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如何做一份備忘錄

生活更新时间:2024-12-03 06:49:04

　　1、分析對象。備忘錄寫給哪部分群體（目标讀者）？他們有什麼樣的共同訴求，關心什麼事？要思考清楚你的備忘錄重要在哪裡。

　　2、标題段。标題段應寫明備忘錄寫給何人，由誰所寫，完整确切的寫作時間以及主題（即反映備忘錄所寫内容）。标題段示例緻：目标讀者的姓名及工作頭銜來自：你的姓名及工作頭銜日期：備忘錄完成時的時間主題： (或回複：) 備忘錄是關于什麼的(用不同的格式來突出)，務必使用目标讀者的正式姓名；不要使用昵稱。寫标題段時一定要注意各部分之間空兩行，并且對齊文本。

　　3、開頭段。從三個部分闡述确認備忘錄的目的：問題描述；特别要求；最後方案。梳理一下備忘錄的寫作原因，并清晰的展現給目标讀者。如果你無法描述出通過采取何種手段來解決這個問題（任務陳述），那麼請重新思考一下你是否足夠清楚目前的局勢。僅加入必要并且令人信服的内容，否則會降低文本的說服力。

　　4、總結段。該部分應提供前文所有重要建議的簡短陳述。這将有助于讀者快速理解備忘錄的關鍵點。還可以加入前文中研究問題所使用的鍊接或引用來源。

　　5、展開讨論段。在這一段中，寫入支持你想法的所有細節以及有助于解決問題的建議。你還可以寫上将來可能出現的問題，然後就防止該問題出現而應該采取何種措施的讨論過程。将最重要的信息放在讨論段的前面。從人們最普遍的認識開始，再接着訴說特定的事實或支持該認識的論據。

　　6、結尾段。以友好的态度結束備忘錄并向讀者表明你希望他們采取何種措施。要思考下讀者通過什麼樣的方法才能從備忘錄所提供的信息中獲益，以及如何将這種情況轉化為優勢。一定要思考清楚讀者怎樣從被建議的行動中獲益，以及你怎樣将這種行動盡可能的簡化。你可能會說， “我會很高興我們以後可以再讨論這些建議，并且尊重你做的任何決定。 ”

　　7、結尾的時候号召采取行動。如果你希望讀者在将來的某個時間做什麼事，寫下來。檢查有沒有拼寫、語法和内容錯誤。要特别注意姓名、日期或數字，并确定表達習慣和你所使用的語言相一緻。

　　8、人性化。使用像“我”，“你”和“我們”這樣的表述。并用主動的口吻來鼓勵讀者采取行動。記錄下會話。按你說話的方式記錄下來，不要害怕使用縮略詞。不要表現出炫耀的感覺。避免學術用詞和技術術語。

　　9、避免使用“讓人透不過氣”的表述：語言盡可能的平實、簡潔。例如：不要說，“我們公司激勵機制的持續依賴于公司員工對公司目标的完成程度。”而是說：“如果你想繼續得到獎勵，就要完成公司的任務。”

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