，原訂單号也随之消失，不可再出現在其它訂單号上，以避免不必要的誤解和誤傳遞。

八、單号和生産通知單号的對應關系

1、編号規則

(1)普通生産通知單

有銷售合同或者形式發票的銷售訂單産品(包括樣品)下達生産通知單時，其生産通知單号繼承訂單号并記錄該訂單已經下達生産通知的次數，格式為:“訂單号-nn”，比如:訂單号為XMJ0902001的訂單第3次下生産通知單，那麼生産通知單号為:“XMJ0902001-03”，第81次下生産通知單，生産通知單号為"XMJ0902001-81”。

(2)其它類型的生産通知單

對于暫時無銷售合同或無形式發票的産品(包括樣品)下達生産通知單時使用該編碼規則:“分公司編碼 訂單類型代碼 年 月 順序号”，除類型編碼外，分公司編碼、年、月以及順序号編碼規則與上述訂單号編碼規則相同，具體編碼見表3中:

2、變更

生産通知單變更或訂單變更一樣時單号不變，每變化一次版本号加1，分公司按照各自的管理流程進行相應的管理和風險控制。

注：來源于

《石材》2019年5期

作者：陳玉平

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